2.1.1 Projektinitiierung
Notwendigkeit des Projektes klären
Vor dem Start der Projektimplementierung ist es notwendig, vernünftige Gründe für ihren Bedarf zu finden. Die Gründe für das Projekt beziehen sich mehr auf die Erhöhung des wirtschaftlichen Nutzens als auf die technologische Prozessverbesserung selbst. Mögliche Gründe für die Projektinitiierung sind:
- Effizienzsteigerung von Prozessen;
- Vorbereitung der notwendigen Informationen für die Entscheidungsfindung;
- Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit.
(Miss)erfolg der Organisation
Zum Zeitpunkt der Projektinitiierung für die Controllingorganisation sind mehrere Situationen möglich (s. Abb. 10).
| Das Erreichen der Geschäftsergebnisse |
Mögliche Einstellungen des Vorstands über die Implementierung der Controllingorganisation |
Die Argumentation für die Implementierung der Controllingorganisation |
| Gut |
Die Ergebnisse sind sowieso erfolgreich, deshalb brauchen wir keine Controllingorganisation. |
Durch die Implementierung der Controllingorganisation können die Ergebnisse noch besser sein und wir können einen Mehrwert schaffen. |
| Schlecht |
Die Ergebnisse sind so schlecht, dass wir keine Controllingorganisation brauchen, denn sogar sie kann uns nicht helfen. |
Durch die Implementierung der Controllingorganisation kann man die Geschäftsführung stabilisieren, den negativen Trend umkehren und einen Mehrwert schaffen. |
Abb. 10: (Miss)erfolg der Organisation vs. Notwendigkeit der Implementierung der Controllingorganisation
Es ist immer sinnvoll, die Controllingorganisation in die Organisation zu implementieren, da sie einen positiven Beitrag in der Organisation leisten kann. Nach der Projektgenehmigung, ist es notwendig, finanzielle, materielle und technische Ressourcen für das Projekt zu sichern.
2.1.2 Unterstützung bei der Projektdurchführung
Unterstützung des Vorstands wichtig
Während der Projektdurchführung ist sowohl die Unterstützung aller Mitglieder des Projektteams als auch aller weiteren Beteiligten erforderlich. Allerdings ist für den Erfolg des Projekts die Unterstützung des Vorstands von höchster Bedeutung. Am Projektanfang (Kick-off-Meeting) kann der Vorstand mit seiner positiven Einstellung zum Projekt einen starken Impuls für eine einfachere Implementierung des Projekts geben. Mit einer solchen Einstellung kann man auch das Projekt als Priorität der Organisation nennen.
2.1.3 Organisationsstruktur des Projekts
Für die Projektdurchführung wird das formale Organigramm angewendet. Der Projektsponsor ernennt normalerweise den Projektmanager und dieser ernennt die Teamleiter. Gewöhnlich werden drei Arten von Organisationsstrukturen verwendet. Die Auswahl hängt von den Zielen, die zu erreichen sind, von der Verfügbarkeit von Personalressourcen in der Organisation und den Besonderheiten in den Projektaufgaben ab.
Die häufigsten Organisationsstrukturen für die Projektdurchführung:
- Projektorganisationsstruktur: Diese hat den Vorteil, in gut etablierten Teams mit entsprechenden Fähigkeiten für die Erfüllung von spezifischen Projektaufgaben zu sorgen. In dieser Struktur bemerkt man sehr schnell einen Fortschritt, weil das oft ihre primären Arbeitsaufgaben sind.
- Funktionale Organisationsstruktur: Diese hat funktionelle Leiter, die einen bestimmten Teil der Projektaufgaben durchführen. Die Projektteammitglieder sind hoch spezialisiert für solche Aufgaben und können diese zeitnah bearbeiten, weil sie zu ihrem alltäglichen Arbeitsumfeld gehören.
- Die Matrix Organisationsstruktur: Diese hat eine "externe" Koordinierung und Überwachung bei der Durchführung der Projektaufgaben. Wegen der vielfältigen Verantwortung ist in einer solchen Organisation die Durchführung von Projektaufgaben behindert, aber aufgrund der Komplexität und des Projektumfangs ist sie oft die einzig mögliche Organisationsform.
Die angewendete Organisationsstruktur im Business-System ist sehr oft ein Spiegelbild der aktuellen Organisationsstruktur.
2.1.4 Anwendung der Projektmethodologie
Kommunikation notwendig
Für die erfolgreiche Projektführung sollten standardisierte, vom Projektmanager durchgeführte, Projektmethodologien zur Überwachung des Projektstatus ausgewählt werden.
Nachdem die Projektaktivitäten geplant und die verantwortlichen Personen ernannt sind, werden die Mitglieder des Projektteams mit den Tätigkeiten und Projektzielen vertraut gemacht. Während der Projektdurchführung ist es notwendig, eine (pro)aktive Kommunikation über den Status der geplanten Aktivitäten zu haben. Es ist auch notwendig, die Leistung mit dem Plan zu vergleichen und die Gründe für die möglichen Abweichungen zu definieren. Die Korrekturmaßnahmen zu Abweichungen sollten bestimmt werden.
Die Projektmethodologie gehört zum zentralen Teil des Projekts und von ihrem Erfolg hängt oft der Erfolg des gesamten Projektes ab.