Data-Mining-Verfahren: Anwendung im Beschaffungscontrolling / 5.3 Beispiel zur wertmäßigen Funktionskontrolle

5.3.1 Problemstellung

Das dritte Aufgabengebiet – die wertmäßige Funktionskontrolle – umfasst unter anderem die Kontrolle der Wirtschaftlichkeit der Beschaffungsprozesse. Im Beispiel wurden im Unternehmen elektronische Kataloge (E-Kataloge) implementiert, damit die Mitarbeitenden eigenständig indirekte Güter wie Büroartikel oder Werkzeuge bestellen können. Die Bestellungen unterliegen bei einem festgelegten Budget keinem weiteren Freigabeprozess. Das Beschaffungscontrolling muss die wirtschaftliche Kontrolle dieses elektronischen Beschaffungsprozesses sicherstellen.

5.3.2 Lösungsansatz

Zu diesem Zweck bietet sich eine Verhaltensanalyse an, die als fortgeschrittener Data-Mining-Ansatz verschiedene Verfahren kombiniert. Beim Profiling wird das Verhalten einer Grundgesamtheit, einzelner Klassen oder eines Objekts analysiert und als Ergebnis ein zu erwartender Wert (=Profil) ermittelt. Ein typischer Anwendungsfall des Profilings ist die Identifizierung von Risiken durch abweichendes Verhalten.^[1]

Gelingt im Beispiel eine Beschreibung des "typischen" Bestellverhaltens der Fachabteilungen, benötigt es nur eine Überprüfung aller auffälligen Bestellungen. In Abb. 5 ist ein stark vereinfachtes Beispiel zur Analyse des Bestellverhaltens bei einem E-Katalog eines Lieferanten dargestellt.

Abb. 5: Bestellverhalten bei einem Lieferanten^[2]

Als Ähnlichkeitsmaß zur Bewertung von Bestellungen in einem E-Katalog könnte der durchschnittliche Bestellwert pro Bestellung und Lieferant herangezogen werden. Als weitere Kenngröße kann die Nutzungszeit des E-Katalogs hinzugezogen werden. Wenn z. B. preisintensivere Produkte oder mehrere Artikel bestellt werden, erhöht sich i. d. R. die Nutzungszeit, da die Bestellenden Beschreibungen genauer lesen oder länger für das Zusammenstellen der Bestellung benötigen.

Im nächsten Schritt erfolgt eine Klassifizierung durch den gewählten Algorithmus. Eine Bestellung, deren Distanz zu groß zum beschrieben Standardverhalten ist, wird als abweichendes Verhalten klassifiziert. Für sich genommen, ist diese Bestellung weder diejenige mit der kürzesten Nutzungszeit des Katalogs noch diejenige mit dem höchsten Bestellwert, aber in Kombination mit den Merkmalen zur Beschreibung des Verhaltens wird sie als ungewöhnlich klassifiziert. Das Beschaffungscontrolling muss nun im Anschluss nur den Einzelfall überprüfen.

[1] Vgl. Provost/Fawcett 2017, S. 45–49.

[2] Darstellung angelehnt an Provost/Fawcett 2017, S. 351.