1.1 Vorteile digitaler Schnittstellen
Warum ist es für den Buchhalter so interessant, die für seine Arbeit notwendigen Daten digital aus den anderen Unternehmensbereichen und von externen Partnern zu erhalten? Digitale Daten können automatisch verarbeitet werden. Das erspart der Buchhaltung manuelle Erfassungsarbeit in wesentlichem Umfang. Gleichzeitig wird die Verbuchung so schnell erledigt, dass gegenüber der manuellen Verarbeitung erheblich Zeit eingespart wird. Die Diskussion über einen Fast Close auch für Buchhaltungen von kleinen und mittleren Unternehmen wäre ohne digitale Schnittstellen zur Buchhaltung überflüssig, da nicht realisierbar.
Diese Vorteile müssen erkauft werden. Die Abhängigkeit der Buchhaltung von den digitalen Schnittstellen ist erheblich. Zunächst muss die Datenübernahme verlässlich funktionieren. Ein Ausfall kann gefährliche Verzögerungen mit sich bringen, fehlerhafte Daten führen zu inakzeptablen Fehlern in der Buchhaltung. Darum muss Aufwand für eine korrekte Verarbeitung an der Schnittstelle getrieben werden. Die Buchungsqualität ist nicht zuletzt von den Informationen aus anderen Unternehmensbereichen abhängig.
Digitalisierung in der Buchhaltung bietet Potenzial
Dem Trend zur Digitalisierung verwaltungstechnischer Abläufe kann sich auch die Buchhaltung nicht entziehen. Gerade die klaren und oft vorgegebenen Prozesse in der Debitoren-, der Kreditoren-, der Anlagen- und der Hauptbuchhaltung bieten wesentliches Potenzial zur digitalen Rationalisierung. Eine Voraussetzung für erfolgreiche digitale Geschäftsmodelle in der Buchhaltung sind zuverlässige Schnittstellen zu unternehmensinternen Bereichen und externen Partnern des Unternehmens.
So müssen z. B. bereits seit einigen Jahren alle Behörden von Bund und Ländern in der Lage sein, eine digitale Ausgangsrechnung im festgelegten Format (XRechnung) zu verarbeiten. Bei einem Auftragswert von mehr als 1.000 EUR müssen Rechnungen an Bundesbehörden als digitale Ausgangsrechnung im Format der XRechnung gestellt werden. Diese Standardschnittstelle für Ein- und Ausgangsrechnungen setzt sich auch außerhalb der Behördenkontakte immer mehr durch.
Wirtschaftlichkeit ist mit einer Individuallösung kaum zu erreichen. Die internen digitalen Schnittstellen in der Buchhaltung sollten im Standard integriert sein. Auch für den Datenaustausch der Buchhaltung mit externen Partnern weisen viele Standardanwendungen Lösungen auf. Die Nutzung von standardisierten Schnittstellen senkt nicht nur die Kosten für den Datenaustausch, es wird auch einfacher, die notwendigen Daten selbst digital zu erzeugen oder die Ergebnisse digital zu verarbeiten. Außerdem wird es einfacher, die noch folgenden Anforderungen an die Sicherheit, die Qualität und die Zuverlässigkeit, zu erfüllen.
1.2 Grundsätzliche Anforderungen an IT-Schnittstellen
Um die Risiken der IT-Schnittstellen zur Buchhaltung möglichst gering zu halten, muss der Buchhalter auf einige grundsätzliche Anforderungen bestehen.
- Die Zuverlässigkeit jeder Schnittstelle, also deren Verfügbarkeit und Funktionalität, muss permanent nachgewiesen werden. Das ist die Grundlage für eine ordnungsgemäße Buchführung.
- Die Korrektheit der Ergebnisse muss regelmäßig geprüft werden können. Dazu sind sowohl manuelle Stichproben als auch automatische permanente Kontrollen durch das IT-System notwendig.
- Die Arbeit der Schnittstellen muss vollkommen nachvollziehbar und von den manuellen Buchungen trennbar sein. Dazu werden z. B. unterschiedliche Konten oder Buchungsarten für die unterschiedlichen Buchungen verwendet. Außerdem erfordert es eine lückenlose Dokumentation der verarbeiteten Daten, die im Fall eines Fehlers zur Klärung herangezogen werden kann.
- Die Buchhaltung bestimmt und kontrolliert die Parameter, die in den Fachbereichen für die automatische Verbuchung über Schnittstellen notwendig sind. Tabellen mit Steuerungsdaten (z. B. Mehrwertsteuersätze) und Stammdaten mit buchhaltungsrelevanten Inhalten (z. B. Auslandskennzeichen der Kunden) werden von der Buchhaltung gepflegt oder zumindest freigegeben.
- Die Mitarbeiter in den Unternehmensbereichen, die Daten über digitale Schnittstellen in die Buchhaltung schicken, werden für die notwendige Genauigkeit und Fehlerfreiheit sensibilisiert.
- Die IT steht zur Verfügung, wenn die Schnittstellen und deren Funktionalität von den Wirtschaftsprüfern geprüft wird. Dies kann im Rahmen des Jahresabschlusses notwendig sein. Die IT muss die Dokumentation aktuell halten, Tests ermöglichen und Erklärungen zum Ablauf abgeben.
1.3 Sicherheit der Schnittstellen
In der Buchhaltung werden sensible Daten verarbeitet und gespeichert. Schon immer wurden Anstrengungen unternommen, diese Informationen vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Das war mit geringem Aufwand möglich, solange die Buchhaltung nicht digital in andere Abläufe eingebunden war. Durch die enge digitale Zusammenarbeit mit den anderen Bereichen im Unternehmen, z. B. als integrierter Teil eines ERP-Systems, und den damit verbundenen internen digitalen Schnittstellen wird die Aufgabe des Datenschutzes komplexer. Wird das Buchhaltungssystem digital mit externen Par...