Datenaustausch: Digitale Schnittstellen zur Buchhaltung / 4 Kontrollierte Schnittstellen

Die Daten aus einer Schnittstelle müssen in Umfang und Inhalt immer korrekt sein, um das Arbeitsergebnis der Buchhaltung nicht zu gefährden. Eine regelmäßige Kontrolle aller Schnittstellen zum Rechnungswesen ist notwendig, vor allem bei unternehmensfremden Datenlieferanten.

4.1 Fehlerprotokolle müssen geprüft werden

Bei jeder digitalen Verarbeitung kann es zu technisch bedingten Fehlern kommen. Erwartete Konten sind z. B. nicht da, Grenzwerte werden überschritten oder ein auf der digitalen Eingangsrechnung angegebener Artikel ist im eigenen Artikelstamm nicht angelegt. Diese Fehler werden von der Schnittstelle erkannt und protokolliert. Fehlerprotokolle müssen regelmäßig geprüft und abgearbeitet werden.

4.2 Vollständigkeit muss gewährleistet sein

Es muss sichergestellt sein, dass vollständig alle Ergebnisse im abgebenden Bereich über die Schnittstelle an die Buchhaltung weitergegeben werden. Dazu kann z. B. die Anzahl der Objekte (z. B. Ausgangsrechnungen) festgestellt und auf beiden Seiten der Schnittstelle abgeglichen werden. Oder es werden Summen miteinander verglichen, beispielsweise die Summe aller Lohn- und Gehaltsbuchungen im Personalwesen und in der Buchhaltung.

4.3 Korrektheit durch stichprobenweise Kontrollen überprüfen

Schwierig ist es, die korrekte Verbuchung der Daten in der Buchhaltung zu kontrollieren. Das richtige Konto, die richtige Aufteilung der Buchungen muss regelmäßig manuell geprüft werden. Dazu werden die Buchungen aus einer Schnittstelle in eigenen Buchungsjournalen zusammengefasst. Diese werden in Stichproben geprüft. Je mehr positive Erfahrungen mit der Schnittstelle gemacht werden, desto seltener muss diese Prüfung stattfinden. Die Arbeit mit den Schnittstellen in der Buchhaltung wird im Laufe der Zeit immer sicherer. Die Zwischenräume zwischen den Prüfungen der Schnittstellen mit externen Partnern können mit der Dauer der Nutzung der Schnittstelle ohne Beanstandungen immer weiter verlängert werden.

4.4 Datenqualität sicherstellen

Der Erfolg einer Schnittstelle, auf der Daten in die Buchhaltung hinein gelangen, hängt im hohen Maße von der Qualität der zugrundeliegenden Daten ab. Diese kann regelmäßig durch eigene Prüfprogramme kontrolliert werden. Dazu wird der Datenbestand feldweise auf Plausibilität geprüft. Preise müssen z. B. zwischen minimalen und maximalen Werten liegen, der Umsatz eines Kunden sollte mit dem des Vorjahres vergleichbar sein. Viele solcher Parameter lassen sich finden, die trotz einer gewissen Ungenauigkeit zu mehr Sicherheit führen. Diese Aufgabe wird aktuell in vielen Anwendungen mithilfe Künstlicher Intelligenz (KI) erledigt. Nach einem entsprechenden Training des Systems kann die KI eingehende Daten mit großer Zuverlässigkeit untersuchen.

Hinweis

Schnittstelle trotz autonomer Abläufe

Die Erfahrung in der Softwareentwicklung zeigt, dass die immer enger werdende Verknüpfung der einzelnen Unternehmensbereiche untereinander und auch mit der Buchhaltung Veränderungen in den Abläufen bewirken. Es entstehen immer mehr autonome Abläufe, in denen bisher manuelle oder automatische Arbeiten direkt ohne menschliche Eingriffe erledigt werden. Das gilt auch für digitale Daten aus externen Quellen, die in die Abläufe der Buchhaltung integriert und schnell als selbstverständlich angenommen werden. Der Einfluss des Buchhalters auf die Arbeit in der Buchhaltung sinkt. Dabei verschwinden die Schnittstellen nicht, sie werden nur nicht mehr als solche wahrgenommen. Bei der Organisation der Abläufe und bei der Kontrolle der Ergebnisse in der Buchhaltung darf nicht vergessen werden, dass es die Schnittstellen sind, über die Daten in die Buchhaltung gelangen.