Datenqualität in der Kostenrechnung: Maßnahmen zur Verbe ... / 5.2 Organisation und Digitalisierung

Die Abläufe in den Fachabteilungen sind sehr komplex. In der Regel folgen die Daten für die Kostenrechnung diesen Wegen und werden dadurch sehr stark beeinflusst. Die Komplexität findet sich dann in der Entstehungsgeschichte der Informationen wieder. Wer sich speziell mit diesem Thema beschäftigt, wird auch einfachere Datenwege finden, die nicht den Abläufen und Strukturen folgen müssen. Hier bietet sich eine Chance zur Verbesserung der Datenqualität durch die Veränderung der Organisation und der Nutzung der Digitalisierung.

5.2.1 Organisation

Datenwege in die Kostenrechnung sind oft verbunden mit dem Weg von Dokumenten (z. B. Fertigungsaufträge, Materialentnahmescheine oder Eingangsrechnungen). Diese durchlaufen viele Stationen, z. B. um zu prüfen und zu genehmigen, und gelangen daher erst spät in die Kostenrechnung. Außerdem gibt es auf dem Weg dahin ein Risiko des Verlustes oder der Veränderung. Die Datenqualität leidet unter zeitlich falschen Zuordnungen und inhaltlichen Fehlern.

Nicht nur analog

Die langen Wege und die Möglichkeit der Verfälschung durch die Mitarbeit vieler Stellen betreffen nicht nur Daten, die auf analogem Weg in die Kostenrechnung kommen. Auch digitalisierte Informationen werden in der Praxis durch Schnittstellen, Warten im Workflow oder zu späte Verarbeitung verzögert und inhaltlich verändert.

Bisher wurde in der Informationsverarbeitung das Credo vertreten, dass die Erfassung von analogen Daten dort zu erfolgen hat, wo diese das erste Mal Kontakt mit dem System haben. Für die Daten der Kostenrechnung heißt dies, dass z. B. die Daten zum Wareneingang auf der Rampe erfasst werden oder die Zuordnung von Energiekosten durch den Fertigungsmitarbeiter erfolgt. Die Praxis hat gezeigt, dass die Mitarbeiter an diesen Stellen oft nicht qualifiziert genug sind, um diese Aufgabe zuverlässig und korrekt zu erledigen. Auch das ist eine Auswirkung des Fachkräftemangels. In der Ablauforganisation können auch andere, weiter hinten im Verarbeitungsprozess der Informationen angesiedelte Stellen die Erfassung durchführen. Damit wird die Qualität oft erheblich gesteigert.

Neben dem Ort spielt auch die Art der Erfassung eine wichtige Rolle bei der Beeinflussung der Datenqualität. Werden Daten sofort aktuell erfasst, weisen sie meist eine höhere Aktualität und Genauigkeit auf. Auf der anderen Seite fehlt dann jedoch oft die Zeit, Ungereimtheiten zu prüfen und zur Klärung in der Kostenrechnung anzurufen. Eine Stapelerfassung ist in solchen Fällen besser. Das jedoch geht wieder zulasten der Aktualität.

Originaldaten bevorzugt

Zu erfassende Daten sollten grundsätzlich Originaldaten sein. Eine manuelle Verarbeitung vor der Eingabe ins System oder vor der Weitergabe an die Kostenrechnung sollte vermieden werden. Solche Berechnungen gehören in die Kostenrechnung.

5.2.2 Digitalisierung

Die Datenqualität ist in hohem Maße abhängig von der Erfassungsqualität. Eine manuelle Erfassung birgt immer die Gefahr eines menschlichen Fehlers. Durch die Digitalisierung kann diese Fehlerquelle ausgeschlossen werden.

Zähler ablesen

Um Produktionskosten zu ermitteln, werden nach Abschluss des Fertigungsauftrages die Energiezähler abgelesen und so der Verbrauch für den Auftrag ermittelt. Fehler treten auf beim Ablesen selbst, bei der Übertragung in die Liste, bei der Erfassung in das System. Außerdem besteht die Gefahr, dass das Ablesen vergessen wird. Wird der Zähler digitalisiert und über eine Schnittstelle automatisch ausgelesen, entfallen alle Fehlerquellen. Die Daten kommen exakt und aktuell in die Kostenrechnung.

Die Digitalisierung verursacht Kosten, die erheblich sind. Digitale Schnittstellen sind teuer und müssen oft aufwendig programmiert werden. Im Zusammenhang mit der Digitalisierung auch in anderen Stellen des Unternehmens kann die digitale Lieferung von wichtigen Daten an die Kostenrechnung oft als "Abfallprodukt" der digital gesteuerten Anlage genutzt werden. In der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung muss auch die bessere Datenqualität berücksichtigt werden.