Für Dauerrechnungen bestehen keine besonderen gesetzlichen Anforderungen. Eine Dauerrechnung muss deshalb dieselben Angaben enthalten wie eine Einzelrechnung. Damit muss der leistende Unternehmer die folgenden Punkte in der Rechnung aufnehmen:
| Rechtsnorm |
Inhalt |
Hinweise |
| § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG |
Der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers |
Die Richtigkeit der Angaben ist vom Leistungsempfänger zu prüfen. Zumindest zum Zeitpunkt der Ausstellung der Rechnung müssen die Daten für den leistenden Unternehmer zutreffend sein. Die Angaben müssen vollständig sein, um die Identität der Beteiligten eindeutig feststellen zu können. Teilangaben reichen nicht aus. Bei der Anschrift reicht es aus, wenn der Unternehmer unter dieser postalisch erreichbar ist. |
| § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG |
Die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte USt-IdNr. |
Die Richtigkeit der Steuernummer kann vom Leistungsempfänger nicht überprüft werden. Bei Änderung der Steuernummer muss eine neue Dauerrechnung ausgestellt werden. |
| § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 UStG |
Das Ausstellungsdatum der Rechnung. |
Das Ausstellungsdatum ist nicht identisch mit dem Leistungsdatum; das Leistungsdatum bzw. der Leistungszeitraum muss separat angegeben werden. |
| § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG |
Eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird. |
Der Leistungsempfänger kann nicht überprüfen, ob diese Voraussetzung erfüllt ist. Rechnungen ohne Nummer (die zumindest eine fortlaufende Nummerierung ermöglicht) sind nicht ordnungsgemäß. Auch Mietrechnungen/Mietverträge müssen eine Nummer enthalten. Es ist nicht erforderlich, dass Zahlungsbelege eine fortlaufende Nummer enthalten. |
| § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 5 UStG |
Die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung. |
Es muss der Leistungsumfang beschrieben werden. Da Dauerrechnungen regelmäßig für sonstige Leistungen ausgestellt werden, muss die Art der sonstigen Leistung und das Leistungsobjekt aufgenommen werden. |
| § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG |
Den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; bei Vorauszahlungen den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt. |
Für den Leistungszeitpunkt reicht die Angabe des Monats aus. Bei einer Dauerrechnung muss der Gültigkeitszeitraum angegeben werden – regelmäßig wird dies ein Kalenderjahr sein. Auf den jeweiligen Leistungszeitraum (Monat) muss hingewiesen werden. |
| § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 7 UStG |
Das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder die sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist. |
In der Dauerrechnung muss der jeweilige Monatsbetrag angegeben werden. Regelmäßig werden sich Entgeltsminderungen (z. B. Skontovereinbarungen etc.) bei Dauerrechnungen nicht ergeben. |
| § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 UStG |
Den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt. |
Es muss immer der Nettobetrag und die darauf entfallende Umsatzsteuer für den jeweiligen Teilleistungszeitraum angegeben werden. Die Angabe des Bruttobetrags mit separatem Ausweis der darin enthaltenen Umsatzsteuer ist nicht ausreichend. |
| § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 UStG |
Einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht für eine Rechnung des Leistungsempfängers, wenn es sich um eine steuerpflichtige Werklieferung oder eine sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück handelt. |
Kein Problem im Zusammenhang mit Dauerrechnungen, da es sich bei den hier relevanten Leistungen regelmäßig um Einzelleistungen handelt, für die keine Dauerrechnungen ausgestellt werden. |
| § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG |
Hinweis auf Abrechnung mit "Gutschrift", wenn mit einer solchen abgerechnet wird. |
Gutschrift ist nur die vom Leistungsempfänger ausgestellte Abrechnung. Dauerrechnungen werden nicht als Gutschriften ausgestellt. |
Zusätzlich zu den normalen Pflichtangaben für eine Rechnung sollten bei einer Dauerrechnung die folgenden Punkte beachtet werden: