3.1 Vorgehensweise
Methodisch wird bei der Konzeption einer mehrstufigen DBR so vorgegangen, dass zunächst das gesamte Unternehmen, eine Unternehmensgruppe bzw. ein Konzern schrittweise aufgegliedert wird. Das erfolgt unter 2 Aspekten, um sowohl die berichtenden Einheiten als auch die Kostenarten, die auf den einzelnen Ebenen der mehrstufigen Deckungsbeitragsrechnung anfallen, festzulegen.
Festlegung von Bezugsebenen: Wo bzw. in welchen Unternehmensbereichen, Sparten oder Teilgeschäften entsteht der Erfolg?
Die Antwort auf diese Frage führt zu den einzelnen Unternehmenseinheiten, über die im Rahmen der mehrstufigen DBR berichtet wird. In einem Unternehmen das in Profit Center untergliedert ist, werden die berichtenden Einheiten dann den einzelnen Profit Centern entsprechen.
Bildung von Kostenkategorien: Der zweite Themenkreis bezieht sich auf die Frage, wie über die Berichtseinheiten informiert wird.
Dafür müssen Kostenkategorien gebildet und eine Trennung in fixe und variable Kosten bzw. Einzel- und Gemeinkosten vorgenommen werden, die den einzelnen Berichtseinheiten zuzuordnen sind.
Mit der Aufteilung wird erreicht, dass die Faktoren, welche die Performance eines Unternehmens beeinflussen, in aufeinander aufbauenden Stufen dargestellt werden. Das ermöglicht eine differenzierte Analyse des Unternehmens und seiner einzelnen Verantwortungsbereiche und bietet den Vorteil, dass die Erkenntnisse daraus in der Folge zielgerichtet in geeignete Maßnahmen zur Steuerung umgesetzt werden können.
Falls möglich sollte man sich bei der Untergliederung an der bereits bestehenden Organisation und Struktur des Unternehmens orientieren und die Segmentierungen übernehmen.
Die Deckungsbeitragsrechnung kann mit Plan-, Ist- oder Vergangenheitswerten durchgeführt werden.
Der Zeithorizont bei Plandaten sollte 1–3 Jahre betragen. Für diesen Zeitraum ist es i. d. R. noch möglich, plausible und fundierte Planungen für die Entwicklung der einzelnen Kostenarten zu erstellen. Das erste Planjahr sollte monatlich, die Folgejahre pro Quartal bzw. Jahr geplant werden.
Die Berichtserstattung sollte monatlicherfolgen, mit einer stufenweisen Aggregation zu Quartals- und Jahreswerten. So entsteht eine Datenbank mit Vergangenheitsdaten für Monats-, Quartals- und Jahreswerte. Aus ihr lassen sich zahlreiche steuerungsrelevante Informationen ableiten, z. B.
- die Unternehmens- oder Profit-Center-Entwicklung im Zeitablauf,
- die Ableitung von zyklischen Schwankungen (saisonal, konjunkturell),
- die Ableitung von Kennzahlen (Umsatzrenditen, Produktivitätskennziffern etc.),
- die Ableitung von Erfahrungswerten (z. B. "Produkt A hat nach seiner Markteinführung 5 Jahre benötigt, bis der Deckungsbeitrag III 8 % vom Umsatz betrug."),
- das Erkennen von Tendenzen,
- die Identifikation von Sondereinflüssen.
Der Datenpool aus Plan-, Ist- und Vergangenheitsdaten über mehrere Jahre, bildet eine gute Grundlage für
- Abweichungsanalysen,
- Plan-Ist-Vergleiche,
- Hochrechnungen bzw. Trendextrapolationen.
3.2 Voraussetzungen
Um eine mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung zu entwickeln, sollte sichergestellt sein, dass
- die Vergleichbarkeit der einzelnen Berichtseinheiten untereinander sowie der Deckungsbeiträge bzw. Betriebsergebnisse der Berichtseinheiten im Zeitablauf gegeben ist,
- eine verantwortungsgerechte Zuordnung der Erlöse und Kosten erfolgt,
- eine realistische Bewertung, auch unterjährig, vorgenommen wird und
- eine periodengerechte Abgrenzung von Aufwand und Ertrag stattfindet.
Um als Steuerungsinstrument eingesetzt werden zu können, müssen die Daten regelmäßig vorliegen, vollständig und richtig sein (im Rahmen der zunehmenden Digitalisierung wird das oft ungeliebte Thema Stammdatenpflege immer wichtiger, um richtige Informationen und Entscheidungsgrundlagen zu bekommen!). Wichtig ist, dass die Daten den Entscheidungsträgern frühzeitig vorliegen, möglichst 5-10 Tage nach Ultimo; in Großunternehmen sollten sie früher bereitstehen. Um als Führungsinstrument genutzt werden zu können, müssen die Daten so aufbereitet werden, dass eine schnelle und gezielte Information des Managements möglich ist.
| Anforderungen an eine mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung |
- Erfassung der steuerungsrelevanten Informationen
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- Empfängerorientierung als wichtiges Kriterium für die Akzeptanz
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- Bildung von geeigneten Kostenkategorien, z. B. über eine entsprechende Kostenspaltung
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- Erfassung und Zurechnung der Kosten über Bezugsgrößenhierarchien, sodass sich ein stringenter Aufbau der Berichtsstruktur ergibt
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- Erfassung und Zuordnung der Kosten folgt dem Verursachungsprinzip
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- vollständiges und richtiges Zahlenmaterial
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- kontinuierliche Pflege der Datenbank
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- die Vergleichbarkeit der einzelnen Berichtseinheiten untereinander muß gegeben sein
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- realistische Bewertungsansätze, auch unterjährig
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- periodengerechte Abgrenzung von Aufwand und Ertrag
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- Informationen müssen schnell und zeitnah aufbereitet werden
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Tab. 2: Anforderungen an eine mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung