Dienstleistungskalkulation: Stundensatz-, Projekt- und A ... / 2.2 Schritt 2: Kosten erfassen

Im nächsten Schritt gilt es, die Gemeinkosten bzw. die Kosten Ihres Betriebs zu planen, die Sie später mit dem Stundensatz an Ihre Kunden weiterberechnen.

Kosten, die Sie separat in Rechnung stellen, etwa Material oder Fremdleistungen, gehören nicht in diese Übersicht. Wenn Sie als Beratungsunternehmen z. B. selbst kein Fachwissen in Sachen Zertifizierung haben und ein Kunde möchte sich zertifizieren lassen, kaufen Sie diese Leistung bei einer Drittfirma ein und berechnen diese Kosten dem Kunden zusätzlich zu Ihren Stundenkosten.

Möglichst mit Planzahlen arbeiten

Geben Sie für jede Person bzw. Personengruppe, im Beispiel etwa Senior- und Partner Kat I, sowie die administrativen Mitarbeiter die Gemeinkosten in die vorgesehenen Zellen ein.

Beispiele für Kostenarten sind vorgegeben, können von Ihnen aber überschrieben werden. Am besten ist es, wenn Sie mit Planzahlen arbeiten. Ist das nicht möglich, nehmen Sie die Istzahlen aus dem Vorjahr. Diese müssen Sie daraufhin prüfen, ob sie noch aktuell sind bzw. ob Änderungen anstehen. Versuchen Sie, u. a. folgende Fragen zu beantworten:

• Haben sich Änderungen ergeben oder werden sich diese ergeben? Welche, z. B. Personalaufstockung, Preissteigerungen bei Versicherungen, Energien, Mieten, Werbung?
• Wie wirken sich diese finanziell aus?
• Sind Investitionen vorgesehen (Auswirkungen auf AfA, Kapitalkosten, Kapazitäten)?
• Hat es im vergangenen Jahr Besonderheiten gegeben, die es künftig nicht mehr geben wird, z. B. Großaufträge, Sonderprojekte?
• Stehen Veränderungen bei wichtigen Verträgen an, z. B. Leasing, Versicherungen?
• Gibt es Kostenarten, die entfallen oder kommen neue Kostenarten hinzu?

Kosten der administrativen Beschäftigten verteilen

Die Kosten, die die administrativ arbeitenden Beschäftigten verursachen, werden automatisch mit dem Schlüssel "Anzahl Mitarbeiter" auf die "produktiven" Mitarbeiter verteilt, etwa auf Seniorpartner und Partner Kat I.

Hinweis

Formel des Verteilschlüssels

Verteilschlüssel = Gemeinkosten Vertrieb (Verwaltung) / Anzahl Mitarbeiter, abzgl. der in Vertrieb und Verwaltung beschäftigten Mitarbeiter × produktive Mitarbeiter

Praxis-Beispiel

Vertriebskostenanteil je Partner ermitteln

Vertriebskostenanteil Seniorpartner = 136.700 / (20 – 1 – 1) × 2 (Seniorpartner) = 15.189 EUR (Rundungsdifferenzen möglich)

Durch die Verteilung ist sichergestellt, dass Sie Ihren Kunden sämtliche Gemeinkosten mit den Stundensätzen berechnen können. Die Prozentspalte zeigt Ihnen, welchen Anteil die einzelnen Kostenarten an den Gesamtkosten haben. Auch der Anteil der zu verteilenden Vertriebs- bzw. Verwaltungskosten wird angezeigt (rund 6 bzw. 7 %). Anders ausgedrückt: Rund 13 % der Kosten einer Stunde sind administrative Kosten.