Digitalisierung: Der Geschäftsführer als Initiator, Komm ... / 4 Geschäftsführungs-Aufgabe "Neue Abläufe initiieren"

Die Digitalisierung im Unternehmen steht und fällt mit der effektiven Kommunikation aller Beteiligten. Auf jeder Stufe der Umsetzung der Prozesse und des Projektfortschritts ergeben sich neue Fragen und Probleme, die aber nur gelöst werden können, wenn die Teams und die Mitarbeiter jederzeit gut informiert sind. Die Geschäftsführung kann dazu Vorkehrungen treffen und z. B. eine Stabs- oder Kommunikationsstelle einrichten, bei der alle Informationen zusammenlaufen, gebündelt und im Unternehmen kommuniziert werden. Das kann via Intranet, Newsletter, Online-Fragestunden oder anschaulichen Videoclips erfolgen. Zusätzlich können in Workshops vertiefende Informationen geliefert werden und den Mitarbeitern die Möglichkeit gegeben werden, Kritik zu üben, Vorschläge zu machen bzw. Wünsche zu den einzelnen Projekten zu äußern und sich aktiv einzubringen.

Totale Information ist Voraussetzung für den Erfolg einer Digitalisierungs-Strategie. Gewinnen kann – wie zum Beispiel auch im Sport – nur derjenige, bei dem die einzelnen Teile des jeweiligen Teams zusammen passen. Physio, Ernährung, Krafttraining, mentale Fitness, Taktik – nur wenn das Team funktioniert, gibt es einen Champion – wie in jedem Unternehmen mit arbeitsteiliger Organisation, also auch schon in kleineren Betriebsgrößen. Wenn das Geschäftsmodell stimmt, kommt es auf die Kommunikation der Teams untereinander an.

Weitere Hinweise, mit welchen Maßnahmen Sie die innerbetriebliche Kommunikation besser machen:

Vorteil "Meeting":

• Meinungen einholen: Die persönliche Präsenz ist immer dann überlegen, wenn "diskutiert" wird – also Meinungen ausgetauscht, Fragen gestellt und beantwortet werden und wenn im Brainstorming Planspiele gespielt werden. Hier kommt es darauf an, dass die richtige Besetzung gefunden wird und die Aufgabe im Vorfeld möglichst präzise formuliert ist.
• Stimmungen aufgreifen: Ist es Ihnen als Chef wichtig, die emotionale Befindlichkeit der Mitarbeiter zu kennen (Umstrukturierungen, neue Geschäftsfelder, Strategiewechsel, sonstige Veränderungen), ist der persönliche Austausch ein Muss. Im Meeting erfahren Sie zwar weniger als im Einzelgespräch, Sie haben dann aber gute Möglichkeiten, alle anzusprechen und mitzunehmen.
• Projekte koordinieren: Für komplexe Projekte ist es hilfreich, wenn sich die Mitarbeiter persönlich kennen und den Stand des Projektes regelmäßig vis-à-vis abgleichen. Regelmäßig heißt dabei aber nicht im festgelegten Turnus, sondern nach verabredeten Projektschritten (Milestones).
• Schlechte Nachrichten überbringen: Um Gerüchte, Fake News und Misstrauen erst gar nicht aufkommen zu lassen, sind Sie gut beraten, schlechte Nachrichten (Personalabbau, Teilschließungen, Verlust eines Großkunden) persönlich zu überbringen.
• Neue Mitarbeiter integrieren: Neue Mitarbeiter können sich schneller in den bestehenden Kommunikationsstrukturen orientieren, wenn sie ihre zukünftigen Mitarbeiter/Ansprechpartner persönlich kennen lernen und (Verständnis-) Fragen zu den Projekten stellen können.

Vorteil "Outlook/Intranet":

• Schnell kommunizieren: Geht es um (wichtige) Informationen, die möglichst schnell viele oder alle Mitarbeiter erreichen sollen (Erfolgsmeldungen, Fehlermeldungen, Kampagnen, Neuerungen), ist digitale Kommunikation angesagt. Am besten im einheitlichen CI-Format mit Absender "Geschäftsführung" und Wichtigkeit "hoch".
• Verteiler anlegen: Arbeiten Sie mit Verteilern und stellen Sie die Verteiler allen Abteilungen/Projekten zur Verfügung. Nutzen Sie die Cc und Bc-Formate (z. K.) und dokumentieren sie vollständig.
• Zeitgemäß kommunizieren: Jüngere Mitarbeiter kommunizieren fast nur noch digital und meist auch ohne den doppelten Boden einer Kontrolle. Machen Sie klar und setzen Sie durch, dass betriebliche Informationen nur intern verwendet werden und auf keinen Fall in den Sozialen Medien veröffentlicht werden dürfen. Legen Sie Wert auf verständliche, formal einheitliche und fehlerfreie Texte.