Digitalisierung des Finanzbereichs mit SAP S/4HANA / 3.1 Bedeutung für das Accounting

Das neue Hauptbuch im Accounting

Einige Neuerungen, die allgemein (auch durch die SAP) mit Bezug auf das Accounting genannt werden, sind bei genauerer Betrachtung gar nicht so neu, haben aber vielfach dennoch bisher wenig Beachtung gefunden. Die meisten der nachfolgend zu nennenden Aspekte sind schon durch den "New General Ledger" (das neue Hauptbuch) eingeführt worden.

Zunächst wird z. B. die Ledger Technologie für das neue SAP S/4HANA-System empfohlen. Die Alternative dazu ist die Verwendung verschiedener Kontenbereiche zur Abbildung paralleler Bewertungen wie z. B. HGB und IFRS. Im vorliegenden Fall würde dann ein Kontenbereich für IFRS Bewertungen angelegt, einer für HGB Bewertungen und einer für alle jene Buchungen die in beiden Bewertungsbereichen gleich sind. Eine vollständige Bilanz setzt sich dann immer aus 2 Kontenbereichen zusammen.

Ledger hingegen zeigen immer das vollständige Bild. D.h. es gibt einen IFRS, einen HGB und bei Bedarf auch weitere Ledger (z. B. für Steuern). Mit Blick auf S/4HANA empfiehlt sich die Nutzung der Ledgertechnologie, da dann auch die neuen Funktionalitäten der Anlagenbuchhaltung genutzt werden können, sowie z. B. die IAS 15 Unterstützung gegeben ist.

Echtzeitintegration der Anlagenbuchhaltung

Mit Blick auf die Anlagenbuchhaltung wird nun unter SAP S/4HANA von einer "Echtzeitintegration" gesprochen. Diese schon mit Einführung des neuen Hauptbuchs unter R/3 verfügbare Funktionalität bedeutet, dass eine automatische Erfassung und Fortschreibung neu zugegangener Anlagen für alle angelegten Bewertungsbereiche automatisch (bzw. parallel) erfolgt. Im "alten Hauptbuch" bzw. bei Verwendung der kontenbasierten Logik für verschiedene Bewertungsbereiche, müssen hingegen alle parallelen Bewertungen manuell gebucht werden. Weiterhin sind nun alle Abschreibungen aufgrund der Integration über die ACDOCA transparent z. B. auf Ebene Kostenstelle je Anlage sichtbar.

Über den "Belegsplit" ist nun (wie auch schon für R/3 unter Verwendung des New GL) die Aufteilung der Bilanzpositionen nach Profit Center möglich. Im Rahmen des Dokumentensplits wird dabei in Echtzeit analysiert, welcher Geschäftsvorfall (z. B. eine Kreditorenrechnung) gebucht wird. Je nach Geschäftsvorfall wird dann basierend auf dem Umlageschlüssel eine Buchung erzeugt, die auf Geschäftsbereichsebene einen Null-Saldo generiert und die Werte auf verschiedene Profit Center aufteilt. Alle Belege werden auf Profit-Center-Ebene gebucht, weshalb die Möglichkeit besteht, die Bilanz zu segmentieren. Die Belegaufteilung ist damit auch in Echtzeit z. B. auf einem Kundenauftrag verfügbar. Die Buchung z. B. einer Forderung wird auf die relevanten Profit Center aufgeteilt und in der ACDOCA auf detailliertester Ebene direkt angezeigt. Damit sind diese Informationen sofort im Hauptbuch zu finden.

Wie schon einleitend genannt, sind die genannten Punkte keine SAP S/4HANA spezifischen Neuerungen, sondern durchaus auch schon unter R/3 unter Einführung des neuen Hauptbuchs vorhanden gewesen.

Machine Learning im Accounting

Neu hingegen sind die Ansätze nun künstliche Intelligenz (SAP spricht von "Machine Learning") über ein neues Produkt ("Leonardo") in das Accounting zu integrieren. Anwendungsfall ist z. B. die Belegauszifferung im Cash Management, welche zukünftig nicht nur in höherer Qualität ablaufen soll, sondern sich auch durch Lernen und Selbstoptimieren automatisch an neue Situationen anpassen kann und damit insgesamt deutlich geringere manuelle Nacharbeiten erfordern soll. Ähnliche Anwendungsfälle sind im Bereich der Intercompany Abrechnung denkbar und sollen zukünftig sukzessive viele transaktionale Prozess unterstützen (z. B. im Rahmen der Abschussprozesse). Zielsetzung ist es hier in Zukunft zunehmend ohne manuelle Eingriffe auszukommen. Neben einer deutlichen Ressourcenersparnis geht es dabei auch um die ständige Verfügbarkeit und die höhere Qualität.

Ebenfalls sehr weitreichend sind die fachlichen Auswirkungen mit Blick auf die Zusammenführung von Accounting und Controlling in der Tabelle ACDOCA und der Einführung der buchhalterischen Ergebnisrechnung. Beides soll im nachfolgenden Abschnitt beschrieben werden.