Digitalisierung im Controlling: Planung und Berichtswesen / 3 Berichtswesen: Durch Digitalisierung Auswertungen in Echtzeit möglich

Die Ergebnisse der Arbeit im Controlling werden über das Berichtswesen an die Informationsempfänger verteilt. Trotz des bereits weit verbreiteten Einsatzes digitaler Anwendungen wie BI-Systeme, Tabellenkalkulationen oder Präsentationssoftware gibt es in Zukunft weiteres Potenzial, das durch Digitalisierung gehoben wird.

Zeitpunkt: Traditionell liefert das Berichtswesen die Informationen an die Fachbereiche im Unternehmen nach einem vereinbarten Muster. Viele Berichte werden monatlich oder in Abständen mehrerer Monate erstellt. Das hängt zusammen mit den Monatsabschlüssen der Buchhaltung und hilft, manuelle Arbeit zu reduzieren. Andere Berichte werden bei bestimmten Anlässen erstellt, wenn z. B. die Planung abgeschlossen ist. Ad-hoc-Berichte liefern Unterstützung für aktuelle Fragestellungen.

In digitalen Systemen wird die Berichtsvorbereitung durch autonome Prozesse erledigt, der Controller greift nicht mehr ein. Daher spielt der Zeitpunkt des Reportings keine wesentliche Rolle mehr. Unter Berücksichtigung der noch folgenden Punkte Aktualität und Form können die Controlling-Berichte jederzeit bei Bedarf in der Fachabteilung abgerufen werden.

Hinweis

Aufgabe des Controllers

Aufgabe des Controllers in der digitalen Umgebung ist es nicht mehr, den Bericht selbst zu erstellen. Er ist vielmehr für den einmaligen Aufbau und die Anpassung des Berichts verantwortlich und lenkt das Berichtswesen durch die Vorgabe der Steuerungsparameter. Der Unterschied zu den bisher bereits genutzten digitalen BI-Systemen liegt in der Integration der Berichte in die eigentliche Controlling-Arbeit, auch wenn diese zum großen Teil autonom ausgeführt wird.

Aktualität: Der Schritt von der digitalen Unterstützung analoger Abläufe hin zu echten digitalen Prozessen sorgt dafür, dass viele Controlling-Berichte nicht mehr nur am Periodenende aktuell sind, sondern permanent. Die dazu notwendige Aktualität der Daten aus den Quellen wie der Buchhaltung, der Kostenrechnung oder den Fachbereichen wird durch die Digitalisierung dort erreicht. Ergänzt wird diese Aktualität durch Vorhersagen der Daten, die zum Zeitpunkt der Berichtserstellung noch nicht aktuell sind. Dazu wiederum ist Big Data mit den digitalen Analyse- und Vorhersagemodellen notwendig.

Auf diese Weise gelingt es, die Berichterstattung aus dem strengen Periodendenken zu lösen und zu tatsächlich im Moment der Nachfrage aktuellen Berichten zu kommen. Einen wichtigen Beitrag dazu liefern die digitalen autonomen Prozesse, die gesteuert durch die Parameter des Controllings die Berichte inklusive der Datenbeschaffung und -analyse wesentlich schneller erstellen können als menschliche Akteure.

Inhalt: Bedingt durch die gestiegene Aktualität der Berichte und dem flexibleren Zeitpunkt der Erstellung verändern sich auch die Inhalte in den Berichten. So sinkt der Wert einer globalen Darstellung im Berichtsthema, der Normalzustand ist nicht berichtenswert. Die Entscheider in den Fachbereichen müssen informiert werden über Abweichungen vom Soll- oder Normalzustand, über unerwartete Entwicklungen und über die daraus erwarteten Veränderungen.

Form: Gleichzeitig verändert sich die Form der Berichte. Der Abruf eines Berichts ohne Rücksicht auf das Endgerät muss immer möglich sein, die individuelle Gestaltung der Darstellung durch den Berichtsempfänger erhöht die Akzeptanz. Beides ist technisch gelöst und in guten BI-Systemen bereits heute Standard. Die Darstellung der Inhalte in Form von Dashboards wird steigen, da die steigende Aktualität und die Konzentration auf Abweichungen in digitalen Systemen eine permanente Überwachung sinnvoll machen.

Eine besondere Form des Reportings im Controlling wird sich außerhalb der Wahrnehmung der menschlichen Nutzer abspielen. Die digitalen autonomen Prozesse im Vertrieb, Einkauf, Fertigung usw. werden wesentlich durch Parameter gesteuert, die aus dem Controlling stammen. Diese werden durch digitale Schnittstellen vom Controlling an die entsprechenden Anwendungen geliefert. Auch diese Controlling-Daten sind eine Form eines Controlling-Berichts, der vom Controller verantwortet wird. Also baut er ihn inhaltlich auf und steuert den Bericht, ebenfalls in autonomen Prozessen.

Hinweis

Analysen in Echtzeit möglich

Die echte Digitalisierung aller Unternehmensbereiche ermöglicht es dem Controlling, Analysen in Echtzeit zu erstellen und Berichte mit Echtzeitdaten in höchster Aktualität zu erstellen. Die Stapelverarbeitung von periodengebundenen Daten verschwindet.