Dipl.-Finanzwirt (FH) Nikolaus Zöllner
Die Ursachen für schlechte Datenqualität in den Abteilungen des Rechnungswesens sind vielfältig. In erster Linie hängt sie vom grundlegenden Qualitätsverständnis des jeweiligen Unternehmens ab, das in der Unternehmenskultur verankert ist. Betriebe, die aufgrund ihrer Kultur und ihres Geschäftsmodells ein hohes Qualitätsbewusstsein aufweisen müssen, werden i. d. R. eine höhere Datenqualität in ihrem Rechnungswesen haben als Unternehmen, bei denen die Produktqualität nicht im Fokus steht. Des Weiteren ist – wie so oft – die Haltung der Geschäftsleitung ein wichtiger Treiber für eine gute Datenqualität. Darüber hinaus gibt es noch weitere, praxisrelevante Ursachen für eine mangelhafte Datenqualität.
2.1 Fehlerursache Infrastruktur
Die technische Infrastruktur der Rechnungswesen-Systeme ist insbesondere in kleineren Unternehmen eine häufige Ursache für mangelhafte Datenqualität. Einmal eingerichtet werden die Systeme nur noch im Einzelfall angefasst und wenn, dann nur "drüber-installiert" und "drauf-optimiert". Im Laufe der Jahre sind die Systeme dann überinstalliert und mit (unnötigen) Zusatzmodulen und -funktionen überhäuft. Die Folge sind häufige Datentransformationen und -migrationen sowie holprige Datenschnittstellen, die bei unsauberer Durchführung unweigerlich zu Fehlern und Datenqualitätsproblemen führen.
2.2 Fehlerursache Arbeitsabläufe
Eine weitere Ursache ist in den häufig eingestaubten oder fehlerhaften Arbeitsabläufen zu finden. Unzureichende Prozesse, von der Datenerfassung bis zur Datenverarbeitung und Datenausgabe, führen regelmäßig zu Fehlern und unzureichender Datenqualität. Für die Datenqualität besonders nachteilig sind – zumindest für die wesentlichen Datensätze – fehlende oder holprige Prüfprozesse. Laufen die Arbeitsabläufe und mit ihnen die Daten und Verantwortlichkeiten noch über verschiedene Abteilungen, beispielsweise vom Vertrieb über die Debitorenbuchhaltung, wird die Datenqualität auf eine harte Probe gestellt. Sind zusätzlich noch verschiedene Unternehmen zwischengeschaltet, evtl. bedingt durch kostensparendes Outsourcing, wird ein bestehendes Datenqualitätsproblem noch größer.
2.3 Fehlerursache Dateneingabe
Die erstmalige (manuelle) Eingabe von Daten in ein System stellt eine sehr häufige Ursache für unzureichende Datenqualität dar. Sie kann auf den Faktor Mensch zurückgeführt werden, wenn
- fehlerhafte Eingaben oder unzureichende Qualifikationen (Verständnisprobleme) vorliegen,
- mangelhafte Kenntnisse über die Funktionalität der Softwareanwendung bestehen oder
- unvollständige Eingaben durch fehlende Informationen oder Unachtsamkeiten vorkommen.
Die Ursachen sind jedoch nicht allein bei den buchenden Personen zu finden, die vor den Computer-Tastaturen sitzen. In der Praxis befeuern Abteilungsleiter einen schlechten Datenbestand, die mehr Wert auf Quantität als auf Qualität legen. Die Anzahl der erfassten Buchungssätze steht in vielen Kennzahlensystemen stärker im Fokus als die Anzahl der korrekten Buchungen. Weiter sei noch der stets präsente Sparzwang bei den Buchhaltungsressourcen als Ursache genannt. Die unzureichende oder verspätete Dateneingabe ist i. d. R. auf fehlende Ressourcen zurückzuführen und wirkt sich meist direkt auf die Datenqualität aus.
2.4 Fehlerursache Datenhaltbarkeit
Die Haltbarkeit von Lebensmitteln ist im Einzelhandel ein wesentlicher Faktor für die Produktqualität. Waren mit abgelaufenem Mindesthaltbarkeitsdatum führen unweigerlich zu mangelhafter Produktqualität. Ein Verkauf von abgelaufenen Produkten ist i. d. R. nur noch mit Preisabschlägen möglich. Auch bei Daten kann die Haltbarkeit zu einem Qualitätsproblem werden. Im Laufe der Zeit tritt bei Daten ein Verfall ein: Firmierungen können sich ändern, Steuer- oder Identifikationsnummern werden angepasst, Anschrifts- und Kommunikationsdaten ändern sich. Der Ablauf der Haltbarkeit von Daten tritt im Laufe der Zeit ein und in diesem Zusammenhang die Ungültigkeit der Daten sowie eine daraus resultierende mangelhafte Datenqualität. Gegensteuern lässt sich hier nur mit einem Prozess für regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen von haltbarkeitsgefährdeten Daten.
2.5 Fehlerursache Redundanz
Häufige Ursache für eine mangelhafte Datenqualität ist bei Vorliegen von unnötigen Redundanzen von Datenbeständen zu finden. Insbesondere in kleinen und mittelständischen Unternehmen werden Daten nicht ausschließlich in einem zentralen Bestand gespeichert. Finanzbuchhaltungssysteme, ERP-Systeme, Bank-Software und QM-Systeme sind oft als eigenständige Insellösungen vorhanden. Dies hat zur Folge, dass grundlegende Daten wie beispielsweise Artikelnummern oder Stammdaten von Geschäftspartnern i. d. R. mehrfach erfasst werden. Insbesondere bei kleinen Unternehmen ist eine sauber eingerichtete und zuverlässig arbeitende Datenschnittstelle seltener anzutreffen. Dies führt dazu, dass die doppelt erfassten Daten redundant sind und Veränderungen im Laufe der Zeit sehr wahrscheinlich zu einer mangelhaften Datenqualität führen.
2.6 Fehlerursache Vorgaben
Fehlen klare Anweisungen und Vorgaben zur Durchführung der Datenerfassung, wird sich im Laufe der Zeit der berühmte "Schlendrian" einstellen: Dateneingaben werden aus Bequ...