Digitalisierung im Rechnungswesen: Hohe Datenqualität – ... / 7.7 Anweisungen zu Datenqualität/Schulungen

Nach Abschluss aller Analysen und Festlegung des Sollzustandes ist es erforderlich, das gültige Regelwerk an die Anwender zu adressieren und kommunizieren. Das Projektteam hat sich dafür entschieden, eine schriftliche Anweisung zur Datenqualität je nach Anwendungsbereich in unterschiedlichen Dokumenten zu veröffentlichen. Um schnell und einfach zu einem Ergebnis zu kommen, werden die Anweisungen mit der Anwendung MS Word erstellt.

Die jeweiligen Anweisungs-Dokumente weisen jeweils folgenden Aufbau auf:

• Anwendungsbereich (z. B. Debitorenstammdaten)
• grundlegende Angaben zum Dokument (z. B. Verantwortliche, Datenstand, Aktualisierungsrhythmus)
• Inhaltsverzeichnis
• Anweisung zu den jeweiligen Einzelbereichen (z. B. Eingabe von Debitoren-Kontaktdaten, Screenshots)
• verlinktes Stichwortverzeichnis

Die Anweisung ist von den Sachbearbeitern bei der Bearbeitung von Daten zu verwenden. Ist beispielsweise ein neuer Debitor anzulegen oder ein bestehender zu ändern, ist die Anweisung für Debitorenstammdaten heranzuziehen und die dort dokumentierten Vorgaben für die Dateneingabe und -änderung anzuwenden.

Die IT-Abteilung hat für die Word-Dokumente eine Rechtestruktur auf den unternehmenseigenen Fileservern eingerichtet. Hierbei wird unterschieden, ob Nutzer Änderungsrechte an dem Dokument haben (z. B. der Leiter Rechnungswesen oder der zugeteilte Datenqualitäts-Verantwortliche) oder ob sie lediglich eine Leseberechtigung besitzen (z. B. Sachbearbeiter).

Praxis-Tipp

Alternative Möglichkeiten zur Veröffentlichung von Anweisungen

• Firmen-Intranet
• Firmen-Wiki
• papiergebundenes Handbuch
• Microsoft Teams
• Microsoft OneNote
• Microsoft SharePoint (eigener Server oder online)
• Notion
• Web-basierte Plattformen
• Cloud-Lösungen

Des Weiteren wurden von der IT-Abteilung Zusatzfunktionen mit der Office-Skriptsprache VBA (Visual Basic for Applications) für die optimale Anwendung der Word-Dokumente programmiert. Der für das Dokument verantwortliche Mitarbeiter hat damit beispielsweise die Möglichkeit, nach Abschluss des Speichervorgangs eine automatisch generierte E-Mail an den im Dokument hinterlegten Adressatenkreis vorbereiten zu lassen und mit individuellen Anmerkungen über vollzogene Anpassungen zu versehen. Mit dem Versenden dieser E-Mail sind alle Beteiligten immer über Änderungen im Dokument informiert.

Zusätzlich wird nach jedem Speichervorgang skriptgesteuert ein PDF des Dokuments mit einem Datumsstempel erzeugt und in ein Archiv-Verzeichnis verschoben. Auf diese Weise wird lückenlos dokumentiert, welche Änderungen im Laufe der Zeit vorgenommen wurden. Alternativ zum Lesezugriff auf das Word-Dokument, das i. d. R. deutlich längere Ladezeiten aufweist, besteht für den Veröffentlicher die Möglichkeit, per Skript automatisiert ein PDF in ein Veröffentlichungsverzeichnis zu verschieben. Dieses Verzeichnis, das dann immer die aktuell gültige Fassung der Anweisung erhält, kann mit einer SharePoint-Seite oder dem firmeneigenen Intranet verknüpft werden.

Vor der erstmaligen Veröffentlichung der schriftlichen Anweisungen findet eine ausführliche Schulungsreihe mit allen Betroffenen statt. Zu Beginn der Veranstaltung ist die Geschäftsleitung anwesend, um die Bedeutung und hohen Erwartungen an die Schulung sowie die korrekte und konsequente Anwendung der in den Anweisungen fixierten Vorgaben zu unterstreichen. Da die erfolgreiche Umsetzung des Projekts in besonderem Maße von den Mitarbeitern und deren Akzeptanz abhängt, erläutert der Geschäftsführer einleitend an einem Beispiel, welche Kosten und Mehraufwendungen ein einzelner Fall von schlechter Datenqualität im Unternehmen verursacht.

Im weiteren Verlauf der Schulungsveranstaltung werden die einzelnen Anweisungen nicht nur "runtergebetet", sondern auch der tiefere Sinn dahinter erläutert. So wird beispielsweise gegenüber einem Vertriebsmitarbeiter die Vermittlung der Problematik einer fehlenden E-Mail-Adresse in den Kunden-Stammdaten im Mahnfall viel eindringlicher sein als eine bloße Anweisung.