Digitalisierung im Rechnungswesen: Hohe Datenqualität – ... / 7.8 Aufrechterhaltung der Datenqualität (Data Monitoring)

Zur Aufrechterhaltung der Datenqualität wird vom Projektteam ein eigener Prozess bei Aufdeckung mangelhafter Datenqualität entwickelt und implementiert. Sobald im laufenden Betrieb ein Datenfehler identifiziert wird, ist dieser Prozess zu starten. Dabei ist irrelevant, ob der Fehler durch einen Sachbearbeiter (z. B. bei der Weiterverarbeitung von Daten), einen Abteilungsleiter (z. B. bei Arbeitskontrollen) oder durch das Controlling (z. B. bei einer regelmäßigen Datenanalyse) entdeckt wurde. Das Ziel des Prozesses besteht in der Ermittlung der Fehlerart (z. B. Tippfehler, Wissensfehler, Wiederholungsfehler), Fehlerquelle, Fehlerbeseitigung sowie wirksamer Abstellmaßnahmen (z. B. Nachschulungen) für den aktuellen Fall.

Bei Prozessdurchlauf ist zur Dokumentation ein einseitiges Dokument auszufüllen, bei dessen Aufbau sich das Projektteam bei der Reklamationsbearbeitung in der Qualitätssicherungsabteilung bedient hat. Das Dokument orientiert sich an den 8D- oder 4D-Reports und beschreibt die Datenfehler, analysiert deren Ursachen und dokumentiert gegebenenfalls Abstellmaßnahmen zur Fehlervermeidung in der Zukunft.

Hinweis

8D- und 4D-Report im Qualitätsmanagement

Der 8D- und 4D-Report stellt im Qualitätswesen ein bewährtes und häufig angewendetes Dokument bei der Reklamationsbearbeitung dar. Qualitätsorientierte Kunden haben im Beanstandungsfall ein großes Interesse daran, die Ursachen des Fehlers (beim Lieferanten) zu kennen, wirksame Abstellmaßnahmen in Kraft zu wissen und zukünftige Wiederholungsfehler zu vermeiden. Die Erstellung eines 8D- oder 4D-Reports durch den Lieferanten gewährleistet eine analytische und systematische Vorgehensweise sowie eine vollständige Dokumentation des Fehlers. Das zentrale Ziel besteht in der Identifikation der wahren Ursachen des Fehlers, nicht nur in der Behebung der Symptome.

Die Erstellung des Reports erfordert dabei 8 zwingende Disziplinen:

• D1: Zusammenstellung eines Analyse-Teams
• D2: Beschreibung des Kern-Problems
• D3: Festlegung der Sofortmaßnahmen zur Schadensbegrenzung
• D4: Feststellen der Fehlerursachen
• D5: Planung von Abstellmaßnahmen zur Fehlervermeidung
• D6: Einführung von Abstellmaßnahmen
• D7: Fehlerwiederholung verhindern
• D8: Erfahrungsaustausch und Würdigung der Teamleistung

Der 4D-Report stellt eine gekürzte Variante des 8D-Reports dar und findet vornehmlich bei kleineren Fehlern Anwendung, wobei eine schnelle interne Bearbeitung und Berichterstattung gewährleistet werden soll. Der 4D-Report umfasst die Disziplinen D1 bis D4.

In definierten Abständen werden vom Controlling vorgefertigte Datenanalysen durchgeführt, um zu überprüfen, ob die regelmäßigen Dateneingaben in den verschiedenen Systemen eine hohe Datenqualität aufweisen. Grundlage für die Analysen ist der für den jeweiligen Anwendungsbereich definierte Sollzustand der Daten, die Vorgaben in den veröffentlichten Anweisungen sowie die Datenqualitätskennzahlen. Das Projektteam hat sich in Abstimmung mit dem Controlling für den Geschäftsanalysedienst "Power BI" als Instrument für den Datenanalysen entschieden.

Hinweis

Power BI

Die Sammlung von Business-Intelligence-Tools für die cloudbasierte Analyse von Unternehmensdaten unter der Bezeichnung "Power BI" ermöglicht die Herstellung, Modellierung und Visualisierung von Verbindungen zu verschiedenen Daten in unterschiedlichen Systemen. Das Toolset eignet sich insbesondere zur Überwachung von Geschäftsprozessen und -ergebnissen. Die cloudbasierte Architektur ermöglicht ortsunabhängige Auswertungen in Echtzeit; bei Bedarf auch in Form von Berichten und Dashboards. Als Datenquellen kommen nahezu alle Datenbanken, jeder Webservices und alle Dateisysteme infrage.

Der Rhythmus der vorgefertigten Datenqualitäts-Analysen wird durch den Leiter des Rechnungswesens definiert. Der Analyserhythmus wird entsprechend angepasst, sobald das Ergebnis in Folge eine bestimmte Anzahl von Fällen unter einem vordefinierten Zielwert liegt.