Die Technik der digitalen Rechnung wird bestimmt durch die Form der Rechnung, die mit externen Partnern vereinbart wird. Die Archivierung hat einen großen Anteil an der optimalen Nutzung.
1.1.1 Die digitale Form
Der einfachste Weg zur digitalen Rechnung ist es, nur das Abbild des Dokuments zu digitalisieren und ohne Rücksicht auf den Inhalt zwischen Absender und Empfänger auf digitalem Weg auszutauschen. Das Dateiformat PDF (Portable Document Format) hat sich dafür als Standard durchgesetzt. Dabei handelt es sich um eine sehr einfache Möglichkeit, die vor allem aus der Anfangszeit der Digitalisierung stammt. Sie ist einfach zu erzeugen, z. B. durch das Scannen des Papierdokuments. Dieser Weg wird aktuell vor allem im Onlinehandel genutzt.
Die Buchhaltung ist nicht an der Form, sondern am Inhalt der Rechnung im PDF interessiert. Sollen also die Daten vor allem aus einer digitalen Eingangsrechnung ermittelt werden, muss ein PDF-Dokument wie über eine Erkennungssoftware eingelesen werden. Dabei wird versucht, Inhalte zu extrahieren. Das kostet Zeit und verursacht trotz ständig verbesserter Qualität noch immer Fehler.
Die wichtigere Form einer digitalen Rechnung enthält die Inhalte zu dem Dokument digital aufbereitet als Datensätze. Dort werden unter anderem diese Inhalte definiert:
- der Rechnungssteller,
- der Rechnungsempfänger,
- die Liefer- und Zahlungskonditionen,
- die einzelnen Rechnungspositionen,
- die Umsatzsteuerinformationen
Diese digitalen Daten können ohne weitere Zwischenschritte in den digitalen Abläufen der Buchhaltung verarbeitet werden.
Sender und Empfänger müssen sich über die exakte Beschreibung der Datensätze einigen. Dazu sind entweder individuelle Definitionen notwendig oder die Einigung auf einen Standard. Aufgrund der Vielzahl der Beziehungen werden Standards für die inhaltliche Darstellung digitaler Rechnungen immer wichtiger. Ein recht alter, daher bewährter aber auch überladener Standard ist EDI (Electronic Data Interchange), der nicht nur Rechnungen, sondern auch alle anderen Dokumente im Geschäftsverkehr darstellen kann. Für die Verwendung sind in der Regel Dienstleister als Zwischenstationen notwendig. Ein anderer, nicht so alter Standard, ist ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland), mit dem sowohl der Inhalt als auch ein Abbild der Rechnung digital erzeugt wird.
XRechnung kann für behördlichen und anderen geschäftlichen Rechnungsaustausch verwendet werden
Die XRechnung basiert auf dem Standard ZUGFeRD. Sie ist für den digitalen Rechnungsaustausch mit Bundesbehörden und anderen staatlichen Stellen vorgeschrieben. Viele Standardprogramme für die Fakturierung bieten die XRechnung an. Das Format kann selbstverständlich auch für den digitalen Rechnungsaustausch außerhalb der Behördenwelt genutzt werden.
Abb. 1: Eingangsrechnung als PDF oder mit digitalem Inhalt
1.1.2 Externe Partner im Rechnungsaustausch
Eine Rechnung hat immer 2 Partner, Rechnungssteller und -empfänger, wovon einer immer extern ist. Bei einer Eingangsrechnung ist der Rechnungssteller ein Lieferant, ein Dienstleister oder eine andere Stelle, die Forderungen anmeldet. Bei einer Ausgangsrechnung ist der externe Partner in der Regel ein Kunde. Beide Seiten verfolgen mit der Digitalisierung des Rechnungsaustauschs eigene Ziele. In der Buchhaltung werden alle Partner verstanden, da es hier ebenfalls eine Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung mit vergleichbaren Abläufen und identischem Potenzial der Digitalisierung gibt.
Es ist notwendig, dass für die Abstimmung des digitalen Rechnungsaustauschs eine Absprache zwischen den beteiligten Buchhaltungen stattfindet. Dabei wird neben der Form der digitalen Darstellung auch der zeitliche Aspekt und der Inhalt festgelegt.
Beteiligung der IT neben Vertrieb und Einkauf ist wichtig
Die Unternehmensbereiche, die sich mit den Kunden und Lieferanten beschäftigen, also der Vertrieb und der Einkauf, vereinbaren in der Praxis die notwendige Abstimmung für die digitale Rechnung. Dabei kommt es zu vermeidbaren Problemen. An den Verhandlungen muss neben der Buchhaltung auch die IT beteiligt werden. So können technische und inhaltliche Voraussetzungen berücksichtigt werden.
1.1.3 Die Archivierung: Digitale Archivierung mithilfe eines Dokumentenmanagementsystems
Ein wesentlicher wirtschaftlicher Vorteil digitaler Rechnungen ist die digitale Archivierung. Dabei wird sowohl für die Eingangs- als auch die Ausgangsrechnungen die gleiche Technik genutzt. Die Rechnungen werden in einem Dokumentenmanagementsystem, das als grundsätzliche Voraussetzung für eine sinnvolle Digitalisierung im Rechnungswesen genannt wird, verwaltet. Der wirtschaftliche Vorteil entsteht durch
- das Einsparen von Arbeitskraft für den Archivierungsvorgang,
- den geringeren Platzverbrauch digitaler Archive im Vergleich zur Papierablage,
- den wesentlich schnelleren und sichereren Zugriff auf die archivierten Dokumente.