Digitalisierung in der Buchhaltung: Die Basis / 2 Digitales Banking

Die Banken haben die Digitalisierung auch im Kontakt mit ihren Kunden weitestgehend durchgesetzt, zumindest im Tagesgeschäft. Online-Banking ist heute die Regel, auch für Geschäftskunden. Dabei geht es auch hier um die Einsparung von Kosten in Form von Personalkosten oder Gebäudekosten. Das nutzt die digitale Buchhaltung, um ihre eigenen Abläufe weiter zu digitalisieren. Dazu bieten die für jede Bankengruppe individuellen Lösungen zum Online-Banking standardisierte Schnittstellen.

Zum einen geht es um die Kontoauszüge, in denen die Bewegungen auf dem Bankkonto des Unternehmens, Geldein- und -ausgänge, protokolliert werden. Diese werden den Kontoinhabern nicht nur in Papierform oder als Bildschirmanzeige zur Verfügung gestellt, es kann eine standardisierte Datei heruntergeladen werden mit Datensätzen, die in den digitalen Systemen der Buchhaltung autonom verbucht werden. Die Trefferquote bei der Umsetzung einer Bewegung in einen Buchungssatz bestimmt dabei die Qualität der autonomen Verarbeitung. Vor allem die Verbuchung von Zahlungseingängen der Kunden muss mit kreativer Unterstützung erfolgen, um manuelle Eingriffe zu minimieren. Die Trefferquote kann durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz in Zukunft weiter verbessert werden.

Zum anderen wird über das Online-Banking auch der Zahlungsverkehr des Unternehmens abgewickelt. Zahlungsaufträge, Aufträge für Sepa-Einzüge oder andere Anweisungen an die Bank werden als Datei aus den Buchhaltungssystemen erstellt und in die Systeme der Banken übertragen. Dazu sind aktuell noch immer manuelle Eingriffe notwendig. Ziel muss es sein, eine enge Verbindung mit autonomer Abwicklung einzelner Aufträge im Augenblick der Entstehung in der Buchhaltung zu schaffen.

Hinweis

Aufgabe des Buchhalters

Der Buchhalter trägt die Verantwortung für die korrekte Verbuchung auf den Konten und für die Auslösung eines Zahlungsauftrags an die Bank. In seiner Natur liegt es daher, möglichst lange die Kontrolle über die Vorgänge zu behalten und die Zahlungs- oder anderen Aufträge an die Bank bewusst auszulösen. Aufgabe ist es, sich von diesem Kontrollwunsch zu lösen, damit die Abläufe autonom durchgeführt werden können.

Die engere Verbindung der eigenen digitalen Abläufe mit dem Onlinebanking erfolgt sinnvollerweise in Abstimmung mit der jeweiligen Bank. Die Banken haben vor allem für kleine und mittlere Unternehmen eigene Berater, die bei der weiteren Digitalisierung unterstützen können. Hier gibt es auch Hilfe bei der Digitalisierung besonderer Bankvorgänge wie die Eröffnung von Akkreditiven. Die Vorteile durch die Intensivierung der Nutzung von Online-Banking sind wieder die Einsparung von Arbeitskraft für Standardaufgaben und eine Beschleunigung der Arbeiten.

Checkliste Ist- und Sollzustand Online-Banking
Bereich	aktueller Zustand	Ziel
Bankkonten Führung	□ analog □ analog und digital □ digital	Vollständigkeit digital
Bankkontoauszüge	□ manuelle Verbuchung □ manuelle und digitale Verbuchung □ digitale Verbuchung	Vollständigkeit digital
Zahlungsausgänge	□ manuelle Schnittstelle □ manuelle und autonome Schnittstelle □ autonome Schnittstelle	Autonome Schnittstelle als Norm, manuell nur für Ausnahmen
Aktive Zahlungseinzüge (z. B. Sepa)	□ manuelle Schnittstelle □ manuelle und autonome Schnittstelle □ autonome Schnittstelle	Autonome Schnittstelle als Norm, manuell nur für Ausnahmen
Sonderfälle im Bankenverkehr	□ manuell □ manuell und autonom □ autonom	Bei ausreichendem Volumen möglichst Autonomie

Checkliste 2: Feststellung des Soll- und Istzustands hinsichtlich des Onlinebankings