Durchlaufende Posten und Gelder sowie Auslagenersatz nach EStG und UStG

1 Durchlaufende Posten bei der Gewinnermittlung

1.1 Behandlung bei der Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG

1.1.1 Voraussetzungen und Rechtsfolge

Rz. 1

Durchlaufende Posten i. S. d. § 4 Abs. 3 Satz 2 EStG sind Betriebseinnahmen und -ausgaben, die keinen Einfluss auf die Gewinnermittlung bei der Einnahmenüberschussrechnung haben, da sie im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt werden. Deshalb werden diese Zahlungen bei Vereinnahmung nicht als Betriebseinnahmen und bei Weiterleitung nicht als Betriebsausgaben behandelt. Durchlaufende Posten sind somit erfolgsneutral, um zu verhindern, dass bereits vereinnahmte und noch zu verausgabende (bzw. noch nicht vereinnahmte und bereits verausgabte) Gelder zu einem zu hohen (bzw. zu niedrigen) Gewinnausweis führen.^[1] Da Einnahmen, die der Steuerpflichtige von einem Dritten erhält, um sie in dessen Namen und für dessen Rechnung für einen bestimmten Zweck zu verwenden, bei wirtschaftlicher Betrachtung den Gewinn des Steuerpflichtigen nicht erhöhen, sorgt die Vorschrift des § 4 Abs. 3 Satz 2 EStG dafür, dass diese aus der Gewinnermittlung ausscheiden. Der Begriff des durchlaufenden Postens erfasst den einheitlichen Vorgang der Einnahme und korrespondierenden Ausgabe. Dabei ist es irrelevant, ob die Einnahme vor der Ausgabe erfolgt ist (sog. echter durchlaufender Posten)^[2] oder ob der Geldzufluss nachträglich einen zuvor im Namen und für Rechnung eines Anderen vorgenommenen Geldabfluss ersetzen soll (sog. Auslagenersatz).^[3]

Rz. 2

Das Vorliegen eines durchlaufenden Postens ist an das kumulative Vorliegen der beiden Voraussetzungen des § 4 Abs. 3 Satz 2 EStG – Handeln in fremdem Namen und für fremde Rechnung (siehe Rz. 3 ff.) – geknüpft. Weitere Voraussetzungen haben sich durch die ständige Rechtsprechung entwickelt. So müssen Betrag, Verpflichtung und Wille zur Weiterleitung im Zeitpunkt des Zuflusses zweifelsfrei erkennbar feststehen.^[4] Auch muss im Zeitpunkt der Vereinnahmung nach außen erkennbar eine Rechtsbeziehung zwischen dem Zahlungsverpflichteten und dem Steuerpflichtigen vorliegen, die den Steuerpflichtigen dem Grunde und der Höhe nach zur Weiterleitung des empfangenen Betrages an den Berechtigten verpflichtet.^[5] Ein durchlaufender Posten liegt darüber hinaus nur vor, soweit der vereinnahmte mit dem verausgabten Betrag identisch ist. Übersteigende Beträge sind demzufolge weiterhin als Betriebseinnahmen bzw. -ausgaben zu erfassen.^[6]

Rz. 3

Ein Handeln in fremdem Namen liegt nur vor, wenn der Steuerpflichtige beim Empfang der Zahlung keinen eigenen Anspruch auf die Zahlung besitzt und bei der Weitergabe des Betrages keine eigene, sondern eine fremde Schuld tilgt, da er gegenüber dem endgültigen Zahlungsempfänger keine eigene Zahlungsverpflichtung besitzt.^[7] Das bedeutet, dass der Steuerpflichtige im Rahmen eines Auftrags- oder Treuhandverhältnisses durch den Empfang und die Weitergabe der feststehenden Beträge eine Schuld des Zahlenden an den endgültigen Zahlungsempfänger tilgt und damit eine Forderung des Empfängers gegenüber dem Zahlenden erfüllt. Der Steuerpflichtige darf also weder Gläubiger noch Schuldner des durchlaufenden Postens sein. Er ist lediglich ein Bindeglied zwischen dem Zahlungsempfänger und dem Zahlungsverpflichteten, zwischen denen in Bezug auf die Zahlung eine unmittelbare Rechtsbeziehung besteht, und tritt somit als Mittelsperson (als Vermittler, als Zwischenstelle) auf.^[8] Da für das Handeln in fremdem Namen grundsätzlich die Vertretungsregeln des § 164 BGB gelten, wird das Vorliegen bejaht, wenn der Wille hierfür nach außen erkennbar ist – eine ausdrückliche Erklärung ist entbehrlich.^[9] Eine Grenze findet diese Regelung für durchlaufende Posten in den Vorschriften des § 159 AO. Dieser besagt, dass ein Treuhänder auf Verlangen des Finanzamtes nachzuweisen hat, wem die Rechte oder Sachen gehören; tut er dies nicht oder kann er dies nicht, so wird das Finanzamt ihm diese regelmäßig zurechnen und in der Folge das Vorliegen eines durchlaufenden Postens verneinen.^[10]

Rz. 4

Ein Handeln für fremde Rechnung liegt vor, wenn die Zahlungen wirtschaftlich das Vermögen eines Dritten betreffen, da sich die Pflicht zur Weiterleitung aus dem Innenverhältnis zwischen Steuerpflichtigem und Zahlungsempfänger ergibt.^[11]

Rz. 5

Nicht erforderlich ist, dass die Vereinnahmung und Verausgabung in demselben Wirtschaftsjahr erfolgen, da der zeitliche Abstand zwischen Zu- und Abfluss unerheblich ist.^[12] Es reicht aus, wenn aufgrund des Herausgabeanspruchs die spätere Verausgabung mit Sicherheit erfolgen wird oder wenn im Falle einer Vorleistung des Steuerpflichtigen ihm entsprechende Beträge erst später erstattet werden. In dem Fall, dass der Steuerpflichtige Gelder in fremdem Namen und für fremde Rechnung bereits verausgabt, ohne dass er entsprechende Gelder vereinnahmt, kann der Steuerpflichtige in dem Wirtschaftsjahr, in dem er erstmals nicht mehr mit einer Erstattung der verausgabten Gelder rechnen kann (Uneinbringlichkeit), in Höhe des nicht erstatteten Betrages eine Betriebsausgabe absetzen. Soweit der nicht erstattete Betrag jedoch in einem späteren Wirtschaftsjahr erstattet wi...