Einkaufscontrolling: Strukturen und Prozesse für realist ... / 1.1 Aufgabe des Einkaufscontrollings

Die Kernaufgabe des Fachbereichs Einkauf besteht im Wesentlichen in der Beschaffung von Handelswaren, Rohstoffen, Halbfertigfabrikaten, Investitionsgütern und Dienstleistungen. Dies ist abhängig vom jeweiligen Geschäftsmodell des Unternehmens. Bezogen auf die Prozesse Fachbereich Einkauf ist das Einkaufscontrolling verantwortlich, den Prozesseigentümer bei der Wahrnehmung dieser Kernaufgaben zu unterstützen.

Business Partner für bessere Entscheidungen

Die Aufgabe der Funktion Einkaufscontrolling besteht dabei im Wesentlichen in der Bereitstellung entscheidungsrelevanter Informationen. Das Einkaufscontrolling sollte darüber hinaus Business Partner des Einkaufs sein für alle relevanten Controllingprozesse. Dadurch soll dem Entscheidungsträger die Möglichkeit gegeben werden, eine kurzfristige als auch langfristige Ergebnisoptimierung sicherzustellen.

• Die kurzfristige Ergebnisorientierung bezieht sich dabei auf die Erhaltung bzw. Verbesserung der Gross Marge durch die Optimierung der Einkaufspreise des eingesetzten Materials.
• Die langfristige Ergebnisorientierung soll dabei auch die Wettbewerbsfähigkeit sichern und die Weiterentwicklung und Optimierung der eingesetzten Materialien sicherstellen.

Aus den Aufgaben des Einkaufscontrollings können folgende Controlling-Teilprozesse abgeleitet werden:

• Unterstützung bei der jährlichen Planung bezüglich einer anspruchsvollen Zielsetzung, detaillierten und realistischen Planung der einkaufsrelevanten Themen sowie der planerischen Abbildung von potenziellen Maßnahmen im Einkauf und deren Ergebnisauswirkung.
• Durchführung von Abweichungsanalysen im Rahmen der monatlichen Berichterstattung und Kommunikation der Auffälligkeiten und Planabweichungen an das Management.
• Ableitung von Handlungsempfehlungen und Nachhalten der Maßnahmen.
• Analyse der Prognosen bzgl. Plan-Ist Abweichungen und noch zu erzielender Werte bis zum Jahresende bezogen auf das aufgelaufene Ist.
• Unterstützung bei der Definition von Einsparpotenzialen und Nachhalten der Ergebnisauswirkung dieser Einsparpotenziale.
• Sicherstellung des Informationsflusses vom und in den Einkauf, Richtung zentralem Controlling und Landesgesellschaften im In- und Ausland.
• Controlling der vom Einkauf und seinen Aktivitäten generierten Kosten und der damit verbundenen Effizienz der getroffenen Maßnahmen.

Um diese Controlling Teilprozesse effizient und objektiv ausüben zu können, ist es ausschlaggebend, wo das Einkaufscontrolling organisatorisch angesiedelt ist.