Einkaufserfolgsmessung: Einkaufsinitiativen systematisch ... / 1.2 Nachverfolgen des Einkaufserfolgs mit dem Härtegradmodell

Pipeline für Einkaufsinitiativen füllen

Für eine konsequente Nachverfolgung des Einkaufserfolgs ist eine systematische Messung notwendig. Der Prozess der Einkaufserfolgsmessung bildet die Grundlage für das Tracking und ermöglicht zudem eine eindeutige Zuordnung der einzelnen Meilensteine der vier Umsetzungswege. Der Erfolgsmessung liegen verschiedene Härtegrade zugrunde. Dadurch entsteht eine "Pipeline", die aus fünf Härtegraden des Einkaufserfolges bzw. sechs Schritten besteht:

1. Festlegung der Baseline: Zu Beginn einer Einkaufsinitiative wird zunächst die Baseline (Messlatte, gegen die der Einkaufserfolg gemessen wird) definiert.
2. Entwicklung von Ideen für den Einkaufserfolg (1. Härtegrad): Im ersten Härtegrad werden zunächst Überlegungen für mögliche Kostenreduzierungen und Kostenvermeidungen erfasst. Dabei werden Einsparziele nicht quantifiziert, sondern Ideen qualitativer Art gesammelt. Die Entwicklung von Ideen für den Einkaufserfolg berücksichtigt dabei alle Einkaufshebel, die sukzessive abgearbeitet werden.
3. Abschätzung Einkaufserfolg (2. Härtegrad): Das Ziel dieses Härtegrades ist die bestmögliche Einschätzung der Höhe des Einkaufserfolgs. Die Schätzung erfolgt dabei z. B. auf Basis von Einkaufsmarktanalysen, definierten Einkaufsstrategien und aktuellen Kostenstrukturen oder Erfahrungen aus der Vergangenheit.
4. Vertraglich vereinbarter Einkaufserfolg (3. Härtegrad): Sobald die Preise mit dem ausgewählten Lieferanten final ausgehandelt sind und der Vertrag fixiert ist, wird der Einkaufserfolg quantifiziert. Der Einkaufserfolg ergibt sich dabei aus der Differenz von Baseline-Preis und verhandeltem Preis bzw. verhandelten Konditionen.
5. Realisierter Einkaufserfolg (4. Härtegrad): Dieser Härtegrad betrachtet alle tatsächlichen Bestellungen auf Basis abgeschlossener Verträge, die zum neuen Preis bzw. den neuen Konditionen eingekauft wurden.
6. Budgetierter Einkaufserfolg (5. Härtegrad): Hier werden alle um die Budgets gekürzten realisierten Einkaufserfolge und Kostenvermeidungen aufgezeigt. Der budgetierte Einkaufserfolg ist nachhaltig, da die Abteilungen das Geld nicht mehr ausgeben können.

Die Zuordnung der Härtegrade zu den einzelnen Meilensteinen im jeweiligen Umsetzungsweg ermöglicht eine einheitliche Messung der Einsparungen zu jedem Zeitpunkt der Einkaufsinitiative (s. Abb. 1). Dabei ist es entscheidend, dass die Entwicklungen der einzelnen Initiativen und die erreichten Meilensteine durch den zuständigen Einkäufer in einem zentralen System berichtet werden. Dadurch kann geprüft werden, wie hoch der Einkaufserfolg übergreifend für jeden einzelnen Härtegrad zu einem bestimmten Zeitpunkt ist.

Abb. 1: Zuordnung der Härtegrade zu den einzelnen Meilensteinen der drei Umsetzungswege