Einkommensteuer-Richtlinien, Amtliche Hinweise 2023 / H 5.2 Ordnungsmäßige Buchführung

Allgemeines

Zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen >§§ 140 bis 148 AO

Aufbewahrungspflichten

• >§ 147 AO (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen).
• AEAO zu § 147 AO.
• Haben Rechnungen usw. Buchfunktion, z. B. bei der Offene-Posten-Buchhaltung, so sind sie so lange wie Bücher aufzubewahren (§ 146 Abs. 5 i. V. m. § 147 Abs. 3 AO).
• Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften >BMF vom 26.11.2010 (BStBl I S. 1342).

Aufzeichnungspflichten

Besondere Aufzeichnungspflichten nach § 4 Abs. 7 EStG >R 4.11.

Belegablage

Anforderungen an eine geordnete und übersichtliche Belegablage >BFH vom 16.09.1964 (BStBl III S. 654) und vom 23.9.1966 (BStBl 1967 III S. 23).

Beweiskraft der Buchführung

>AEAO zu § 158 AO

Freie Berufe

Die Angehörigen der freien Berufe, die ihren Gewinn nach § 4 Abs. 1 EStG aufgrund ordnungsmäßiger Buchführung ermitteln, müssen bei der Buchung der Geschäftsvorfälle die allgemeinen Regeln der kaufmännischen Buchführung befolgen (>BFH vom 18.02.1966 – BStBl III S. 496). Das in § 252 Abs. 1 Nr. 4 2. Halbsatz HGB geregelte Realisationsprinzip findet auch für die Gewinnermittlung bilanzierender Freiberufler Anwendung (>BFH vom 10.09.1998 – BStBl 1999 II S. 21).

Gesellschafterwechsel

Eine Personengesellschaft ist nicht verpflichtet, auf den Stichtag eines Gesellschafterwechsels eine Zwischenbilanz aufzustellen (>BFH vom 09.12.1976 – BStBl 1977 II S. 241).

Grundbuchaufzeichnungen

Die Funktion der Grundbuchaufzeichnungen kann auf Dauer auch durch eine geordnete und übersichtliche Belegablage erfüllt werden (§ 239 Abs. 4 HGB; § 146 Abs. 5 AO).

GoB

• Eine Buchführung ist ordnungsmäßig, wenn die für die kaufmännische Buchführung erforderlichen Bücher geführt werden, die Bücher förmlich in Ordnung sind und der Inhalt sachlich richtig ist (>BFH vom 24.06.1997 – BStBl 1998 II S. 51).
• Ein bestimmtes Buchführungssystem ist nicht vorgeschrieben; allerdings muss bei Kaufleuten die Buchführung den Grundsätzen der doppelten Buchführung entsprechen (§ 242 Abs. 3 HGB). Im Übrigen muss die Buchführung so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Vermögenslage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen (§ 238 Abs. 1 HGB; >auch BFH vom 18.02.1966 – BStBl III S. 496 und vom 23.09.1966 – BStBl 1967 III S. 23). Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) >BMF vom 28.11.2019 (BStBl I S. 1269). Ordnungsvorschrift für die Buchführung und für Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme >§ 146a AO, >AEAO zu § 146a AO
• Bei Aufstellung der Bilanz sind alle wertaufhellenden Umstände zu berücksichtigen, die für die Verhältnisse am Bilanzstichtag von Bedeutung sind (>BFH vom 20.08.2003 – BStBl II S. 941). Als "wertaufhellend" sind nur die Umstände zu berücksichtigen, die zum Bilanzstichtag bereits objektiv vorlagen und nach dem Bilanzstichtag, aber vor dem Tag der Bilanzerstellung lediglich bekannt oder erkennbar wurden (>BFH vom 19.10.2005 – BStBl 2006 II S. 371).
• >Zeitgerechte Erfassung

Inventurunterlagen

Vorlage der Inventurunterlagen >BFH vom 25.03.1966 (BStBl III S. 487).

Jahresabschluss

Der Jahresabschluss muss "innerhalb der einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entsprechenden Zeit" (§ 243 Abs. 3 HGB) aufgestellt werden (>BFH vom 06.12.1983 – BStBl 1984 II S. 227). Bei Kapitalgesellschaften gilt § 264 Abs. 1 HGB. Bei bestimmten Personenhandelsgesellschaften gilt § 264a i. V. m. § 264 Abs. 1 HGB, soweit nicht § 264b HGB zur Anwendung kommt. Bei Versicherungsunternehmen gilt § 341a Abs. 1 HGB).

Kontokorrentkonto

Eine Buchführung ohne Kontokorrentkonto kann ordnungsmäßig sein, wenn die Honorarforderungen der Zeitfolge nach in einem Hilfsbuch erfasst sind und wenn der Stpfl. oder ein sachverständiger Dritter daraus in angemessener Zeit einen Überblick über die Außenstände gewinnen kann (>BFH vom 18.02.1966 – BStBl III S. 496).

Mikrofilmaufnahmen

Verwendung zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten >BMF vom 01.02.1984 (BStBl I S. 155).

Personenübersichten

Wo ein laufender unbarer Geschäftsverkehr mit Geschäftsfreunden, der im Interesse der erforderlichen Übersicht die Führung eines kontenmäßig gegliederten Geschäftsfreundebuches sachlich notwendig macht, nicht gegeben ist, genügt es, wenn die unbaren Geschäftsvorfälle in Tagebüchern zeitfolgemäßig aufgezeichnet und im Kontokorrentbuch lediglich die am Bilanzstichtag bestehenden Forderungen und Schulden ausgewiesen werden (>BFH vom 23.02.1951 – BStBl III S. 75).

Zeitgerechte Erfassung

Die Eintragungen in den Geschäftsbüchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden (§ 239 Abs. 2 HGB). Die zeitgerechte Erfassung der Geschäftsvorfälle erfordert – mit Ausnahme des baren Zahlungsverkehrs – keine tägliche Aufzeichnung. Es m...