Einnahmen-Überschussrechnung: ABC der Betriebseinnahmen ... / 2 Betriebsausgaben

2.1 Allgemeines

§ 4 Abs. 4 EStG definiert die Betriebsausgaben als "Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind". Alle nicht betrieblichen, insbesondere privaten Aufwendungen dürfen den Gewinn nicht mindern.

Für Betriebsausgaben gilt, dass diese grundsätzlich im Jahr der Zahlung als Betriebsausgabe abzugsfähig sind.^[1] Daneben gibt es insbesondere Sonderregelungen für die Anschaffungs- oder Herstellungskosten abnutzbarer bzw. nicht abnutzbarer Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens. Diese sind erst im Zeitpunkt der Abschreibung bzw. Veräußerung oder Entnahme dieser Wirtschaftsgüter als Betriebsausgaben zu berücksichtigen.^[2]

[1] Abflussprinzip des § 11 Abs. 2 EStG.

[2] § 4 Abs. 3 Satz 4 EStG.

2.2 Betriebsausgaben von A – Z

2.2.1 Abnutzbares Anlagevermögen

Dies ist als Betriebsausgabe im Wege der Abschreibung (AfA) zu berücksichtigen.

Wichtig

Abzug kann nicht nachgeholt werden

Sind Aufwendungen auf ein Wirtschaftsgut nicht als Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten abgezogen, sondern zu Unrecht als Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten erfasst worden, kann bei der Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG der Abzug nicht in späteren Veranlagungszeiträumen nachgeholt werden. Das gilt auch für die Inanspruchnahme im Wege der Abschreibung.^[1]

[1] BFH, Urteil v. 21.6.2006, XI R 49/05, BStBl 2006 II S. 712, BFH/NV 2006 S. 1961.

2.2.2 Anlageverzeichnis

Die Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens sowie Anteile an Kapitalgesellschaften, Wertpapiere, Forderungen und Rechte, Grund und Boden sowie Gebäude des Umlaufvermögens sind in einem laufend zu führenden Verzeichnis aufzunehmen.^[1]

[1] § 4 Abs. 3 Satz 5 EStG.

2.2.3 Anzahlungen

Anzahlungen, die für sofort abzugsfähige Betriebsausgaben (z. B. Waren) geleistet werden, sind im Kalenderjahr der Zahlung als Betriebsausgaben zu erfassen.

2.2.4 Arbeitslohn

Arbeitslohn sowie Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung sind Betriebsausgaben. Sie stellen regelmäßig wiederkehrende Ausgaben dar.

2.2.5 Arbeitszimmer

Kosten für häusliche Arbeitszimmer sind i. d. R. nur eingeschränkt abzugsfähig. Durch das JStG 2022 wurden die Regelungen für das häusliche Arbeitszimmer umfassend geändert. Die Neuregelungen gelten ab 2023.^[1]

[1] § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG.

2.2.6 Außergewöhnliche Abschreibung

Neben der AfA sind Absetzungen für außergewöhnliche technische oder wirtschaftliche Abnutzung zulässig.^[1] Voraussetzung ist eine über das Normale hinausgehende Abnutzung, z. B. Beschädigung oder Zerstörung, durch die die Nutzungsfähigkeit des Wirtschaftsguts beeinträchtigt wird. Eine Teilwertabschreibung gem. § 6 Abs. 1 Nr. 1 Satz 2 EStG ist bei der EÜR nicht zulässig.

[1] § 7 Abs. 1 Satz 7 EStG bzw. § 7 Abs. 4 Satz 3 EStG bei Gebäuden.

2.2.7 Betriebliche Veranlassung

Die Aufwendungen müssen durch den Betrieb veranlasst sein, um steuerlich berücksichtigungsfähig zu sein, d. h. ein wirtschaftlicher Zusammenhang zwischen den Aufwendungen und dem Betrieb muss bestehen.^[1] Privater Anteil von untergeordneter Bedeutung: voller Betriebsausgabenabzug. Betrieblicher Anteil von untergeordneter Bedeutung: nicht abzugsfähige Kosten der Lebensführung.^[2] Eine Aufteilung kommt in Betracht, wenn betrieblich veranlasste Anteile feststellbar und nicht von untergeordneter Bedeutung sind.^[3] Anderenfalls gehört der gesamte Betrag nach § 12 Nr. 1 EStG zu den nicht abzugsfähigen Ausgaben.^[4]

[1] BFH, Urteil v. 6.5.1976, IV R 79/73, BStBl 1976 II S. 560.

[2] § 12 Nr. 1 EStG.

[3] BFH, Urteil v. 21.9.2009, GrS 1/06, BStBl 2010 II S. 672, BFH/NV 2010 S. 285.

[4] R 12.1 EStR, Beispiele: Tageszeitungen, Kleidung – ausgenommen typische Berufskleidung –, allgemein bildende Literatur etc.

2.2.8 Betriebseröffnung

Die gewerbliche Tätigkeit beginnt schon mit den Vorbereitungshandlungen, daher sind auch im Zeitraum bis zur Aufnahme der Tätigkeit anfallende Ausgaben als Betriebsausgaben abzugsfähig.^[1] Für Zwecke der Gewerbesteuer ist die tatsächliche Aufnahme der Tätigkeit maßgebend. Verluste, die in der Gründungsphase entstehen, mindern zwar den Gewinn für Zwecke der ESt, bleiben bei der Gewerbesteuer aber unberücksichtigt.

[1] Frotscher, Watrin, in Frotscher/Geurts, EStG, § 4 EStG Rz. 589 ff.

2.2.9 Betriebserwerb, entgeltlich

Wird ein Betrieb oder eine Praxis im Ganzen erworben, ist der Kaufpreis auf die einzelnen erworbenen Wirtschaftsgüter aufzuteilen und abzuschreiben bzw. sofort abzugsfähig. Ein über den Gesamtwert der Einzelwirtschaftsgüter hinaus gezahlter Betrag ist als Geschäftswert zu behandeln.

2.2.10 Betriebsübertragung, unentgeltlich

Wird ein Betrieb unentgeltlich durch Schenkung oder durch Erbfolge übertragen, sind die Wirtschaftsgüter mit den bisherigen Werten (des Rechtsvorgängers) fortzuführen.

2.2.11 Bewirtungskosten

Bewirtungskosten sind Betriebsausgaben zu 70 % in angemessenem Rahmen und bei gesondertem Nachweis.^[1] Voraussetzung sind getrennte Aufzeichnungen. Werden keine laufenden Aufzeichnungen geführt, sollten die Bewirtungsbelege im Rahmen der EÜR zumindest getrennt abgelegt werden.^[2]

[1] § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG.

[2] Frotscher, Watrin, in Frotscher/Geurts, EStG, § 4 EStG Rz. 685 ff.

2.2.12 Damnum

Damnum, Disagio, Bearbeitungs- und Auszahlungsgebühren sind in Höhe des gezahlten Betrags als Betriebsausgaben abziehbar, soweit die marktüblichen Beträge nicht überschritten werden.^[1]

[1] BMF, Schreiben v. 20.10.2003, BStBl 2003 I S. 546; Dieses Schreiben sind weiterhin anzuwenden: BMF, Schreib...