5.1 Grundlagen
Die Betriebsausgaben (Zeilen 23 bis 88) sind im Wesentlichen nach Aufwandsarten gegliedert, allerdings wird dieses Prinzip vielfach, z. B. bei Abschreibungen, Grundstückskosten und Schuldzinsen, durchbrochen. Grundsätzlich sind auch Betriebsausgaben stets mit dem Nettobetrag anzusetzen. Etwas anderes gilt nur, so auch die Anleitung zu den Zeilen 23 bis 88 der Anlage EÜR, für Kleinunternehmer, für pauschalierende Steuerpflichtige und für Steuerpflichtige, die, wie z. B. Ärzte oder Versicherungsvermittler, nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind.
Erzielt ein Einzelunternehmer sowohl umsatzsteuerpflichtige als auch umsatzsteuerfreie Betriebseinnahmen, sodass die Vorsteuer nach § 15 UStG nur zum Teil abziehbar ist, empfiehlt es sich, die Betriebsausgaben mit Nettobeträgen zu erfassen, den abziehbaren Teil der Vorsteuer in Zeile 63 einzutragen und die nichtabziehbare Vorsteuer in Zeile 66 zu berücksichtigen. Dann stimmen die abziehbaren Vorsteuerbeträge laut Anlage EÜR und Umsatzsteuererklärung im Regelfall überein.
Der Übungsleiter-Freibetrag von 3.000 EUR nach § 3 Nr. 26 EStG, der Freibetrag für nebenberufliche Tätigkeiten im gemeinnützigen Bereich von 840 EUR nach § 3 Nr. 26a EStG und der Freibetrag für ehrenamtliche Betreuer von 3.000 EUR nach § 3 Nr. 26b EStG werden erst bei der Ermittlung des Gewinns in den Zeilen 90ff. berücksichtigt. In Zeile 23 des Vordrucks sind daher nur noch Betriebsausgabenpauschalen für Journalisten, bestimmte nebenberufliche Tätigkeiten und Tagesmütter bzw. -väter einzutragen.
Unverändert gilt jedoch, dass sich die Freibeträge und ein anderweitiger Betriebsausgabenabzug nicht ausschließen. Dies trifft nur zu, wenn z. B. die Tätigkeit als "Übungsleiter" die einzige Tätigkeit ist. Wird der Übungsleiter-Freibetrag bzw. eine Betriebsausgaben-Pauschale geltend gemacht, scheidet nur der Abzug für durch die entsprechende Tätigkeit veranlassten Betriebsausgaben aus. Beim Zusammentreffen von Betriebsausgaben und z. B. Übungsleiter-Freibetrag sind in der Anlage EÜR zunächst sämtliche Betriebsausgaben in den betreffenden Zeilen anzusetzen; der nicht abzugsfähige Teil der Betriebsausgaben wird dann in Zeile 94 wieder dem Gewinn hinzugerechnet.
Zusammentreffen von Betriebsausgaben, Freibeträgen und Pauschalen
Ein selbstständig tätiger Architekt veröffentlicht gelegentlich Beiträge in Fachzeitschriften und nimmt einen Lehrauftrag an einer Fachhochschule wahr. Er kann für die schriftstellerische Nebentätigkeit 25 % der erzielten Betriebseinnahmen, maximal 614 EUR, als pauschale Betriebsausgaben geltend machen, außerdem den Übungsleiter-Freibetrag von 3.000 EUR für die Lehrtätigkeit. Anders als bei den Freibeträgen nach § 3 Nr. 26 und 26b EStG gilt insoweit kein Kumulierungsverbot.
Die Betriebsausgaben, die durch den "Hauptberuf Architekt" veranlasst sind, bleiben unverändert abzugsfähig. Die Zuordnung sämtlicher Betriebsausgaben zur Architektentätigkeit und die gleichzeitige Inanspruchnahme von Freibetrag und Betriebsausgaben-Pauschale sind unzulässig.
Die Einnahmen aus den 3 Tätigkeiten rechnen zu den Einkünften aus selbstständiger Arbeit nach § 18 EStG und fließen m. E. insgesamt in eine Anlage EÜR ein. Insoweit kann m. E. nicht von 3 verschiedenen Betrieben ausgegangen werden, für die 3 separate Einnahmen-Überschussrechnungen zu erstellen wären.
Im Folgenden werden einzelne Gruppen von Betriebsausgaben aufgegriffen und dabei zu beachtende Besonderheiten erläutert.
5.2 Material-, Personal- und Fremdleistungskosten
Unter die "Waren, Rohstoffe und Hilfsstoffe einschließlich Nebenkosten" laut Zeile 26 fallen alle Positionen, die bei einer Buchführung nach dem SKR 04 auf den Konten 5000 bis 5885 gebucht werden. Trotz der Erfassung in einer Zeile des Vordrucks müssen in der Buchhaltung unverändert die Einzelkonten angesprochen werden, andernfalls kann es z. B. zu Problemen bei Hinzuschätzungen des Finanzamts wegen eines zu hohen Materialeinsatzes kommen. So ist es z. B. bei einem Friseurbetrieb sinnvoll, zwischen dem Bezug von Verbrauchsmaterial und von Waren zu unterscheiden.
Die bezogenen Fremdleistungen laut Zeile 27 erfassen die unter dem SKR 04 auf den Konten 5900 bis 5965 gebuchten Beträge.
Zeile 28 nimmt die gesamten Aufwendungen für das eigene Personal auf, Aufwendungen für Leiharbeitnehmer gehen dagegen in Zeile 27 ein. Nicht mit dem Personalaufwand zu saldieren sind Erstattungen von Krankenkassen infolge der Erkrankung von Arbeitnehmern aufgrund des Aufwendungsausgleichsgesetzes sowie Zuschüsse der Arbeitsagentur anlässlich der Einstellung von Mitarbeitern; diese Beträge gehen als Betriebseinnahmen in Zeile 15 ein. Gleiches gilt für Leistungen der Arbeitsagentur infolge Corona-bedingter Kurzarbeit.
Auf Arbeitnehmer entfallende Reisekosten (insbesondere Über...