Einnahmen-Überschussrechnung: Privatnutzung von Waren, K ... / 3 Private Telefonnutzung berechnen

In der Praxis bereitet es oft große Schwierigkeiten, die private Nutzung des betrieblichen Telefons genau zu ermitteln. Daher ist meist eine Schätzung notwendig. Da das Finanzamt davon ausgeht, dass Sie in der Regel das ein oder andere Privatgespräch vom betrieblichen Anschluss aus führen, kann es sich lohnen, diesen Privatanteil per Nachweis möglichst gering zu halten. Zu diesem Zweck sollten Unternehmer für einen repräsentativen Zeitraum (zwischen 3 und 12 Monaten, abhängig von den Umständen des Einzelfalls) Aufzeichnungen führen. Anhand dieser Aufzeichnungen können Sie nachweisen, in welchem Umfang betriebliche und private Gespräche anfallen. Das so ermittelte Ergebnis kann auch für die Folgezeit zugrunde gelegt werden, solange sich die Verhältnisse nicht wesentlich ändern.

Unternehmer können auch den Einzelverbindungsnachweis der Telefongesellschaft heranziehen. Auf diese Weise können Sie den Jahresbetrag des privaten Anteils an den Gesamtkosten des Telefonanschlusses berechnen. Achtung: Bei der Aufteilung der Grundgebühren in Betriebsausgaben und nicht abzugsfähige Privataufwendungen sind ankommende Gespräche ebenfalls zu berücksichtigen.

Wichtig

Einzelnachweis zur Senkung des privaten Telefonanteils

Dieser Aufwand lohnt sich nur, wenn man den privaten Telefonanteil damit deutlich senken kann.

3.1 Privaten Telefonanteil pauschal ermitteln

Ist der Einzelnachweis zu aufwändig, kann der Privatanteil auch mit einem bestimmten Prozentsatz der Gesamtaufwendungen oder mit einer jährlichen Pauschale angesetzt werden. In beiden Fällen handelt es sich um Schätzungen.^[1]

Dabei kommt den persönlichen Verhältnissen des Unternehmers eine besondere Bedeutung zu, z. B. ob ein privater Zweitanschluss vorhanden ist und wie hoch die Telefonkosten insgesamt sind. Einen Privatanteil müssen Sie sich jedoch immer anrechnen lassen. Der zu schätzende Privatanteil liegt nach den Erfahrungen in der Praxis zwischen 15 EUR und 30 EUR monatlich bzw. bei ca. 30 % der tatsächlichen Telefonkosten (ausgehend vom Nettobetrag).

[1] § 162 AO.

3.2 Privaten Telefonanteil buchen

Die private Telefonnutzung kann bereits während des Jahres erfasst oder einmalig am Jahresende ermittelt werden. In der Summen- und Saldenliste können Sie die Höhe der tatsächlichen Telefonkosten nachlesen. Dies ist wichtig für den Vergleich, welche der genannten Methoden am günstigsten ist.

Praxis-Beispiel

Privatnutzung Telefon verbuchen

Die tatsächlichen Telefonkosten betragen im Abschlussjahr 1.000 EUR. Es liegt kein Einzelgesprächsnachweis vor. Der Unternehmer entscheidet sich für den Ansatz eines Pauschbetrags i. H. v. 20 EUR netto pro Monat = 240 EUR pro Jahr.

Konto SKR 03 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag EUR	Konto SKR 03 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag EUR
1880	Unentgeltliche Wertabgaben	285,60	8922*	Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens 19 % USt (Telefon-Nutzung)	285,60

Konto SKR 04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag EUR	Konto SKR 04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag EUR
2130	Unentgeltliche Wertabgaben	285,60	4646*	Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens 19 % USt (Telefon-Nutzung)	285,60

*Das Konto ist ein Automatikkonto. Die enthaltene Umsatzsteuer wird programmgesteuert umgebucht.

Hinweis zur Umsatzsteuer:

In dieser Buchung ist Umsatzsteuer enthalten.

Der private Telefonanteil sowie die darauf entfallende Umsatzsteuer sind als Betriebseinnahme (Anlage EÜR in den Zeilen 20 und 16) zu erfassen.