Elektronische Buchführung im Ausland: Risiko oder Kosten ... / 2 Verlagerung der Buchführung: Die Voraussetzungen

2.1 Schriftlicher Antrag ist Pflicht bei Einbeziehung von Drittstaaten

Unternehmen, die ihre elektronische Buchführung in einem Drittstaat (oder mehreren Drittstaaten), also einem Staat, der nicht Mitglied der EU ist, erledigen lassen wollen, müssen dies schriftlich oder elektronisch bei der zuständigen Finanzbehörde beantragen – also bei dem Finanzamt, das die Steuerangelegenheiten des Unternehmens bzw. der Betriebsstätte bearbeitet.^[1] Die Schriftform oder die elektronische Form des Antrags ergibt sich hierbei unmittelbar aus der Formulierung des Gesetzes.

Achtung

Kein Antrag bei Verlagerung in ein anderes Mitgliedsland der EU

Der durch das JStG 2020 neu in das Gesetz eingefügte § 146 Abs. 2a AO normiert, dass bei einer Verlagerung der elektronischen Buchführung in ein anderes Mitgliedsland der EU ein Antrag nicht mehr erforderlich ist. Allerdings sind weiterhin bestimmte Anforderungen zu erfüllen.^[2] Der Datenzugriff muss nämlich in jedem Fall sichergestellt sein. Mit dieser neuen Regelung wird den Bedenken an der Europarechtskonformität der bisherigen Regelung Rechnung getragen. An der Regelung hat sich dem Grunde nach nichts dadurch geändert, dass nunmehr auch eine Verlagerung in mehrere EU-Staaten erfolgen darf.

Praxis-Tipp

Wer ist für den Antrag zuständig?

Bei welchem Finanzamt Unternehmen den Antrag stellen müssen, richtet sich grundsätzlich nach den allgemeinen Vorschriften der §§ 16 ff. AO. Das Finanzamt kann immer nur für seinen sachlichen und örtlichen Zuständigkeitsbereich eine Bewilligung erteilen. Aus diesem Grund gelten Bewilligungen, welche die Zollverwaltung erteilt hat, nicht für die Steuerverwaltung und umgekehrt. Die Behörden sind aber angehalten, den Antragsteller auf die Reichweite der Bewilligung hinzuweisen.

Der schriftliche Antrag muss detailliert beschreiben, welche elektronischen Bücher verlagert werden sollen. Das Finanzamt muss anhand des Antrags die Tatbestandsvoraussetzungen überprüfen können. Im Antrag müssen daher folgende Punkte detailliert beschrieben werden:

• die elektronischen Bücher, die verlagert werden sollen,
• sonstige elektronische Aufzeichnungen, die transferiert werden sollen,
• das geplante Verfahren,
• der Standort des Datenverarbeitungssystems,
• bei Beauftragung eines Dritten dessen Name und Anschrift.

Für jeden Steuerpflichtigen ist ein gesonderter Antrag erforderlich – dies gilt auch für Konzerne.^[3] Die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) müssen auch nach der Verlagerung ins Ausland erfüllt werden.

Wichtig

Wohin geht die Reise?

Das steuerpflichtige Unternehmen muss schon im Antrag der zuständigen Finanzbehörde den Standort des Datenverarbeitungssystems im Ausland mitteilen.^[4] Soll ein Dienstleister außerhalb des eigenen Unternehmens mit der elektronischen Buchführung beauftragt werden, müssen dessen Name und Anschrift im Antrag genannt werden. Falls sich der Standort der elektronischen Buchführung – etwa anlässlich einer Umstrukturierung – in einem internationalen Konzern ändert, ist das Unternehmen verpflichtet, dies der Finanzbehörde unverzüglich mitteilen.^[5]

Das Finanzamt will damit den Überblick behalten – und sicherstellen, dass ggf. notwendige Beschlagnahmemaßnahmen bei einem Steuerstrafverfahren auch nach Verlagerung der elektronischen Buchführungssysteme ins Ausland möglich bleiben. Auf diese Weise kann der Steuerpflichtige die elektronische Beschlagnahme seiner Daten, die auf einem ausländischen Server lagern, bei einer Fahndungsaktion nicht verhindern. Denn der Standort des Buchführungssystems im Ausland ist der Finanzverwaltung bekannt.

[1] Klein/Rätke, AO, 17. Aufl. 2023, § 146 AO Rz. 55.

[2] Klein/Rätke, AO, 17. Aufl. 2023, § 146 AO Rz. 51.

[3] Zu Besonderheiten hier LfSt Bayern v. 29.1.2021, S 0316.1.1.-3/7 St 43, Tz. 3, HI 14323812.

[4] § 146 Abs. 2b Satz 2 Nr. 1 AO; Klein/Rätke, AO, 17. Aufl. 2023, § 146 AO Rz. 55; Dißars, in Schwarz/Pahlke, AO/FGO, § 146 AO Rz. 37 ff.

[5] § 146 Abs. 2b Satz 4 AO.

2.2 Das Finanzamt entscheidet nach pflichtgemäßen Ermessen

Liegt der Antrag vor, entscheidet das Finanzamt "nach pflichtgemäßem Ermessen".^[1] Das bedeutet insbesondere, dass die Bewilligung des Antrags von einigen Voraussetzungen abhängig ist.

[1] Drüen, in Tipke/Kruse, AO/FGO, § 146 AO Rz. 43.

2.2.1 Mitteilung des Standorts des Datenverarbeitungssystems

Die Finanzverwaltung will den genauen Standort des Datenverarbeitungssystems kennen sowie mögliche Dritte, welche die Buchführung bearbeiten.^[1] Darüber hinaus müssen Änderungen des Server-Standorts sofort dem Finanzamt angezeigt werden.^[2]

[1] § 146 Abs. 2b Satz 2 Nr. 1 AO; Drüen, in Tipke/Kruse, AO/FGO, § 146 AO Rz. 46a; Haselmann, in Koenig, AO, 5. Aufl. 2024, § 146 AO Rz. 29.

[2] § 146 Abs. 2b Satz 4 AO, die Anzeige bei Änderungen hat unverzüglich, also ohne schuldhaftes Zögern, zu erfolgen; Dißars, in Schwarz/Pahlke, AO/FGO, § 146 AO Rz. 39.

2.2.2 Erfüllung der steuerlichen Mitwirkungspflichten

Die Verlagerung der elektronischen Buchführung wird nur dann genehmigt, wenn der Steuerpflichtige seinen allgemeinen Mitwirkungspflichten im Besteuerungsverfahren in der Vergangenheit nachgekommen ist und davon auszugehen ist, dass dies auch so bleib...