Elektronische Rechnungsstellung und Verfahrensdokumentation

Zusammenfassung

Überblick

Rechnungen können momentan auch – und müssen in Zukunft teilweise – in elektronischer Form erstellt und archiviert werden. Um die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung zu gewährleisten, sind gewisse Normen einzuhalten.

Zu unterscheiden sind folgende Fälle:

• Erstellung elektronischer Belege,
• Empfang elektronischer Belege und
• Umwandlung von Papierbelegen in elektronische Belege, Stichwort "Digitalisieren" und "Scannen".

Worauf beim Erstellen, beim Empfangen und beim Digitalisieren von elektronischen Rechnungen besonders geachtet werden muss, zeigt dieser Beitrag.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

§ 147 Abs. 2, Abs. 2a, Abs. 2b und Abs. 6 Abgabenordnung (AO)

§ 14 Abs. 1 und Abs. 2, § 15 Abs. 1, § 27 Abs. 38 Umsatzsteuergesetz (UStG)

Abschn. 15.2a Abs. 1a Umsatzsteueranwendungserlass (UStAE)

BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001 (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – GoBD) mit Änderungen durch BMF, Schreiben v. 11.3.2024, IV D 2 – S 0316/21/10001 :002

BMF, Entwurf eines Schreibens v. 13.6.2024, III C 2 – S 7287-a/23/10001 :007 (Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1.1.2025)

1 Erstellung elektronischer Belege

Bei der Erstellung von elektronischen Rechnungen muss sichergestellt sein, dass jeder Geschäftsvorfall genau einmal erfasst und berechnet wird. Es darf also nicht zum Nichterfassen oder Mehrfacherfassen von Geschäftsvorfällen kommen.

Danach beginnt ebenso wie bei elektronisch erhaltenen Rechnungen die Archivierung.

Hinweis

Nutzung von Text- und Tabellenverarbeitungsanwendungen als Schreibmaschine

Werden Rechnungen mittels einer Maske in einer Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsanwendung erstel...