Das Planungssystem, das vom Controlling aufgebaut wird, beinhaltet in der Regel Planungsformate mit unterschiedlichen Zeithorizonten. Diese haben für ein Unternehmen, das in Business Units mit Erfolgsverantwortung strukturiert ist, unterschiedliche Bedeutung.
Langzeitplanung
Die Langezeitplanung umfasst 3, 5 oder 10 Jahre. Sie ist für die Motivation der verantwortlichen Leiter der Einheiten besonders wichtig, da darin die Rahmenbedingungen der unternehmerischen Tätigkeit festgeschrieben werden. Die Langzeitplanung muss daher besonders auf die Business Units ausgerichtet sein, deren Ziele berücksichtigen und ausreichend Spielraum für eigene Entscheidungen lassen.
Gleichzeitig wird das Ergebnis der Langzeitplanung besser, wenn eigenverantwortliche Bereiche involviert sind. Der übliche geringe Detaillierungsgrad der Planung für mehrere Jahre wird durch die Aufteilung auf mehrere Bereiche verbessert. Jeder Bereich stellt einen eigenen Langzeitplan auf, der weniger Parameter berücksichtigen muss als ein Gesamtplan.
Langzeitplanung
Die Planung innerhalb der unterschiedlichen Planungshorizonte hängt zusammen, da sich die aktuelleren Pläne aus den längeren Horizonten ableiten. Das Beispiel in Abb. 1 zeigt die Planung einer Business Unit "Produktion 1", die sowohl Leistungen abgibt (an Vertrieb und Produktion 7), als auch Leistungen empfängt. In der Langfristplanung mit einem Horizont von 5 Jahren werden nur wenige Zahlen geplant, die allerdings alle Werte beinhalten müssen.
Abb. 1: Beispiel einer Langzeitplanung
Budget
In der Regel wird einmal jährlich aus Daten des Langzeitplans ein Budget für das kommende Jahr aufgestellt. Die Planung wird wesentlich detaillierter und umfasst alle Leistungs- und Kostenarten je Business Unit und je Kostenstelle. Ein detaillierter Investitionsplan lässt sich aus der langzeitigen Version herausarbeiten. So wird das Ergebnis je Einheit erkennbar.
Da der Planungshorizont kürzer ist als bei der Langzeitplanung, können für viele Planungsparameter bessere Datengrundlagen genutzt werden. In der Organisation der Business Units bedeutet dies, dass jetzt unternehmerische Entscheidungen notwendig sind. Die Unternehmenseinheit hat einen größeren Spielraum in der Ausgestaltung der Budgets.
Das Controlling beschafft die notwendigen Informationen und stellt sie den Planenden zur Verfügung. Aus den Budgetdaten werden die Ergebnisse der Units und das Gesamtergebnis errechnet. Wichtig ist hier, die exakte Übereinstimmung der Leistungsdaten, die zwischen den Units auszutauschende Leistungen beschreiben, zu gewährleisten.
Budgetplanung
Aus den Planwerten für das Geschäftsjahr GJ 01 wird das Budget entwickelt. Hier wird sehr viel detaillierter geplant. Der Planungshorizont ist ein Jahr, geplant wird in monatlichen Beträgen. Außerdem sind die Inhalte wesentlich differenzierter, was die Planung zwar genauer aber auch unübersichtlicher macht. Das zeigt sich auch, wenn alle Planfaktoren in einer Grafik dargestellt werden sollen.
Abb. 2: Beispiel einer Budgetplanung
Die genauere Planung im Budget führt auch dazu, dass für das Jahr GJ 01 die Budgetwerte von denen in der Langzeitplanung abweichen. Das ist normal, vor allem, wenn die Langzeitplanung schon älter ist. Signifikante Abweichungen müssen jedoch erklärt werden.
| TEUR |
Budget GJ 01 |
Langzeitplan GJ 01 |
| Abgabe Leistung Vertrieb |
4.065 |
|
| Abgabe Leistung Produktion 7 |
6.015 |
|
| Summe Abgabe Leistungen |
10.080 |
10.100 |
| Bezug Leistungen |
2.695 |
2.700 |
| Wareneinsatz |
2.994 |
6.000 |
| Personalkosten |
1.796 |
| Energiekosten |
659 |
| Umlagen aus Zentrale Dienste |
539 |
| Abschreibung |
850 |
850 |
| Summe Kosten |
9.533 |
9.550 |
| Ergebnis Produktion 1 |
547 |
550 |
Der Vergleich in der Tabelle zeigt, dass die Leistung im Budget etwas geringer geplant ist als noch im Langzeitplan. Dafür geht auch der Bezug von Leistungen zurück. Auch die detaillierter geplanten Kosten sind in Summe geringer als im Langzeitplan. Die Abschreibungen verändern sich nicht. Das Ergebnis der Business Unit Produktion 1 sinkt im Budget um 3 TEUR.
Forecast
Die Planungsparameter treten in der Realität meist mit anderen Ergebnissen ein, als geplant. Es entstehen Planungsabweichungen. Um darauf reagieren zu können, wird innerhalb des Budgetzeitraumes mehrfach ein Forecast erstellt. Dieser aktualisiert das gültige Budget und errechnet neue Planwerte für die verbleibende Zeit im Planungszeitraum. Das Budget selbst bleibt unverändert und dient weiterhin als Grundlage für die Kontrollfunktion.
Der Forecast ist ein kurzfristiges Planungsinstrument und dient den Business Units dazu, ihre aktuellen Aktivitäten zu planen und eventuell Maßnahmen zu ergreifen, um auf die erkannten Abweichungen zu reagieren. Im Rahmen der Kontrollfunktion kann das Controlling die Forecasts auch an die Unternehmensleitung weiterleiten. Das geschieht aber in der Regel nur dann, wenn wesentliche Abweichungen zu erwarten sind.
Forecast
Im Laufe des Planjahres werden sich Abweichungen zwischen dem Budget und den realen Daten ergeben. Um die Auswir...