1 Ansatz des Sachbezugswerts
Die steuerliche Behandlung der vom Arbeitgeber ausgegebenen Essenmarken (Essengutscheine, Restaurantschecks) ist davon abhängig, ob diese für Mahlzeiten innerhalb oder außerhalb des Betriebs zu verwenden sind. Während für die Essenmarken für die vom Arbeitgeber selbst betriebene Kantine der amtliche Sachbezugswert anzusetzen ist, ist diese vorteilhafte Bewertung für außerbetriebliche Kantinen oder Gaststätten an weitere Voraussetzungen geknüpft. Dies gilt insbesondere für Barzuschüsse, die in Form von Restaurantschecks zum Erwerb von Mahlzeiten in einer Gaststätte oder anderen außerbetrieblichen Annahmestellen berechtigen. Restaurantschecks werden von Dienstleitern zur Einlösung als Essenmarke in Papierform angeboten. Gebräuchlicher ist inzwischen der Restaurantscheck als digitale Essenmarke.
Die Sachbezugswerte 2025 betragen
- für ein Frühstück 2,30 EUR (2024: 2,17 EUR),
- für ein Mittag- oder Abendessen jeweils 4,40 EUR (2024: 4,13 EUR).
Keine 50-EUR-Freigrenze bei Ansatz des Sachbezugswert "Mahlzeit"
Die 50-EUR-Freigrenze gilt nicht, wenn für den geldwerten Vorteil lohnsteuerlich die amtlichen Sachbezugswerte für Mahlzeiten angesetzt werden.
2 Mahlzeiten in betriebseigener Kantine
Sind die Essenmarken für den Bezug von Mahlzeiten in einer betriebseigenen Kantine bestimmt, so ist der Wert der Mahlzeit mit dem amtlichen Sachbezugswert anzusetzen. Der Wert der Essenmarken ist für die Besteuerung ohne Bedeutung. Lohnsteuerpflichtig ist stets der Sachbezugswert bzw. der um die Zuzahlung des Arbeitnehmers geminderte Sachbezugswert.
Der Sachbezugswert ist nicht anzusetzen, wenn die ausgegebenen Mahlzeiten nicht überwiegend für die Arbeitnehmer zubereitet werden, z. B. Gerichte, die in einem Restaurant auch den Gästen angeboten werden.
Wert der Essenmarke = Preis der Mahlzeit
Keine Zuzahlung des Arbeitnehmers
Der Arbeitnehmer erhält für die arbeitstägliche Mahlzeit in der betriebseigenen Kantine eine Essenmarke im Wert von 3,50 EUR, die Mahlzeit kostet ebenfalls 3,50 EUR. Der Arbeitnehmer zahlt nichts hinzu.
| Sachbezugswert der Mahlzeit |
4,40 EUR |
| Abzgl. Zuzahlung des Arbeitnehmers |
- 0,00 EUR |
| Geldwerter Vorteil |
4,40 EUR |
| Verrechnungswert Essenmarke |
3,50 EUR |
| Anzusetzender geldwerter Vorteil |
4,40 EUR |
Leistet der Arbeitnehmer nach Verrechnung des Wertes der Essenmarke mindestens einen Eigenanteil in Höhe des amtlichen Sachbezugswertes, ergibt sich kein geldwerter Vorteil; die steuerliche Erfassung entfällt. Wird vom Arbeitnehmer eine Zuzahlung geleistet, die geringer ist als der amtliche Sachbezugswert, so ist der Differenzbetrag lohnsteuer- und beitragspflichtig.
Wert der Essenmarke < Preis der Mahlzeit
Zuzahlung des Arbeitnehmers < amtlicher Sachbezugswert
Der Arbeitnehmer erhält für die arbeitstägliche Mahlzeit in der betriebseigenen Kantine eine Essenmarke im Wert von 3,50 EUR, die Mahlzeit kostet 5 EUR. Der Arbeitnehmer zahlt die Differenz i. H. v. 1,50 EUR hinzu.
| Sachbezugswert der Mahlzeit |
4,40 EUR |
| Abzgl. Zuzahlung des Arbeitnehmers |
- 1,50 EUR |
| Geldwerter Vorteil |
2,90 EUR |
| Verrechnungswert der Essenmarke |
3,50 EUR |
| Anzusetzender geldwerter Vorteil |
2,90 EUR |
Wert der Essenmarke < Preis der Mahlzeit
Zuzahlung des Arbeitnehmers > amtlicher Sachbezugswert
Der Arbeitnehmer erhält für die arbeitstägliche Mahlzeit in der betriebseigenen Kantine eine Essenmarke im Wert von 1,50 EUR, die Mahlzeit kostet 6,00 EUR. Der Arbeitnehmer zahlt die Differenz i. H. v. 4,50 EUR hinzu.
| Sachbezugswert der Mahlzeit |
4,40 EUR |
| Abzgl. Zuzahlung des Arbeitnehmers |
- 4,50 EUR |
| Geldwerter Vorteil |
0,00 EUR |
| Verrechnungswert der Essenmarke |
1,50 EUR |
Es ergibt sich kein geldwerter Vorteil, da die Zuzahlung des Arbeitnehmers höher ist als der amtliche Sachbezugswert
3 Mahlzeiten in fremdbewirtschafteten Kantinen
3.1 Vertragliche Beziehung zwischen Arbeitgeber und Kantinenbetreiber
Gibt der Arbeitgeber Essenmarken für die arbeitstägliche Mahlzeit außerhalb des Betriebs aus, sind die Sachbezugswerte auch dann maßgebend, wenn Arbeitnehmer Mahlzeiten in einer nicht vom Arbeitgeber selbst betriebenen Kantine, Gaststätte oder vergleichbaren Einrichtung erhalten und vertragliche Beziehungen zwischen Arbeitgeber und dem Betreiber der Kantine über die Abgabe von Mahlzeiten bestehen.
Auf unmittelbare vertragliche Beziehungen bei der unentgeltlichen bzw. verbilligten Abgabe von Mahlzeiten außerhalb des Betriebs wird verzichtet, wenn der Arbeitgeber ein Essenbon-Unternehmen einschaltet, das den Verkauf von Essengutscheinen bzw. Restaurantschecks zum Gegenstand hat. Der Ansatz des Sachbezugswerts für arbeitstägliche Mahlzeiten außerhalb des Betriebs ist nur unter engen Voraussetzungen zulässig.
3.2 Einlösung nur gegen tatsächliche Mahlzeiten
Die Essenmarken dürfen nur bei Abgabe tatsächlicher Mahlzeiten eingelöst werden.
Lebensmittel erfüllen diese Voraussetzung nur dann, wenn sie unmittelbar zum Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenpausen bestimmt sind. Die Inzahlungnahme bei Metzgereien oder Lebensmittelgeschäften ist also nur dann begünstigt, wenn verzehrfertige Waren abgegeben werden, die keiner besonderen Zubereitung bedür...