Prof. Dr. Christoph Eisl, Prof. Dr. Heimo Losbichler
Die Frage nach der richtigen Präsentationsform für Informationen wird seit dem Beginn der 1960er Jahre und damit einhergehend mit der Verbreitung der Computertechnologie und dem unkomplizierteren Erstellen von Diagrammen diskutiert.
Als Möglichkeiten der Informationspräsentation bietet sich neben den in diesem Leitfaden im Mittelpunkt stehenden Tabellen und Diagrammen (synonym Grafiken) auch die Textform an, wobei sich bei Letzterer die folgenden Ausführungen auf ergänzende Kommentare und Botschaften konzentrieren. Die Formulierung und Gestaltung längerer Fließtexte (z. B. in Geschäftsberichten) wird hier nicht näher beleuchtet.
Tipp: Verwenden Sie Tabellen in erster Linie dann, wenn exakte Werte kompakt dargestellt werden sollen.
Das Wort Tabelle wird aus dem Lateinischen "tabula" abgeleitet und bedeutet so viel wie "Brett"oder "Tafel". Tabelle steht also für "Zahlentafel", da eine Mehrzahl von Einzelzahlen in übersichtlicher Form dargestellt bzw. angeordnet wird. Die Anordnung der Zahlenwerte erfolgt nach einem Schema, bei dem sich Zahlenwerte in Spalten und Zeilen einordnen lassen. Klassische Tabellen enthalten nur Beschriftungen (Texte) und Zahlenwerte. Grafische Tabellen hingegen nutzen zusätzlich Symbole (z. B. Ampeln, Pfeile, Dreiecke), integrierte Abweichungsbalken oder Sparklines (Minidiagramme in einer Zelle in Form von Säulen oder Linien), um Abweichungen und Trends besser ersichtlich zu machen, bzw. auf Ausreißer hinzuweisen.
Aus der Controllerpraxis sind Tabellen nicht wegzudenken. Ein Großteil der verfügbaren Informationen wird in Tabellenform dargestellt. Abb. 14 veranschaulicht und benennt die Elemente einer Tabelle, damit die Erläuterung der in Kapitel 3 folgenden Gestaltungsempfehlungen möglichst verständlich ist.
Abb. 14: Elemente einer Tabelle
Durch die gezielte Anordnung der Zeilen und Spalten helfen Tabellen dem Leser dabei, Vergleiche anzustellen. Zusätzlich können einfache Beziehungen bzw. Verbindungen unterschiedlicher Daten hergestellt werden.
Tipp: Nutzen Sie Diagramme in erster Linie, um besonders wichtige Informationen zu präsentieren und auf Trends oder Ausreißer hinzuweisen.
Das Wort Diagramm leitet sich aus dem altgriechischen ab und bedeutet "geometrische Figur, Umriss". Für unterschiedliche Zwecke werden unterschiedliche Typen eingesetzt, wobei die Bandbreite dabei sehr groß ist und vor allem im Zusammenhang mit Big Data stetig wächst. In Kapitel 4 werden die in der Praxis am häufigsten vorkommenden "klassischen" Diagrammtypen näher behandelt, in Kapitel 5 dann neuere interaktive Diagrammtypen zur Visualisierung von Big Data. Abb. 15 veranschaulicht und benennt die grundsätzlichen Elemente eines Diagramms am Beispiel eines gestapelten Säulendiagramms.
Abb. 15: Elemente eines Diagramms
Diagramme dienen der Visualisierung quantitativer Daten und sind in der Lage, die Aufmerksamkeit der Leser auf sich zu ziehen. Sie lassen uns rasch einen guten Überblick über die zu präsentierenden Daten gewinnen. Diagramme bleiben meist besser in Erinnerung als Tabellen. Vor allem im Zusammenhang mit sehr großen Datenmengen gewinnt die visuelle Darstellung durch Diagramme zunehmend an Bedeutung, da diese die kognitive Belastung des Berichtslesers reduzieren können. Allerdings besteht auch die Gefahr optischer Täuschungen und Fehleinschätzungen, z. B. wenn abgeschnittene Achsen, unterschiedliche Skalen oder 3D-Effekte verwendet werden.
Die Frage, ob eine Tabelle oder ein Diagramm für einen bestimmten Informationszweck verwendet werden soll, lässt sich in der Praxis oft nur schwer beantworten. Eine gewisse Hilfestellung kann dabei die sog. Cognitive-Fit-Theorie bieten. Sie besagt ganz allgemein, dass für jede Aufgabenstellung durch Vorerfahrungen etc. bereits eine "interne" Präsentationsform in den Köpfen der Berichtsempfänger verankert ist.
Wenn z. B. die Berichtsleser über Jahre daran gewöhnt sind, dass die Erfolgsrechnung und die Bilanz in Tabellenform präsentiert werden, sollte diese Gewohnheit nicht durchbrochen werden. Die verwendeten Tabellen können aber optimiert und auch um grafische Elemente (z. B. Sparklines oder Abweichungsbalken) angereichert werden (siehe dazu Kapitel 3).
Ein anderes Beispiel könnte das Erkennen eines Trends bei Vorliegen einer langen Datenreihe mit vielen Werten sein, wie sie häufig bei Aktienkursen vorkommt. Die große Anzahl an Datenpunkten, die Aufgabenstellung und die Vorerfahrung lassen i. d. R. ein Liniendiagramm als optimale Wahl erscheinen. Wird dem Berichtsleser ein solches für die Aufgabenerfüllung zur Verfügung gestellt, spricht man von einem "fit"der "vom Gehirn gewünschten" und "der im Bericht tatsächlich gelieferten" Präsentationsform. Eine mangelnde Übereinstimmung der Präsentationsformen führt zu einer höheren kognitiven Belastung und damit zu einer Verschlechterung der Entscheidungsfindung im Hinblick auf die vorgestellten Bewertungskriterien Effektivität, Effizienz und Attraktivität.
Tipp: Nutzen Sie Kommentare und Botschaften, um Kernaussagen zu vermitteln.