Fachliteratur

Wo die Probleme sind:

• Das richtige Konto
• Zuordnungskriterien
• Art und Weise der Nutzung
• Höhe des Steuersatzes

1 So kontieren Sie richtig!

Praxis-Wegweiser: Das richtige Konto
Kontenbezeichnung	SKR 03	SKR 04	Eigener Kontenplan	Bilanz/GuV
Zeitschriften, Bücher (Fachliteratur)	4940	6820		Sonstige betriebliche Aufwendungen
Fortbildungskosten	4945	6821		Sonstige betriebliche Aufwendungen

So kontieren Sie richtig!

Bei der Entscheidung, ob Aufwendungen für Fachliteratur als Betriebsausgaben abgezogen werden können, ist nicht immer der objektive Charakter einer Publikation maßgebend, sondern vielmehr die Funktion im Einzelfall.^[1] Ob ein Buch als Fachliteratur eingestuft werden kann, hängt also wesentlich von der ausgeübten Tätigkeit ab. Dabei muss eine private Nutzung so gut wie ausgeschlossen sein, d. h., sie darf nicht mehr als 10 % betragen. Ist dies der Fall, bucht der Unternehmer seine Aufwendungen auf das Konto "Zeitschriften, Bücher (Fachliteratur)" 4940 (SKR 03) bzw. 6820 (SKR 04).

Buchungssatz:

Zeitschriften, Bücher (Fachliteratur)

an Bank/Kasse

[1] BFH, Urteil v. 21.2.1986, VI R 192/82.

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: So werden Bücher/Zeitschriften bei einem Publizisten richtig gebucht

Herr Huber ist Publizist, der in verschiedenen Magazinen schöngeistige Literatur bespricht, d. h., er schreibt eine Abhandlung über das jeweilige Werk. Herr Huber kann seine Aufwendungen von 298 EUR (brutto) für die Anschaffung schöngeistiger Literatur ausnahmsweise als Betriebsausgaben abziehen, weil er die erworbenen Bücher nahezu ausschließlich beruflich nutzt. Die Anschaffung ist also beruflich veranlasst, wenn er diese zum Zweck einer Besprechung angeschafft hat.

Buchungsvorschlag:

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4940/6820	Fachzeitschriften, Bücher (Fachliteratur)	278,50
1571/1401	Abziehbare Vorsteuer 7 %	19,50	1200/1800	Bank	298

3 Wann der Kauf von Fachliteratur betrieblich veranlasst ist

Es gibt Kategorien von Aufwendungen, bei denen die betriebliche Zuordnung von vornherein unproblematisch ist, z. B. beim Wareneinkauf. Andere Aufwendungen sind eindeutig dem privaten Bereich zuzuordnen, wie z. B. die Miete für die eigene Wohnung. Daneben gibt es Aufwendungen, wie z. B. der Erwerb von Fachliteratur, bei denen die Zuordnung davon abhängt, was Gegenstand des Unternehmens bzw. einer Tätigkeit ist. Im Allgemeinen gilt, ist die Anschaffung der Fachbücher und Fachzeitschriften betrieblich oder beruflich veranlasst, sind die Anschaffungskosten als Betriebsausgaben/Werbungskosten abzugsfähig. Eine privatbedingte Mitnutzung ist hierbei nur dann unschädlich, wenn sie von absolut untergeordneter Bedeutung ist.^[1]

Die Anschaffung von Literatur ist nämlich nur betrieblich veranlasst, wenn ein privates Interesse nach Art des Werkes und der Tätigkeit objektiv ausgeschlossen ist. Bücher und Zeitschriften, die üblicherweise von Privatpersonen gelesen werden, erkennt das Finanzamt i. d. R. nicht als Fachliteratur an.

Allerdings ist nicht immer der objektive Charakter einer Publikation maßgebend, sondern vielmehr die Funktion im Einzelfall.^[2] Ob ein Buch als Fachliteratur eingestuft werden kann, hängt also wesentlich von der ausgeübten Tätigkeit ab. Dabei muss eine private Nutzung so gut wie ausgeschlossen sein, d. h., sie darf nicht mehr als 10 % betragen.^[3] Bücher mit schöngeistigem Inhalt, Konversationslexika und Reiseführer können nur im Ausnahmefall Fachliteratur sein.^[4]

Praxis-Beispiel

Kauf von Reiseführern

Herr Braun ist als Rechtsanwalt tätig und kauft sich einen Spanien-Reiseführer, weil er eine Rundreise durch Spanien plant. Er kann weder seine Aufwendungen für den Kauf des Reiseführers noch seine Reisekosten, die ihm während der Spanienrundreise entstanden sind, als Betriebsausgaben abziehen. Der Reiseführer, den er mit der EC-Karte seines betrieblichen Kontos gezahlt hat, hat 28 EUR gekostet.

Buchungsvorschlag:

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
1800/2100	Privatentnahmen allgemein	28	1200/1800	Bank	28

Alternative:

Herr Braun ist als Schriftsteller tätig und schreibt u. a. Reiseführer. Er hat mit seinem Verlag vereinbart, einen Spanien-Reiseführer zu schreiben. Er erwirbt mehrere Reiseführer zum Gesamtbetrag von 258 EUR zu Recherchezwecken. Konsequenz: Herr Braun kann sowohl die Aufwendungen für den Kauf der Reiseführer als auch ggf. anfallende Reisekosten für Vor-Ort-Recherche als Betriebsausgaben abziehen. Der Erwerb der Reiseliteratur dient für Braun der Ausübung seines Berufes und damit einer – zumindest – weitestgehend beruflichen Nutzung.^[5]

Buchungsvorschlag:

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4940/6820	Fachzeitschriften, Bücher (Fachliteratur)	241,12
1571/1401	Abziehbare Vorsteuer 7 %	16,88	1200/1800	Bank	258

Ein weiterer Problemfall kann der Nachweis sein. Die allgemeine Bezeichnung "Fachliteratur" reicht nicht aus.^[6] Es ist zwingend erforderlich, dass sich aus der Rechnung bzw. Kleinbetragsrechnung der genaue Titel ergibt.

Hinweis

Was bei einem mehrbändigen Fachlexikon gilt

Der Erwerb eines mehrbändigen Fachlexikons oder z. B. eines medizinischen G...