Fast Close: Schnelle und präzise Jahresabschlusserstellu ... / 2 Entwicklung des Closing Cockpit

2.1 Schedule-Manager als Vorläufer

Schwächen bisheriger ERP-Systeme

In der Vergangenheit wurden Checklisten in Form von Excel-Dateien eingesetzt, die ohne Verbindung zum eingesetzten ERP-System abgearbeitet wurden. Damit war es natürlich schwierig, einen Überblick über den Stand der Arbeiten zu bekommen. Die Arbeiten mussten durch persönliche Kommunikation koordiniert werden. Fehlerquellen waren u. a. durch

• die Abarbeitung der Aufgaben in einer falschen Reihenfolge,
• das Auslassen von Aufgaben,
• die Verwendung alter Checklistenversionen oder
• mangelhafte Dokumentation

gegeben.

Schedule-­Manager als 1. Lösungsansatz

Der Schedule-Manager war der 1. Ansatz von SAP, ein Instrument zur Abarbeitung von periodisch wiederkehrenden Aufgaben in ein ERP-System zu integrieren. Dabei wird ein hierarchisch gegliederter Aufgabenplan definiert, der aus mehreren Aufgaben besteht. Die Aufgaben können von ihrer Art her einzelne Transaktionen, Programme, Notizen oder Workflows sein. Anschließend werden die Aufgaben eingeplant oder direkt ausgeführt. Ein Monitor zeigt das Ergebnis der Verarbeitung an.

Die Schwachstellen des Schedule-Managers sind:

• Es gibt keinen Gesamtstatus der Abarbeitung des Aufgabenplans. So ist es schwierig festzustellen, ob wirklich alle Aufgaben abgearbeitet wurden.
• Es lassen sich keine Abhängigkeiten zwischen einzelnen Aufgaben definieren. Aufgaben können in einer falschen Reihenfolge abgearbeitet werden.
• Es können damit nur Aufgaben in einem einzigen Mandanten eines SAP-Systems gesteuert werden.

2.2 Closing Cockpit

Das Closing Cockpit ist die Weiterentwicklung des Schedule-Managers. Es ist ab Release ERP 5.0 verfügbar und bietet folgende Funktionalitäten:

• Planung periodisch wiederkehrender Aufgaben in chronologischer Reihenfolge unter der Berücksichtigung von Abhängigkeiten zwischen einzelnen Aufgaben;
• einheitliche Benutzeroberfläche zur Ausführung der Aufgaben für alle beteiligten Verantwortlichen;
• einfache Koordination durch Anzeige des aktuellen Status der Abarbeitung der Aufgaben;
• systemübergreifende Durchführung und Koordination von Abschlussarbeiten (optional);
• zentraler Monitor mit Statusanzeige zur Information aller Beteiligten;
• Integration mit Berechtigungsverwaltung in SAP, Verantwortliche können nur Aufgaben ausführen, für die sie berechtigt sind;
• automatische, prozessbegleitende Dokumentation aller Abschlussarbeiten zur Erfüllung von Compliance-Anforderungen und für spätere Prüfungen;
• Integration mit dem Business Warehouse zum Vergleich von Plan- und Ist-Dauer der Ausführung von Aufgaben und des Fortschritts der Abschlussarbeiten.

2.3 Erweiterung für das Closing Cockpit von Redwood

Central Process Scheduling

Redwood bietet mit dem Central Process Scheduling (CPS) eine Softwarelösung zur zentralen Steuerung und Automatisierung von Abschlussprozessen, die mit dem Closing Cockpit voll integriert ist. Damit lassen sich mandanten- und systemübergreifende Abschlussarbeiten für mehrere SAP- und Fremdsysteme (heterogene Systemlandschaften) ausführen und bei Bedarf parallelisieren und ereignisbasiert ausführen. Das ist für große Konzerne, bei denen mehrere verschiedene Systeme eingesetzt werden, von Bedeutung.

2.4 Konzept des Closing Cockpit

2.4.1 Merkmale

Unterstützung wiederkehrender Arbeiten

Das Closing Cockpit unterstützt Planung, Koordination und Durchführung periodisch wiederkehrender Abschlussarbeiten. Zu jeder Aufgabe lassen sich Termin und Verantwortlicher festlegen. Die Ausführung der Arbeiten wird durch Protokolle, Job-Logs, Kommentare und umfassende Informationen zu Status und Dauer nachvollziehbar dokumentiert.

Hauptanwendungsgebiet ist die Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen im Finanzwesen. Das Closing Cockpit lässt sich aber auch für jede Art von periodisch wiederkehrenden Arbeiten in SAP einsetzen.

2.4.2 Von der Vorlage zum Aufgabenplan

Einheitliche Vorlage

Als Basis wird eine zentrale Vorlage mit allen Aktivitäten definiert. Aus dieser Vorlage wird dann periodisch für jeden Abschluss ein eigener Aufgabenplan generiert (vgl. Abb. 1).

Abb. 1: Vorlage und Aufgabenplan

Der Aufgabenplan wird freigegeben und von den an den Abschlussarbeiten beteiligten Mitarbeitern abgearbeitet. Wenn alle Aufgaben fehlerfrei ausgeführt sind, wird der Status abgeschlossen gesetzt. Dieser Prozess wiederholt sich in jeder Periode.