Finanzierung: Der richtige Umgang mit Kapitalgebern für ... / 3.1 Die Aufbereitung der Zahlen

Mit der Planung ist der 1. Schritt getan. Für den Plan-Ist-Vergleich werden von der Buchhaltung und anderen Quellen im Unternehmen Daten geliefert, die es zu verarbeiten gilt. Oft sind lange Auswertungen, Listen und Tabellen die Folge – wer aber hat Lust, endlose Zahlenkolonnen zu lesen, zu bewerten und zu verstehen?

Bild schlägt Text

Wie gesagt: Wir machen nur das gut, was uns Spaß macht. Also sorgen wir dafür, dass uns das monatliche Controlling Spaß macht! Weg also mit unübersichtlichen "Summen-Salden-Listen", Tabellen und Excel-Tapeten!

Dabei gilt: Bild schlägt Text! Wo immer möglich, sollten Grafiken und Abbildungen genutzt werden, die neben den Monatswerten als Zusatz die zeitliche Entwicklung und den Vergleich zum Vorjahr und zur Planung zeigen (vgl. Abb. 3). Grafiken zeigen viele Aspekte auf einen Blick, sind schneller zu erfassen und verhindern eher Fehlinterpretationen und Lesefehler.

Abb. 3: Darstellung von Plan-Ist-Vorjahresvergleichen

Überlegen Sie, wie Ihr persönliches Cockpit für das Unternehmen aussehen soll. Alle Zahlen müssen klar und schnell erfassbar sein, dann liegen sie richtig.

Praxis-Tipp

Kennzahlen in Diagrammen darstellen

Nutzen Sie für Controlling-Reports vor allem Grafiken. Sie ermöglichen eine schnelle Erfassung des Wesentlichen und zeigen zeitliche Entwicklungen besser auf als jede Tabelle.

Ganz ohne Tabellen wird es nicht gehen, aber eine Tabelle nach der klassischen BWA-Struktur über Umsatz, Rohertrag und Kosten bis hin zum Ergebnis, für den Berichtsmonat und für die kumulierten Werte, ergänzt um eine Tabelle mit einigen wichtigen (!) Kennzahlen und eine Übersicht zur Liquidität reichen oft schon aus. Zusätzlich sollte überlegt werden, die aus Bankensicht für ein Rating wichtigen Kennzahlen zu erstellen und mit Zielgrößen, die erreicht werden sollen, zu versehen. So lässt sich besonders leicht erkennen, wo man im Unternehmen steht und wie weit es noch ist, bis man gute Werte erreicht hat.

Chefinfo auf einer Seite

Berichte sollten dem Unternehmer als umfassender Report vorliegen, aber auch als "Chefinfo", die alle entscheidenden Zahlen auf einer Seite zusammenfasst. Weitere Reports, vielleicht mit anderen Inhalten und Auswertungen, gehen z. B. an einzelne Abteilungen oder Führungskräfte.

So erhält der Vertriebsmann einer Druckerei aus dem Controlling nicht den gesamten Report, sondern nur die Umsatzzahlen und die monatliche ABC-Umsatzanalyse der Top-50-Kunden. Zusätzlich erhält er als Steuerungsinstrument Balkengrafiken zu den Top-25-Kunden, auf denen die Umsätze des jeweiligen Kunden pro Monat und gegenüber dem Vorjahr dargestellt werden. Seither "stirbt dort kein Kunde mehr still und heimlich weg", sinkende Umsätze und fehlende Anfragen werden frühzeitig erkannt und durch den Außendienst mit einem Kontakt zum Kunden bearbeitet. Seither hat es die Konkurrenz dort schwerer, Fuß zu fassen.