Flüssige Mittel in Buchführung und Bilanz

1 Begriffliche Abgrenzung der "flüssigen Mittel"

Rz. 1

Nach betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten werden als "Flüssige Mittel" – auch als liquide Mittel bezeichnet – Geldmittel und Vermögensgegenstände des Umlaufvermögens eines Unternehmens, die kurz-oder mittelfristig in Geld umgewandelt werden können, bezeichnet. Dabei wird nach der Verflüssigungsfähigkeit in Geld folgende Rangfolge unterschieden:

a) liquide Mittel erster Ordnung – Bargeld oder Bankguthaben;

b) liquide Mittel zweiter Ordnung – Schecks, diskontfähige Wechsel, Wertpapiere des Umlaufvermögens, Forderungen aus Lieferungen und Leistungen;

c) liquide Mittel dritter Ordnung – Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, Halb- und Fertigfabrikate, Waren.

Rz. 2

Unter bilanziellen Gesichtspunkten wird für den Begriff "Flüssige Mittel" enger auf die Zahlungsmittelfunktion des Wirtschaftsguts abgestellt.

Die Position innerhalb der Bilanz lautet gem. § 266 Abs. 2 HGB "Kassenbestand, Bundesbankguthaben, Guthaben bei Kreditinstituten und Schecks".^[1] Durch die Bezeichnung "flüssige Mittel" ist die Klarheit gewährleistet und ein Informationsverlust nicht erkennbar, da diese Position grundsätzlich nicht aufzugliedern ist.^[2]

Zum Kassenbestand gehören alle Euro-Noten und Sorten sowie die in- und ausländischen Münzen; zu erfassen sind auch die Bestände in allen Haupt- sowie Nebenkassen, einschließlich der in Automaten befindlichen Münzen. Weiterhin sind Wertzeichen, wie Brief-, Steuer-, Stempel-, Gerichtskosten- und Beitragsmarken sowie nicht verbrauchte Frankiermarken zu erfassen, nicht dagegen Zins- und Dividendenscheine.^[3]

Guthaben bei Kreditinstituten bestehen aus Guthaben bei inländischen und vergleichbaren ausländischen Banken, Sparkassen und Zentralbanken und können in jeder Währung vorhanden sein. Auszuweisen sind grundsätzlich die Guthaben, die jederzeit dispositionsfähig sind. Somit sind auch Festgelder, sofern sie vorfristig verfügbar sind, unter dieser Position zu erfassen. Es sei denn, die Guthaben sind mit einem Sperrvermerk versehen .^[4]

Schecks beinhalten alle Arten von Bar- und Verrechnungsschecks, inkl. Postbank- und Reiseschecks. Voraussetzung ist die Verwendung für eigene Rechnung. Diese Voraussetzung ist bei den vordatierten Schecks, die am Tag der Vorlage fällig werden, erfüllt. Zurückgesandte sowie mit einem Protestvermerk versehene Schecks zählen nicht zu den flüssigen Mitteln. Der Ausweis erfolgt unter der Position "Forderungen".^[5]

Rz. 3

Der (Waren-)Wechsel wird in vorstehende Definition nicht einbezogen, da er zum einen eher ein Kreditmittel denn ein Zahlungsmittel ist und zum anderen beispielsweise bei Mängelrügen an dem Wechsel zugrunde liegenden Warengeschäft eine kurzfristige Versilberung nicht möglich ist.

[1] Die Gliederungsvorschriften für Kapitalgesellschaften werden für Einzelunternehmen sowie für Personengesellschaften in der Regel äquivalent angewandt.

[2] Ein gesonderter Ausweis oder ein Vermerk im Anhang kommen bei gesperrten Guthaben in Betracht. Dasselbe gilt für gesperrte oder eingefrorene Konten. Siehe dazu Schubert/Waubke , in Beck'scher Bilanz-Kommentar, Handels- und Steuerrecht, 12. Aufl. 2020, § 266 Rz. 155.

[3] Diese sind bei den Wertpapieren zu erfassen.

[4] Dann erfolgt der Ausweis der Beträge unter den sonstigen Vermögensgegenständen.

[5] Vgl. Schubert/Waubke, in Beck'scher Bilanz-Kommentar, Handels- und Steuerrecht, 12. Aufl. 2020, § 266 Rz. 158.

2 Flüssige Mittel in der Buchführung

2.1 Buchmäßige Behandlung des Kassenverkehrs

2.1.1 Kassenbuch

Rz. 4

Das Kassenbuch nimmt als Grundbuch der doppelten Buchhaltung die Buchungen über die Bargeldbewegungen auf. Üblicherweise werden monatlich die Summen der Bareinnahmen und Barausgaben lt. Kassenbuch auf das Hauptkonto "Kasse" übertragen. Das Kassenbuch dient mithin als Grundlage für die Eintragung ins Hauptbuch, ist also Spiegelbild des Hauptbuchkontos "Kasse". Das Kassenbuch wird auch als Kassenjournal oder als Kassenkladde bezeichnet.

Rz. 5

Gemäß H 5.2 EStH können die Grundbuchaufzeichnungen auf Dauer auch durch eine gesonderte und übersichtliche Belegablage ersetzt werden. § 146 Abs. 5 AO erweitert diese Vorgehensweise durch das Führen von Büchern auf Datenträgern, soweit die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung erfüllt sind. Jedoch muss beim Führen von Büchern auf Datenträgern gewährleistet sein, dass die Daten während der Aufbewahrungsfrist^[1] verfügbar sind und jederzeit kurzfristig lesbar gemacht werden können.

Rz. 6

Bei der Führung des Kassenbuches sind folgende Grundsätze zu beachten:

1. Es darf keine Kassenbuchung ohne ordnungsgemäßen Beleg vorgenommen werden (Belegzwang). Den Kassenbuchungen sind entweder echte Fremdbelege oder – wenn solche Originalbelege üblicherweise von außen her nicht in das Unternehmen gelangen – selbst erstellte Eigenbelege zugrunde zu legen. Die Eigenbelege müssen förmlich und sachlich richtig und im laufenden Geschäftsbetrieb üblicherweise erstellt sein. Das kommt z. B. für Trinkgelder, auswärtige Telefon- und Telegrammspesen, in Betracht.
2. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden .^[2] Bei Aufzeichnung jeder einzelnen Kasseneinnahme und -ausgabe umfasst das Erfordernis e...