Nach Beschlussfassung ist der Formwechsel zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden. Mit der Eintragung ins Handelsregister und der anschließenden Bekanntmachung ist der Formwechsel abgeschlossen. Die notariell beglaubigte Anmeldung erfolgt bei einem Formwechsel von einer OHG, KG bzw. Partnerschaft durch die Mitglieder des künftigen Vertretungsorgans: bei der GmbH also durch die Geschäftsführer und, sofern ein Aufsichtsrat gebildet werden muss, auch durch alle Mitglieder des Aufsichtsrats. Bei einem Formwechsel von einer anderen Kapitalgesellschaft in eine GmbH meldet das bisherige Vertretungsorgan die Umwandlung an.
Zuständiges Registergericht
Die Anmeldung wird beim Registergericht am Sitz der Gesellschaft vorgenommen, wobei bei dem Wechsel von einer Personen- in eine Kapitalgesellschaft die Anmeldung bei der bisher zuständigen Abteilung A, bei der die OHG bzw. KG eingetragen ist, vorzunehmen ist. Erfolgt eine Sitzverlegung, sind 2 Registeranmeldungen erforderlich, also sowohl beim alten als auch beim neuen Sitz.
Bei der Anmeldung muss auch erklärt werden, dass eine Klage gegen die Wirksamkeit des Umwandlungsbeschlusses nicht oder nicht fristgemäß erhoben wurde oder dass eine solche Klage rechtskräftig abgewiesen oder zurückgenommen worden ist.
Beim Formwechsel in eine GmbH ist auch die Bestellung der Geschäftsführer und die Art ihrer Vertretungsbefugnis beim Handelsregister anzumelden. Schließlich müssen die Geschäftsführer versichern, dass sie die persönlichen Voraussetzungen für das Amt des Geschäftsführers mitbringen, also zum Beispiel nicht wegen bestimmter im Gesetz genannter Straftaten, u. a. Insolvenzstraftaten innerhalb der letzten 5 Jahre rechtskräftig verurteilt worden sind.
Bei der Umwandlung einer OHG, KG bzw. Partnerschaft in eine GmbH muss auch versichert werden, dass die Stammeinlagen eingezahlt wurden (bewirkt sind) und sich endgültig zur freien Verfügung des Geschäftsführers befinden. Dies ist bei einer Umwandlung von einer anderen Kapitalgesellschaft in eine GmbH nicht erforderlich.
Schließlich sind der Geschäftszweck und die Lage der Geschäftsräume anzugeben. Bestand bisher ein Aufsichtsrat, so können die Anteilsinhaber im Umwandlungsbeschluss für ihre Aufsichtsratsmitglieder die Beendigung des Amts bestimmen. Ist auch bei der neu zu gründenden GmbH ein Aufsichtsrat zu bilden, so bleiben die Mitglieder des Aufsichtsrats im Amt und sind bei der Anmeldung zu benennen.
Der Anmeldung sind diese Unterlagen beizufügen:
- der Umwandlungsbericht bzw. etwaige Verzichtserklärungen,
- der Nachweis über die Zuleitung des Entwurfs des Umwandlungsbeschlusses an den Betriebsrat oder wenn es einen solchen nicht gibt, die eidesstattliche Versicherung des anmeldenden Vorstands, dass es keinen Betriebsrat gibt und
- etwaige Zustimmungserklärungen einzelner Anteilsinhaber. Zustimmungserklärungen sind z. B. dann erforderlich, wenn einzelne Anteilsinhaber auf Sonderrechte verzichten oder die Umwandlung der Zustimmung aller Gesellschafter bedarf und einzelne Gesellschafter an der Beschlussfassung nicht teilgenommen haben. Solange die Zustimmungserklärungen nicht vorliegen, ist der Umwandlungsbeschluss unwirksam und gilt als "schwebend".
- etwaige Verzichtserklärungen der Anteilseigner betreffend die mündliche Erläuterung des Entwurfs des Umwandlungsbeschlusses gemäß § 239 Abs. 2 UmwG und das Recht zur Klage gegen die Wirksamkeit des Umwandlungsbeschlusses (§§ 198 Abs. 3, 16 Abs. 2 Satz 2 UmwG)
Bei dem Formwechsel in die GmbH sind außerdem diese Unterlagen notwendig:
- der Gesellschaftsvertrag als zwingender Bestandteil des Umwandlungsbeschlusses,
- der Bestellungsbeschluss über die Geschäftsführer und
- eine Gesellschafterliste.
Schließlich verlangen die Registergerichte auch Unterlagen zur Bewertung des Vermögens, um überprüfen zu können, ob dem Kapitalschutz Rechnung getragen wurde. Hier wird die Vorlage des letzten Jahresabschlusses und eine Werthaltigkeitsbescheinigung eines Steuerberaters oder Wirtschaftsprüfers gefordert vorzulegen. Auch der Sachgründungsbericht sowie ein Beschluss über die Stellung von Aufsichtsratsmitgliedern sind zum Handelsregister einzureichen. Bei dem Formwechsel der AG bzw. KG a. A. in eine GmbH ist der Sachgründungsbericht entbehrlich.
Bisherige Gesellschafter haften 5 Jahre
Die Haftung der bisherigen, persönlich haftenden Gesellschafter für Altverbindlichkeiten bleibt unberührt, wobei das Gesetz eine Enthaftung nach 5 Jahren anordnet.
Der Formwechsel ist erst mit Eintragung im Handelsregister wirksam. Die Eintragung bewirkt, dass der formwechselnde Rechtsträger in der neuen Rechtsform fortbesteht.