Frühwarnsystem: Einführung in einem mittelständischen Mi ... / 4.6 Abbildung der Getränkeproduktion in einer Produktionssoftware

Ausgangssituation

Für die Getränkeproduktion gab es bereits eine Produktionssoftware. Diese wurde allerdings lediglich für die Warenlieferungen und Rechnungsstellungen an externe Kunden verwendet.

Der Produktionsprozess wurde seitens der Produktionsleitung in Excel-Listen abgebildet. Es gab monatliche Übersichten über die jeweils produzierten Getränkemengen nach Sorten und Gebindearten, es fand jedoch keine Verknüpfung mit den Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen statt.

Problemstellung

Da das Unternehmenswachstum in erster Linie aus dem Produktionsbereich resultiert – die einzelnen Hotel- und Restaurantbetriebe verzeichneten über die Jahre hinweg relativ geringe Umsatzschwankungen –, kommt dem Produktionsprozess und Handelsverkauf eine besondere Bedeutung bei der Überwachung und Steuerung des Unternehmens zu.

Insbesondere durch den saisonalen Charakter ist es wichtig, Transparenz in den Abläufen zu erzeugen. Ein produktionsorientierter Warenbeschaffungsprozess, ein konsequentes Forderungsmanagement und ein passendes Lieferantenziel sorgen für eine optimale Innenfinanzierung. Hierdurch können Liquiditätsreserven aufgebaut werden, die für das weitere Wachstum genutzt werden können.

Problemlösung

Die Artikelstammdaten wurden in der Produktionssoftware erweitert. Neben den Artikeln für den Getränkeverkauf wurden auch die Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe implementiert.

Es wurden Stücklisten definiert, die den Produktionsprozess für jedes einzelne produzierte Getränk abbilden. Jedem Artikel wurden – je nach Fertigungszustand – eine Kontonummer, Kostenstelle und Kostenträger zugeordnet. Sie orientieren sich an der FIBU-Struktur und ermöglichen jederzeit einen Abgleich zwischen Kostenrechnung und Finanzbuchhaltung.

Weiterhin wurde festgelegt, dass sämtliche produktionsrelevanten Vorgänge nicht mehr in Excel-Listen festgehalten werden, sondern in der Produktionssoftware: Bestellung der Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, Buchung der Wareneingänge, Festlegung der Mindestbestände, tägliche Buchungen der Lagerbewegungen nach produzierten Getränkemengen, Verbräuchen und Verkäufen, Buchung der Rechnungseingänge und -ausgänge, Buchung der Lagerbewegungen für die einzelnen Lagerorte etc.

Die konsequente Nutzung der Produktionssoftware bietet den Vorteil, dass sich die Datenqualität in der Finanzbuchhaltung verbessert. Die Lagerbestände werden jetzt per Schnittstelle monatlich in die FIBU transferiert. Vorher erfolgte dies lediglich zu den Inventurstichtagen.

Außerdem können jetzt Rückstellungen für gelieferte, aber noch nicht abgerechnete Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe gebildet werden. Vorher erfolgte die Kostenerfassung erst bei Rechnungseingang, was zur Folge hatte, dass die monatliche Kennziffernanalyse Abgrenzungsungenauigkeiten auswies.

Die Qualität der Kennzahlen für die Produktivität, Materialwirtschaft und des Vertriebes konnte hierdurch erheblich verbessert werden.

In einem monatlichen Produktionsbericht werden nach Umsetzung dieser Maßnahmen aus der Produktionssoftware heraus automatisch Kennzahlenreihen für die letzten 24 Monate erzeugt. Festgehalten werden dabei unter anderem: Lagerbestand nach Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, unfertigen Erzeugnissen und Fertigerzeugnissen, Deckungsbeiträge nach Produktgruppen und Gebindemengen, Umschlagsziffer des Fertigwarenlagers und des RHB-Lagers, Lagerreichweite in Tagen, Produktivität, Auftragseingänge, Auftragsbestand.