Gaststätten, Imbiss, Catering, Beherbergung / 5.3 Elektronische Registrierkasse

In der Praxis werden die Einnahmen aus dem Gaststättenbetrieb i. d. R. mittels einer elektronischen Registrierkasse (Kellnerkasse) aufgezeichnet.

Zentraler Prüfungspunkt: Kassenbuch

Werden in einer Gaststätte auch die Entgelte geprüft, ist ein zentraler Prüfungspunkt das Kassenbuch. In aller Regel wird der Löwenanteil der Erlöse in einer Gaststätte bar vereinnahmt. Formell wird das Kassenbuch daraufhin geprüft, ob die Eintragungen vollständig, richtig, zeitnah und einigermaßen geordnet vorgenommen wurden. Zu beachten ist, dass die Kasseneinnahmen täglich zu erfassen sind.^[1] Hierbei müssen die Tageseinnahmen jedoch nicht unbedingt detailliert genau im Kassenbuch erfasst sein. Es genügt die Tagessumme. Allerdings muss die Tagessumme anhand der Kassenzetteleinnahme-Listen, der Registrierkassenstreifen oder der Tagesendsummenbons nachgewiesen werden.

Dokumentation der umsatzfreien Tage

Bei diesen Unterlagen (insbesondere bei den elektronisch erstellten Belegen) ist darauf zu achten, dass eine lückenlose Belegsammlung vorliegt. Fehlen beispielsweise in den Tagesendsummenbons einzelne Tage, sollte aufgezeichnet sein, warum an diesen Tagen keine Einnahmen erzielt wurden. Dies wird regelmäßig am Ruhetag der Fall sein. Ferner können Betriebsferien, Familienfeierlichkeiten und örtliche Feierlichkeiten Begründungen für ein tageweises Schließen der Gaststätte sein.

Bei der Aufzeichnung der Einnahmen sollte auch darauf geachtet werden, dass alle mit dem Lokal zusammenhängenden Einnahmen erfasst sind. Hierbei ist folgende Checkliste hilfreich:

• Einnahmen aus der Abgabe von Speisen zum Verzehr an Ort und Stelle;
• Einnahmen aus der Abgabe von Speisen über die Straße (nicht zum Verzehr an Ort und Stelle);
• Einnahmen aus Vermietung von Konferenzräumen und Sitzungszimmern;
• Einnahmen aus Zimmervermietung;
• Einnahmen, die nicht bar erfasst werden, sondern über das Bankkonto eingehen;
• Einnahmen, die über Kreditkarten abgerechnet wurden;
• Nutzungsgebühren für Sondereinrichtungen (z. B. Kegelbahn, Sauna, Fitnessraum und Schwimmbad);
• Nebeneinnahmen, z. B. aus Andenken- und Ansichtskartenverkauf;
• Nebeneinnahmen aus Geldspiel- und Unterhaltungsautomaten;
• Einnahmen aus Zigaretten-, Kaugummi- und sonstigen Automaten;
• sonstige betrieblich veranlasste Einnahmen;
• Erfassung von Privatentnahmen.

[1] § 146 Abs. 1 AO.