Gaststätten, Imbiss, Catering, Beherbergung / 6.1 Pflichtangaben und Aufbewahrungspflicht

Grundsätzlich ist ein Unternehmer berechtigt Rechnungen über seine Leistungen zu stellen. Soweit der Unternehmer an einen anderen Unternehmer oder eine juristische Person leistet, ist er jedoch zur Rechnungsstellung verpflichtet^[1]; das gilt auch bei steuerfreien Leistungen.^[2]

Eine Rechnung muss binnen 6 Monaten nach Ausführung der Leistung ausgestellt werden, bei vorheriger Vereinnahmung von Zahlungen 6 Monate nach Vereinnahmung.

Eine ordnungsgemäße Rechnung muss folgende Pflichtangaben enthalten^[3]:

1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers;
2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer;
3. das Ausstellungsdatum;
4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer);
5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung;
6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; bei Rechnungen über Anzahlungen vor Erbringung der Leistung den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, wenn der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt;
7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung^[4] sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist;
8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Fehlen einzelne Pflichtangaben, kann dies zur Versagung des Vorsteuerabzugs beim unternehmerischen Leistungsempfänger führen. Bei Rechnungen über kurzfristige Beherbergungsleistungen gelten Besonderheiten.^[5]

Wichtig

Erleichterungen bei Kleinbetragsrechnungen

Bei Kleinbetragsrechnungen bis zu 250 EUR brutto^[6] müssen folgende Angaben nicht aufgeführt werden

• der Name des Leistungsempfängers,
• die Rechnungsnummer sowie
• die Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden

Anstatt des Ausweises des Netto- und Umsatzsteuerbetrags ist es ausreichend, das Bruttoentgelt und den zutreffenden Steuersatz anzugeben.

10-jährige Aufbewahrungsfrist

Des Weiteren hat der Unternehmer das Rechnungsdoppel (bei Ausgangsleistungen) und die Eingangsrechnungen 10 Jahre aufzubewahren.^[7]

[1] Bei sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück wäre nach § 14 Abs. 1 Nr. 1 UStG auch bei nichtunternehmerischen Leistungsempfängern zwingend eine Rechnung zu stellen. Abweichend davon hat die Verwaltung bei der Vermietung von Zimmern etc. und Parkplätzen hierauf jedoch verzichtet; BMF, Schreiben v. 24.11.2004, BStBl 2004 I S. 1122; BMF, Schreiben v. 24.11.2004, BStBl 2004 I S. 1125.

[2] § 14 Abs. 2 Nr. 2 UStG.

[3] § 14 Abs. 4 UStG

[4] § 10 UStG

[5]

S. Abschnitt 3.

[6] § 33 UStDV; durch das Zweite Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Betragsgrenze rückwirkend zum 1.1.2017 von 150 EUR auf 250 EUR erhöht.

[7] § 14 b Abs. 1 UStG.