Gemeinkostenoptimierung: Erfahrungen mit dem 4-Phasen-Mo ... / 4.2.2 Optimierung der Warengruppe Gebäudemanagement

Beispiel Warengruppe Gebäude­management

Im Bereich des Gebäudemanagements lagen die Probleme in einem anderen Bereich. Das Gebäudemanagement-Team konnte die Kosten, welche für Verschleißarbeiten anfallen, einerseits nur schwer in einer Jahresplanung abschätzen und es wurden andererseits für Reparaturen, Ausbesserungen oder Verbesserungen immer kurzfristig lokale Anbieter kontaktiert und entsprechend abgerechnet. Der Großteil der Kostenplanung lief daher am Controlling vorbei und wurde durch das entsprechende Gebäudemanagement-Team auf kurzem Wege vereinbart. Der zeitliche Rahmen für das Einholen von Angeboten war eng gesteckt, sodass hier nur wenige alternative Möglichkeiten erarbeitet und meistens schlechte Konditionen genutzt werden konnten.

Zentralisierung der Gebäudearbeiten zur Kosten­optimierung

Zunächst wurde wiederum die Datenbasis geschaffen. Dabei stand neben der kompletten Datentransparenz ein zentraler Leistungskatalog aller angefallenen Aufgaben der vergangen 24 Monate im Vordergrund, für den die einzelnen Rechnungen und Leistungen intensiv analysiert wurden. Dieser Katalog umfasste mehr als 80 Seiten und zeigte jede Leistung der Vergangenheit auf, angefangen vom Wechseln einer Glühbirne bis hin zu Malerarbeiten nach Quadratmetern. Mit diesem Leistungskatalog wurde eine Ausschreibung an 18 Lieferanten gestartet, welche auf Gebäudemanagement-Dienstleistungen spezialisiert sind.

Nach Auswertung der entsprechenden Ausschreibungsunterlagen wurden 2 Lieferanten ermittelt, welche den kompletten Leistungskatalog abdecken konnten. Die Verbesserungen im Einzelnen:

• Die Kostenreduktion allein in diesem Bereich lag bei mehr als 25 %.
• Der neue Dienstleister bietet einen permanenten Ansprechpartner vor Ort, welcher in den Räumen des Kunden anzutreffen ist und somit kurzfristig auf etwaige Anforderungen reagieren kann.
• Außerdem einigten sich die Parteien auf eine 48-stündige Reaktionszeit bei Anforderungen.
• Des Weiteren können die Kosten nun transparent dargestellt werden, da jede einzelne Maßnahme im Leistungskatalog eingesehen werden kann.
• Der Leistungskatalog bietet ein stabiles Preisfundament für eine genaue Kostenkalkulation.

Dadurch kann auch im Gebäudemanagement zukünftig eine genaue Kostenabschätzung erfolgen, das Controlling die einzelnen Bereiche genauer beziffern und eine spezifische Budgetplanung erfolgen.