Der gesamte für die Durchführung der GWA veranschlagte Zeitrahmen orientiert sich an der Zielvorgabe, die meist schon einen Zeitbezug beinhaltet. Die zeitliche Gesamtplanung der GWA sollte sich an den Teilschritten Vorbereitungsmaßnahmen, Maßnahmenfindung, Realisierungsphase und Kontrollphase orientieren. Dazu empfiehlt es sich, ausgehend von einem festen Zielzeitpunkt, der bereits in der Zielvorgabe definiert wurde, rückwärts zu rechnen wie im Beispiel in Tab. 4:
| 1. |
Den insgesamt zur Verfügung stehenden Zeitraum ermitteln. |
z. B. 9 Monate |
| 2. |
Am Anfang dieses Zeitraums wird die für die Vorbereitungsphase benötigte Zeit abgezogen. |
z. B. 1 Monat |
| 3. |
Am Ende des Zeitraums wird die Zeit, die für die Realisierung der A-Maßnahmen benötigt wird, abgezogen. |
z. B. 6 Monate |
| 4. |
In der dazwischen verbleibenden Zeit muss die GWA (Maßnahmenfindungsphase) in allen Untersuchungseinheiten durchgeführt werden. |
9 Monate – 7 Monate = 2 Monate |
Tab. 4: Beispielhafter Planungszeitraum
Kurze, aber realisistische Projektdauer anstreben
Die Gesamtdauer von GWA-Projekten kann sehr unterschiedlich sein und von wenigen Monaten bis hin zu ein bis zwei Jahren schwanken. Beachten Sie aber: Was in einem bis anderthalb Jahren nicht erledigt werden kann, droht liegen zu bleiben. Deshalb die GWA lieber von vornherein zeitlich begrenzen und einen kürzeren Zeitraum ansetzen.
3.1 Gesamtdauer aus der Zielvorgabe ableiten
Im Beispiel in Tab. 4 beträgt die Gesamtdauer 9 Monate. Vergleichen Sie hierzu 2.3.2. "Zeitliche Dimensionen".
3.2 Dauer der Vorbereitungsphase festlegen
Die Vorbereitungsphase sollte nur in begründeten Ausnahmefällen länger als einen Monat dauern. Diese Vorgabe ist i. d. R. auch gut einzuhalten, da es sich um intern kontrollierbare Vorgänge handelt. Unterstützend wirkt die von Anfang an geplante Einbindung der Geschäftsleitung in das Projekt, wodurch dieses mit der nötigen Intensität verfolgt wird. Dies ist natürlich keine starre Zeitvorgabe, sondern lediglich ein Richtwert zur ersten Orientierung. Sollte extremer Zeitdruck herrschen und mit hoher Intensität an der Projektvorbereitung gearbeitet werden, kann diese Phase auch wesentlich kürzer sein, umgekehrt aber auch wesentlich länger. Zur Planung und Festlegung der zu beachtenden Teilschritte kann der Formularvorschlag in Tab. 5 genutzt werden.
| GWA-Vorbereitungsmaßnahmen |
Woche |
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1 |
2 |
3 |
4 |
Beschluss über Durchführung eines GWA-Projektes
- Klärung der Ist-Situation
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Geschäftsleitung entscheidet über:
- Ziele und Umfang der GWA
- Unterstützung durch Berater
- Besetzung des Lenkungsausschusses
- Festlegung des Informationskonzeptes
- Flexibler Personaleinstellungsstopp
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Lenkungsausschuss bestimmt:
- Projektleitung
- Untersuchungseinheiten
- Zahl und Besetzung der Analyseteams
- Projektablauf
- Informationsveranstaltungen
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Informationen für:
- Führungskräfte
- Arbeitnehmervertretung
- Mitarbeiter
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| Schulung des Analyseteams |
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Analyseteams legen fest:
- Grobplan des Projektablaufs in den Untersuchungseinheiten (wer, wann etc.?)
- Wichtige Termine und Meilensteine
- Feinplanung zur GWA-Durchführung in den einzelnen Untersuchungseinheiten
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Tab. 5: Formular zur Planung und Festlegung der Teilschritte
3.3 Realisationsdauer abschätzen
Des Weiteren müssen Sie die Umsetzung der Maßnahmen als Teil der GWA mit in die zeitliche Gesamtplanung einbeziehen. Hierzu ist es hilfreich, den Zeitbezug der Maßnahmen jeweils mit einer konkreten (geschätzten) Realisationsdauer zu versehen. Diese gewährleisten – in Abweichung von den in der Literatur vorgeschlagenen Maßnahmen-Portfolios – die Angabe der Realisationszeiten nicht nur mit relativen Zeitangaben wie lang, mittel und kurz, sondern mit konkreten Zeitbezügen wie z. B. Realisationsdauer bis 6 Monate, 6–12 Monate und über 12 Monate. So können Sie die Auswahl der A-Maßnahmen auf den festgelegten Zeitraum beschränken.
3.4 Zeitbedarf für die Maßnahmenfindungsphase abschätzen
Die Kalkulation des Zeitbedarfs der Maßnahmenfindungsphase orientiert sich an der GWA-spezifischen Vorgehensweise in dieser Phase, den so genannten Takten. Dazu müssen Sie auf die typische Vorgehensweise in der Maßnahmenfindungsphase eingehen. Im Rahmen des ursprünglichen GWA-Konzeptes wird für die Maßnahmenfindungsphase grundsätzlich folgender zeitlicher Ablauf vorgeschlagen (vgl. Tab. 6), bei dem die Maßnahmenfindungsphase pro Untersuchungseinheit in die dort stattfindenden vier Teilschritte untergliedert wird.
| Zeitlicher Ablauf |
| 1. |
Leistungen und Kosten strukturieren |
| 2. |
Rationalisierungsideen entwickeln |
| 3. |
Realisierbarkeit bewerten |
| 4. |
Maßnahmen beantragen und Berichterstattung des Analyseteams an den Lenkungsausschuss |
Tab. 6: Zeitlicher Ablauf für die Maßnahmenfindungsphase
Beschränkung der Taktdauer
Um sich bei der GWA-Durchführung nicht zu verzetteln, was in der Maßnahmenfindungsphase leicht passieren kann, wird empfohlen, einen sog. Takt grundsätzlich auf vier Wochen zu beschränken und dabei für jeden der Teilschritte in Tab. 4 eine Woche vorzusehen. Dabei bezieht sich ein Takt immer auf eine Untersuchungseinheit, d. h., pro Untersuchungseinheit wird demnach ein Monat zur Durchführung benötigt.
Anzahl der Analyseteams bestimmen
Im zweiten Schritt ...