Geschäftsbriefe eines Unternehmens haben folgende Angaben zu enthalten:
2.1 Angaben bei der GmbH
Diese Angaben müssen stets auf den GmbH-Geschäftspapieren gemacht werden:
Die Rechtsform der Gesellschaft
Die Rechtsform kann in der abgekürzten Form "GmbH" verwendet werden.
Sitz der Gesellschaft i. S. d. § 3 Abs. 1 Nr. 1 GmbHG, § 17 ZPO
Nicht genügend ist die Angabe des Ortes der Betriebsstätte oder einer Zweigniederlassung, auch wenn der Geschäftsbrief von dort abgesandt wird.
Registergericht und Registernummer der Gesellschaft
Sie müssen dem Geschäftsbrief zweifelsfrei zu entnehmen sein. Eine abgekürzte Angabe wie "Amtsgericht X HRB 123" entspricht diesem Erfordernis.
Geschäftsführer der GmbH
Es müssen alle Geschäftsführer (auch Notgeschäftsführer und stellvertretende Geschäftsführer) mit vollem Namen, also dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen, aufgeführt werden.
Diese Angaben sind unter bestimmten Voraussetzungen notwendig:
Vorsitzender des Aufsichtsrats
Wenn die Gesellschaft einen Aufsichtsrat oder Beirat hat, ist dessen Vorsitzender mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen zu nennen. Es ist gleichgültig, ob es sich um einen obligatorischen oder einen fakultativen Aufsichtsrat handelt.
Diese Angaben sind fakultativ:
Der o. g. Katalog der Pflichtangaben ist abschließend. Es steht der GmbH frei, in ihre Geschäftsbriefe weitere Angaben aufzunehmen. Voraussetzung ist: Was dort steht, muss wahr sein. Freiwillige Angaben können sein:
Angaben zum Gesellschaftskapital
Wenn diese Angabe gemacht wird, müssen das Stammkapital im Gesamtbetrag und die ausstehenden Einlagen im Gesamtbetrag angegeben werden.
- Angaben darüber, ob die Gesellschaft ein Konzernunternehmen ist und/oder ob Unternehmensverträge bestehen
- Angaben zur Zertifizierung
- Angaben zur Gleichstellungspolitik
- Mitgliedschaften in Social Media
2.2 Angaben bei der UG (haftungsbeschränkt)
Die hier gemachten Ausführungen gelten gleichermaßen auch für die haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaft (UG). Sie muss deutlich darauf hinweisen, dass sie nur beschränkt mit ihrem Gesellschaftsvermögen haftet. So darf sich z. B. eine UG nicht als GmbH bezeichnen, selbst wenn sie zwischenzeitlich in ihren Rücklagen 25.000 EUR angespart hätte. Erst dann, wenn sie diese Rücklagen in das Stammkapital überführt und dem Handelsregister angezeigt hat, dass nunmehr das Mindestkapital für eine GmbH erreicht ist, darf sie als GmbH firmieren. Andernfalls würde der Geschäftsführer einen falschen Rechtsschein erwecken.
Bei der UG gibt es zwei wichtige Besonderheiten:
- Eine haftungsbeschränkte UG darf ihre Rechtsformbezeichnung nicht generell abkürzen, sondern muss mit "Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)" oder "UG (haftungsbeschränkt)" firmieren.
- Die UG darf nicht den Anschein erwecken, als wäre sie eine GmbH. Denn die "normale" GmbH haftet mit mindestens 25.000 EUR, die UG dagegen im Minimalfall nur mit 1 EUR. Zeigt die UG nicht klar, dass sie eine UG ist, haftet ihr Geschäftsführer für den vollen Haftungsbetrag einer "normalen" GmbH, also 25.000 EUR, gleichgültig, wie hoch das Stammkapital der haftungsbeschränkten UG tatsächlich ist.
2.3 Angaben bei der GmbH & Co. KG
Die Pflichtangaben im Schriftverkehr der Gesellschaft sind in §§ 125, 177a HGB geregelt. Bei jeder GmbH & Co. KG müssen die Geschäftsbriefe die in § 125 Abs. 1 S. 1 HGB genannten Angaben enthalten:
- Vollständige Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut
- Rechtsform, also GmbH & Co. KG
- Sitz der Gesellschaft
- Registergericht und Registernummer der Gesellschaft
- Namen bzw. Firma aller persönlich haftenden Gesellschafter, § 125 Abs. 1 S. 2 HGB
Die Firma des persönlich haftenden Gesellschafters muss auf den Geschäftsbriefen der GmbH & Co. KG angegeben werden. Insoweit sind zudem die nach § 35a GmbHG vorgeschriebenen Angaben über die Komplementär-GmbH zu machen, nämlich Rechtsform, Sitz, das zuständige Handelsregister, die Registernummer, die Geschäftsführer sowie ggf. die Vorsitzenden von Aufsichtsrat oder Beirat.
Angaben zu den Kommanditisten sind stets entbehrlich.
2.4 Angaben bei einer GmbH in Liquidation
Befindet sich die GmbH in Liquidation, ändern sich ihre Pflichten bei den Angaben auf Geschäftsbriefen nicht. Auch dann müssen alle notwendigen Angaben gemacht werden. Hinzu kommt:
- Bei der Firmierung muss darauf hingewiesen werden, dass sich die GmbH in Liquidation befindet. Das geschieht i. d. R. mit dem Zusatz "i. L.", also z. B. ABC-GmbH i. L.
- Statt der Geschäftsführer sind alle Liquidatoren mit dieser Funktionsbezeichnung anzugeben – auch wenn die früheren Geschäftsführer die Liquidatoren sind.