Einführung
Ein Geschäftsbrief ist grundsätzlich jede schriftliche Mitteilung eines Unternehmens über geschäftliche Angelegenheiten an Dritte. Geschäftsbriefe einer GmbH haben gewisse Pflichtangaben zu enthalten, § 35a GmbHG. Sinn und Zweck der Vorschrift ist, dass sich (zukünftige) Geschäftspartner der Gesellschaft über bestimmte wesentliche Verhältnisse rasch und sicher Klarheit verschaffen können. So sollen sie sich z. B. über die verantwortliche Geschäftsleitung informieren können und einen erleichterten Zugang zu Informationen aus dem Handelsregister oder elektronischen Bundesanzeiger erhalten. Diese besondere Informationspflicht erstreckt sich nur auf die erforderlichen Angaben in Geschäftsbriefen, nicht jedoch auf mündliche Verhandlungen. Die Angaben auf den Geschäftsbriefen sollten vom Geschäftsführer daher regelmäßig ge- und überprüft werden. Sollten die Pflichtangaben unrichtig oder unvollständig sein, müssen die Geschäftsbriefe aktualisiert werden.
Sofern die Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen nicht korrekt sind, kann das für die GmbH zuständige Registergericht ein Zwangsgeld von bis zu 5.000 EUR verhängen (§ 79 Abs. 1 GmbHG). Darüber hinaus kommt eine persönliche Haftung des Geschäftsführers in Betracht, wenn die notwendigen Angaben nicht oder in falscher, weil missverständlicher, Weise gemacht werden und er hierdurch einen falschen Rechtsschein erweckt.
Pflichtangaben sind nicht nur auf Geschäftsbriefen zu machen. Fast alle Betreiber von geschäftlichen Webseiten unterliegen der Impressumspflicht. Das Impressum ist eine Art Visitenkarte. Sinn und Zweck der Impressumspflicht ist auch hier, dass sich der Nutzer der Webseite ein Bild über das Unternehmen oder die Person, die hinter der Internetseite steht, machen kann. Hat ein Anbieter einer geschäftlichen Webseite kein Impressum hinterlegt, obwohl er dazu verpflichtet ist, droht ihm eine Geldbuße von bis zu 50.000 EUR.
Dieser Beitrag zeigt, was als Geschäftsbrief zu werten ist und welche Angaben auf Geschäftsbriefen und im Impressum notwendig sind.
Häufige Fehler
Fehlende Angaben bei elektronischen Medien
Da die elektronischen Medien quasi den gesamten Briefverkehr übernommen haben, müssen auch auf geschäftlichen E-Mails; SMS oder WhatsApp-Mitteilungen dieselben Angaben gemacht werden, wie sie auf "normalen" Geschäftspapieren nötig sind.
→ Kap. 1
Die Antwortfunktion bei E-Mails verführt zur Nachlässigkeit
Bei der Beantwortung von E-Mails wird meist auf die Antwortfunktion gedrückt. Selbst da ist es notwendig, klarzustellen, wer in welcher Funktion antwortet. Antwort "Mit freundlichen Grüßen, Ihr Michael Müller" oder "Mit freundlichen Grüßen, Ihr Michael Müller, Geschäftsführer Max Meier GmbH"? Im ersten Fall schließt Michael Müller persönlich das Geschäft ab, im zweiten Fall macht er klar, dass er es nicht für sich, sondern für die GmbH tut. Idealerweise wird eine (automatisierte) Signatur unter jede E-Mail gesetzt.
→ Kap. 1
Unterschriften ohne Stempel oder Geschäftsführer-Kennzeichnung
Wer Briefe oder Schriftstücke ohne GmbH-Kennzeichnung oder ohne GmbH-Stempel unterschreibt, schließt die Geschäfte privat ab und haftet folglich auch privat.
→ Kap. 1
1 Was gilt als Geschäftsbrief?
Als Geschäftsbrief gelten grundsätzlich alle schriftlichen Mitteilungen, die an einen bestimmten Empfänger außerhalb der GmbH gerichtet sind und die zudem einen geschäftsbezogenen Inhalt besitzen. Für Mitteilungen und Berichte im Rahmen einer laufenden Geschäftsverbindung, für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden (§ 35a Abs. 2 GmbHG), bestehen hinsichtlich der notwendigen Pflichtangaben bestimmte Erleichterungen. Hierzu zählen z. B. Angebote, Lieferscheine, Empfangsbestätigungen, Preislisten, Rechnungen, Mahnungen oder Quittungen.
Briefe mit persönlichem Inhalt (Glückwünsche, Kondolenzschreiben) sind keine Geschäftsbriefe. Auch der interne Schriftverkehr zwischen einzelnen Abteilungen, Filialen oder Niederlassungen einer Gesellschaft fällt nicht unter § 35a GmbHG. Ebenfalls keine Geschäftsbriefe sind Mitteilungen, die sich an einen unbestimmten Personenkreis wenden, wie etwa Werbeflyer, Postwurfsendungen oder Anzeigen in Zeitungen oder Wochenblättern.
1.1 Handelnde Person
Als Geschäftsbriefe gelten alle Briefe, die von Geschäftsführern oder Mitarbeitern verwendet werden. Dabei kommt es nicht auf das Innenverhältnis zwischen der Gesellschaft und der handelnden Person an, sondern nur darauf, dass die handelnde Person für die Gesellschaft auftritt (dies umfasst auch Dritte, die im Namen der Gesellschaft handeln).
1.2 Bestimmter Empfänger
Der Geschäftsbrief muss an einen bestimmten Empfänger gerichtet sein. Das ist dann der Fall, wenn die geschäftliche Mitteilung selbst oder der die Mitteilung verschließende Umschlag an eine individuell bezeichnete Person adressiert ist. Es ist aber nicht relevant, ob auch der Inhalt auf einen bestimmten Empfänger ausgerichtet ist.
Wie ein Geschäftsbrief die GmbH verlässt, ist gleichgültig. Es kommt also nicht auf das Medium an, mit dem der Geschäftsbrief nach außen gelangt. Unerheblich ist des Weiteren, ob der Geschäftsbrief ins Inlan...