Um die Arbeits- und Organisationsform Projektmanagement im Unternehmen zu verankern, sind Rahmenbedingungen und Spielregeln notwendig. Es müssen ganzheitliche, leistungsfähige Projektmanagement-Systeme geschaffen werden, die im Regelfall Standards, Maßnahmen und Tools in folgenden Bereichen enthalten:
- Organisation: Die organisatorische Verankerung des Projektmanagements muss im Unternehmen eindeutig geklärt sein. Hierzu zählen die Definition von klaren Rollen, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten, die Einrichtung einer zentralen Organisationseinheit für Projektmanagement (z. B . Project Management Office, Project Competence Center).
- Methodik: Im Bereich der Methodik werden Standards, Instrumente, Methoden, Richtlinien und Prozesse definiert, die bei Projekten zur Anwendung kommen sollen. Die Methodik wird in der Regel individuell für die jeweilige Organisation festgelegt. In vielen Fällen wird die verwendete Methodik in einem Projekthandbuch dokumentiert.
- Qualifizierung: Damit Projektmanagement erfolgreich angewendet werden kann, müssen Führungskräfte, Projektleiter und -mitarbeiter entsprechend für ihre Rolle vorbereitet und dafür qualifiziert werden. Seminare, Training-on-the-Job oder Projektcoaching sind Instrumente zur Qualifizierung.
- Software: Es müssen IT-gestützte Strukturen geschaffen werden, die einen effizienten Informations- und Kommunikationsfluss gewährleisten und die Projektplanung und -steuerung über den gesamten Projektverlauf unterstützen. Am Markt existieren eine Vielzahl von PM-Tools und umfangreichen PM-Lösungen, die umfangreiche Funktionalitäten bieten.
Projekte werden in Phasen aufgeteilt. Üblicherweise enden die Projektphasen mit definierten Meilensteinen. Phasenmodelle sind spezifisch und am zu erstellenden Projektprodukt oder an der Branche orientiert. Ein Beispiel für ein allgemeines Phasenmodell ist:
- Definition: Es findet eine Projektanalyse statt, in der Probleme und Potenziale betrachtet werden. Ziele werden geklärt (Inhalte, Kosten, Ausmaß und Zeit) und mit einer Machbarkeitsstudie ergänzt.
- Planung: In dieser Phase wird das Team organisiert, und es werden Aufgabenpläne, Ablaufpläne, Terminpläne, Kapazitätspläne, Kostenpläne, Qualitätspläne und das Risikomanagement festgelegt. Ebenso werden Meilensteine festgelegt.
- Durchführung: Diese Phase kennzeichnet sich, abgesehen von der Durchführung selbst, durch Kontrolle des Projektfortschritts und Reaktion auf projektstörende Ereignisse in der Zukunft, die sich erst während der Projektdurchführung ergeben. Erkenntnisse über gegenwärtige oder zukünftige Abweichungen führen dann zu Planungsänderungen und Korrekturmaßnahmen.
- Abschluss: Die Ergebnisse werden präsentiert, das Projektergebnis wird dokumentiert übergeben, sowie in einem Rückblick alle Phasen reflektiert.
Ein Phasenmodell für ein Softwareentwicklungsprojekt sieht z. B. so aus:
- Machbarkeitsstudie
- Analyse
- Entwurf
- Umsetzung
- Test
- Pilotierung
- Breitenrollout
- Abschluss
7.1 Grundlagen für ein erfolgreiches Projektmanagement
Wann Projektarbeit?
Projekte sollten nur dann ins Leben gerufen werden, wenn die Lösung der gestellten Aufgabe wirklich ein Projekt erfordert. Das trifft zu, wenn es sich um sehr komplexe und vor allem fachübergreifende Themen handelt, die von einem Mitarbeiter (und sei er noch so ein Allrounder oder ein Zeitgenie) in dem vorgegeben Zeitfenster nicht bewältigt werden können.
Projektziele
Die Zielsetzung, die mit einem Projekt verbunden sein soll, muss klar umrissen sein. Dieser Umriss hängt von der Art des Projekts ab (Kostensenkung um …; Personaleinsparung von …).
Budget
Projekte brauchen Budgets. Andererseits muss ein Budget der Zielsetzung und den damit verbundenen Aufgaben des Projekts angemessen sein. Bestimmte Maßnahmen (z. B. der Einsatz externer Trainer oder Berater) haben – will das Unternehmen einen bestimmten Qualitätsanspruch wahren – eine Preisuntergrenze.
Zeitplanung
Projekte brauchen Zeitvorgaben oder Zeitfenster, in dem definiert wird, wann das gesamte Projekt abgeschlossen sein muss. Bei komplexen Projekten kann eine solche Zeitbudgetierung in der Praxis schwierig werden. Daher sollten Zeitpuffer eingebaut werden. Ein Projekt, das nur 2 Wochen läuft, braucht natürlich fast keinen Puffer. Läuft ein Projekt hingegen 9 Monate, ist eine Zeitreserve von 1 Woche gerade noch akzeptabel.
Projektzusammensetzung
Im Rahmen des Projektauftrags wird beschrieben, welche Mitarbeiter in dem Projekt mitwirken und wer der Projektleiter sein wird. Projektarbeiten sind – neben ihrer Eigenschaft zur Lösung komplexer Fragestellungen – ein ideales Instrument zur Personalentwicklung. Auch ist zu beachten, dass die potentiellen Projektmitglieder genügend Zeitreserven für die Projektarbeit haben. Mitarbeiter, die schon aufgrund ihrer Arbeitsbelastung eine reguläre 40-Stunden-Woche haben, sollten für Projektarbeit nicht eingesetzt werden.
Kommunikation und Information
Eine Projektorganisation besteht neben der normalen Aufbauorganisation des Unternehmens. Dies hat zur Folge, dass die Informationsströme zum Projekt sich ebenfalls an diese P...