Geschäftsführer: So meistern Sie Ihre Führungsaufgaben / 7.1 Grundlagen für ein erfolgreiches Projektmanagement

Wann Projektarbeit?

Projekte sollten nur dann ins Leben gerufen werden, wenn die Lösung der gestellten Aufgabe wirklich ein Projekt erfordert. Das trifft zu, wenn es sich um sehr komplexe und vor allem fachübergreifende Themen handelt, die von einem Mitarbeiter (und sei er noch so ein Allrounder oder ein Zeitgenie) in dem vorgegeben Zeitfenster nicht bewältigt werden können.

Projektziele

Die Zielsetzung, die mit einem Projekt verbunden sein soll, muss klar umrissen sein. Dieser Umriss hängt von der Art des Projekts ab (Kostensenkung um …; Personaleinsparung von …).

Budget

Projekte brauchen Budgets. Andererseits muss ein Budget der Zielsetzung und den damit verbundenen Aufgaben des Projekts angemessen sein. Bestimmte Maßnahmen (z. B. der Einsatz externer Trainer oder Berater) haben – will das Unternehmen einen bestimmten Qualitätsanspruch wahren – eine Preisuntergrenze.

Zeitplanung

Projekte brauchen Zeitvorgaben oder Zeitfenster, in dem definiert wird, wann das gesamte Projekt abgeschlossen sein muss. Bei komplexen Projekten kann eine solche Zeitbudgetierung in der Praxis schwierig werden. Daher sollten Zeitpuffer eingebaut werden. Ein Projekt, das nur 2 Wochen läuft, braucht natürlich fast keinen Puffer. Läuft ein Projekt hingegen 9 Monate, ist eine Zeitreserve von 1 Woche gerade noch akzeptabel.

Projektzusammensetzung

Im Rahmen des Projektauftrags wird beschrieben, welche Mitarbeiter in dem Projekt mitwirken und wer der Projektleiter sein wird. Projektarbeiten sind – neben ihrer Eigenschaft zur Lösung komplexer Fragestellungen – ein ideales Instrument zur Personalentwicklung. Auch ist zu beachten, dass die potentiellen Projektmitglieder genügend Zeitreserven für die Projektarbeit haben. Mitarbeiter, die schon aufgrund ihrer Arbeitsbelastung eine reguläre 40-Stunden-Woche haben, sollten für Projektarbeit nicht eingesetzt werden.

Kommunikation und Information

Eine Projektorganisation besteht neben der normalen Aufbauorganisation des Unternehmens. Dies hat zur Folge, dass die Informationsströme zum Projekt sich ebenfalls an diese Projektorganisation anlehnen müssen. In der Praxis hat sich – vor allem bei Multi-Projektmanagement – diese Projektorganisation bewährt:

• Lenkungsausschuss zur Entscheidung von Projektmaßnahmen
• Kernprojektteam zur Führung und Steuerung der Einzelprojekte
• Projektteams zur einzelnen Projektarbeit

Projektdokumentation und Projektsoftware

Je umfangreicher das Projekt, umso mehr Wert sollte gelegt werden auf eine nachvollziehbare Projektdokumentation. Wer hat wann auf Grundlage welcher Informationen welche Entscheidung getroffen? Dies bietet für alle Seiten den Vorteil, auf dem Laufenden zu bleiben und auch im Nachhinein die getroffenen Maßnahmen nachvollziehen zu können. Je komplexer das Projekt in seinen einzelnen Teilschritten ist, umso eher empfiehlt sich der Einsatz einer Projektmanagementsoftware.