Geschäftspartner-Compliance: Business Partner Screening ... / 2.2 Auswahl von Geschäftspartnern, Vertragsgestaltung und Überwachung der Zusammenarbeit

Geschäftspartner-bezogene Sorgfaltspflichten beschränken sich nicht auf den Auswahlprozess sondern setzen sich in der Vertragsgestaltung, der fortlaufenden Zusammenarbeit und deren Kontrolle fort. Das hat verschiedene Konsequenzen:

Ein noch so sorgfältiger Bewertungsprozess, der nicht durch entsprechende Sorgfalt in der laufenden Geschäftsabwicklung ergänzt wird, reicht nicht aus. Geschäftspartnerbezogene Sorgfaltspflichten müssen immer im Zusammenspiel von Geschäftspartnerauswahl, Vertragsgestaltung, laufender Zusammenarbeit und deren Kontrollen verstanden werden.

Ein Beispiel aus der Exportkontrolle: Die Einhaltung der vorgeschriebenen Anforderungen bei Vertragsabschluss genügt nicht, wenn dann über den Versand, die Warenflusssysteme, Rechnungsstellung oder Service im tatsächlichen Geschäftsablauf unbemerkt Änderungen erfolgen können, die die Richtigkeit der gemachten Angaben zum Verwendungszweck und Endverbleib in Frage stellen.

Praxis-Beispiel

Korruptionsprävention

Für einen Handelsvertreter mit Serviceunterstützung sind bei nur geringen Umsätzen hohe Provisionen angemessen. Erfolgt im Laufe der Geschäftsbeziehung eine Umsatzausweitung muss die Höhe der Provisionen überprüft werden, um marktunübliche Provisionssätze auszuschließen.

Verfahren für die Compliance-Bewertung von Beratern und Dienstleistern in korruptionssensitiven Bereichen sind schön und gut. Was aber, wenn Compliance oder die Rechtsabteilung keinen Überblick darüber haben, wer im Unternehmen überhaupt solche Verträge abschließt?

Im Auswahl- oder Bewertungsprozess verbleibende Zweifelsfragen können durch besondere Kontrollmaßnahmen in der laufenden Zusammenarbeit kompensiert werden.

Praxis-Beispiel

Kontrollmaßnahmen in der laufenden Zusammenarbeit

Geschäftspartner, die in Korruptionshochrisikoländern tätig sind: Hier dürfte ungeachtet aller Auswahlsorgfalt nie wirklich auszuschließen sein, dass Geschäftsvermittler, Zwischenhändler oder Beratungsunternehmen aus eigenem Interesse bestechen. Vertragsgestaltung, Mittelverwendungskontrolle oder begleitende Maßnahmen, wie z. B. ein Tippgeberverbot, sollten dieses Risiko daher zusätzlich reduzieren

Treffer beim Abgleich von Geschäftspartner- oder Mitarbeiterdaten mit Terroristenlisten, die auf eine Vielzahl von Personen passen könnten (sogenannte "false positives"). Eine begründete Entscheidung, warum ein Geschäftspartner trotz Listennamensübereinstimmung nicht als Terrorist einzustufen ist, lässt sich oft nicht sofort, sondern erst nach näherer Beobachtung im Rahmen der laufenden Zusammenarbeit treffen. Im Rahmen der Diskussion um risikobasierte Geschäftspartner-Sorgfalt ("Know Your Customer, KYC") nach dem Geldwäschegesetz wird diese Vorgehensweise mittlerweile anerkannt.