Gewährleistungskosten kalkulierbar machen / 2 Kalkulation: Aus den Istkosten die Plankosten ableiten

2.1 Gewährleistungskosten erfassen

Schäden in einer einheitlichen Tabelle sortieren

Abb. 4 zeigte eine Auflistung der angefallenen Garantiefälle pro Motorrad, je nachdem, wann es ausgeliefert wurde. Die Darstellung erfolgt nach Monaten.

Abb. 4: Auslieferungsmonat und Gewährleistungskosten zuordnen

Die Tabelle in Abb. 4 eignet sich in dieser Struktur nicht zur Analyse; sie muss umsortiert werden. Die Kosten müssen, um sie analysieren zu können, auf einer Zeitachse einheitlich von t0 bis tn angeordnet werden, um eine Laufzeitbetrachtung durchführen zu können (vgl. Abb. 5).

Praxis-Tipp

Tabellen sind als Excel-Arbeitshilfe verfügbar

Die Tabellen aus den Abb. 4 – 10 stehen in der Arbeitshilfe "Kalkulation von Gewährleistungskosten" als Excel-Arbeitsblätter zur Verfügung.

Abb. 5: Sortierung der Tabelle nach Liefermonat als t0

t 1 = 1. Monat nach Lieferung, t2 ff. x-ter Monat nach Lieferung (Zeitreihe gekürzt)

Aus der erstellten Zeitreihe (Matrix) sind die Durchschnittskosten des 1. Nutzungsmonats, des 2. usw. nun ablesbar. Korrekturen aufgrund irregulärer Einflüsse sollten zu Analysezwecken vorgenommen werden.

Aus den zusammengestellten Schadensdaten von t0 bis zum Laufzeitende lässt sich ein Durchschnittswert, eine retrospektive Kalkulationsrate ermitteln (Summe Kosten/Absatz in Stück des Lieferjahres). D. h., die beiden Komponenten Lieferjahr und Buchungsjahr werden verknüpft. Die retrospektive Rate sollte nun um die im Qualitätswesen durchgeführten Verbesserungsmaßnahmen umgewertet werden zu einer prospektiven Rate. Ebenso werden konstruktive Maßnahmen (neue Produkte) einbezogen. Damit erhält man die Planraten für die Absatzjahre.

Die so ermittelte Kalkulationsrate repräsentiert einen festen Kalkulationswert für ein Produkt in Sachen GWL. Zur Ermittlung bieten sich die empirischen Daten der Vergangenheit an. Statistische Life-Cycle-Cost-Daten können mit herangezogen werden. Dabei werden Ausfallwahrscheinlichkeiten von Einbaukomponenten, verteilt auf die Nutzungsdauer, ermittelt.

Typisch für die GWL-Kosten ist der Zeitversatz der Kosten, bezogen auf den Absatz. Startzeitpunkt ist der Lieferzeitpunkt (t0).

Die GWL-Kosten muss man auf einer Zeitachse abbilden. In t0 hat man lediglich das Absatzvolumen des Produkts. Die GWL-Kosten zu diesem Produkt fallen nun in den Perioden t0 bis tn an. Pro Lieferjahr hat man somit eine auf das Lieferjahr folgende Zeitreihe mit Gewährleistungsschäden für die abgesetzten Produkte.

Zu bedenken ist, dass bei z. B. 1.000 abgesetzten Produkten evtl. nur 100 überhaupt einen Schaden haben werden und von diesen evtl. nur 10 einen kostenintensiven Schaden. Ebenso ist zu bedenken, dass evtl. im Jahr 2012 1.000 Einheiten abgesetzt werden, im Jahr 2013 5.000 Einheiten.

2.2 Wie werden die GWL-Kosten geplant?

Wie bei der Isterfassung sollte eine Planungsmatrix erstellt werden, bei der auf der Y-Achse die Lieferjahre oder -monate und auf der X-Achse die Buchungsjahre/-monate der Schäden dargestellt werden. Durch Mittelung, bezogen auf das Absatzvolumen (Gesamtvolumen), erhält man einen Durchschnittssatz, der für die Gesamtproduktion bzw. zum Verkaufsmix repräsentativ ist und zur Kalkulation verwendet werden kann.

Schwieriger wird es bei der Kaufgarantie. Sie wird meist als Kaufoption angeboten und nicht von jedem Kunden, der ein Motorrad kauft, erworben. Bei 1.000 verkauften Produkten wird eine Kaufgarantie für das 3. Jahr evtl. nur von 10 Kunden gekauft. Hier muss der Mittelwert für die Kaufgarantie auf die 10 Verträge bezogen werden. Überlegt man, generell 3 Jahre zu geben, muss man dagegen den Bezug auf das Gesamtvolumen ausdehnen und auch gewährte Kulanzen im 3. Jahr mit einrechnen.