Über die Frage der Einzel- und Gesamtvertretung hinaus können einem GmbH-Geschäftsführer die Ressorts im Einzelnen zugewiesen bzw. der Rahmen der Geschäftsführungsbefugnis bestimmt werden.
3.1 Ressortverantwortung
Gibt es lediglich einen Geschäftsführer, ist er allzuständig und verantwortet sämtliche Ressorts. Selbstverständlich kommt eine Delegation auf nachgeordnete Mitarbeiter in Betracht. Die Organverantwortlichkeit bleibt jedoch stets beim Geschäftsführer. Dieser hat die nachgeordneten Mitarbeiter auszusuchen, zu kontrollieren und anzuweisen.
Ressortverantwortung in Anstellungsvertrag aufnehmen
Der Geschäftsführer sollte darauf achten, dass die Ressorts, deren Zuständigkeit vereinbart ist, auch tatsächlich im Anstellungsvertrag oder in eine Geschäftsordnung aufgenommen werden, damit er nicht für Fehlentscheidungen, die in anderen Ressorts getroffen werden, ohne weiteres verantwortlich gemacht werden kann. Sind mehrere Geschäftsführer vorhanden, gilt zwar der Grundsatz der Gesamtverantwortung, d. h. alle Geschäftsführer verantworten die Entscheidungen gemeinsam, die sie für die Gesellschaft treffen. Durch die Schaffung von Ressorts entsteht jedoch eine sog. Ressortverantwortung, d. h. primär ist der jeweilige Geschäftsführer für die ordnungsgemäße Wahrnehmung der Aufgaben in seinem Geschäftsbereich verantwortlich. Die anderen Geschäftsführer haben lediglich eine Überwachungsverantwortung, d. h. sie müssen prüfen, ob das Ressort ordentlich geführt wird. Hierzu sind Stichproben durchzuführen. Besteht z. B. durch Beschwerden von Kunden oder Mitarbeitern Anlass zur Annahme, dass Unregelmäßigkeiten aufgetreten sind, muss dem nachgegangen werden.
3.2 Zuständigkeit in Krisensituationen
In Krisensituationen muss sich jeder Geschäftsführer verstärkt um die Finanz- und Liquiditätssituation der Gesellschaft kümmern und im Auge behalten, ob ggf. schon Insolvenzreife eingetreten ist.
Muster
§ 3 Ressorts und genehmigungspflichtige Geschäfte
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| (1) |
Ist der Geschäftsführer einziger Geschäftsführer, ist er für sämtliche Geschäftsbereiche (Ressorts) zuständig und verantwortlich. Die Gesellschafterversammlung kann dem Geschäftsführer im Fall der Bestellung weiterer Geschäftsführer einzelne Ressorts zuweisen, der Geschäftsführer ist auch bei der Ausübung seiner Ressortaufgaben an die Weisungen der Gesellschafterversammlung gebunden. |
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Oder bei Bedarf: |
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Dem Geschäftsführer werden folgende Ressorts übertragen: |
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Personal, Finanzen, Rechnungswesen, Einkauf, Vertrieb, Produktion, Organisation; technische Leitung bzw. kaufmännische Leitung (Festlegung im Einzelfall). |
| (2) |
Der Geschäftsführer benötigt für sämtliche Geschäfte, die über den gewöhnlichen Geschäftsbetrieb der Gesellschaft hinausgehen, die vorherige Zustimmung der Gesellschafterversammlung. |
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3.3 Zustimmungskatalog über genehmigungspflichtige Geschäfte
Sinnvoll ist die Aufnahme eines Zustimmungskatalogs, der je nach den Bedürfnissen des Einzelfalls ausgestaltet wird. Der Zustimmungskatalog kann auch in einer von der Gesellschafterversammlung erlassenen Geschäftsordnung enthalten sein.
Muster
(noch § 3) Zustimmungskatalog
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| (3) |
Insbesondere bedürfen folgende Rechtsgeschäfte vor ihrer Vornahme der Zustimmung der Gesellschafterversammlung: |
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(Zustimmungskatalog ist nach Bedarf festzulegen)
- Sämtliche Grundstücksgeschäfte, sowohl Verpflichtungs- als auch Erfüllungsgeschäfte, einschließlich der Belastung, der Veräußerung und des Erwerbs von Grundstücken,
- Verträge mit einem Volumen, das einen Betrag von × EUR übersteigt,
- die Eingehung von Dauerschuldverhältnissen mit einer monatlichen Verpflichtung von mehr als × EUR,
- die Anstellung und Entlassung von Arbeitnehmern, mit Ausnahme von geringfügig oder kurzfristig beschäftigten Mitarbeitern,
- die Einräumung von Sonderleistungen gegenüber Arbeitnehmern oder freien Mitarbeitern, durch die diesen Versorgungsleistungen, Tantiemen oder sonstige Ansprüche eingeräumt werden,
- die Aufnahme von Krediten, die Eingehung von Wechselverbindlichkeiten und Bürgschaftsverpflichtungen,
- die Gewährung und die Zusage von Krediten sowie die Einräumung von Sicherheiten aus dem Gesellschaftsvermögen für Gesellschafter oder Dritte,
- die Eröffnung und die Aufgabe von Filialen bzw. Zweigniederlassungen,
- die Veräußerung und Verpachtung des Unternehmens bzw. des Betriebs oder von Betriebsteilen,
- die Erteilung und der Widerruf von Prokura und Generalhandlungsvollmacht,
- der Abschluss, die Aufhebung und die Änderung von Verträgen mit verschwägerten oder verwandten Personen eines Gesellschafters oder eines Geschäftsführers.
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Der hier vorgeschlagene Zustimmungskatalog ist in jedem Fall anzupassen. Ein derartiger ausführlicher Zustimmungskatalog kommt nur in Betracht, wenn der Geschäftsführer im Verhältnis zur Gesellschafterversammlung "an der kurzen Leine" geführt werden soll. Auch muss im Blick behalten werden, dass Verstöße gegen einen Zustimmungskatalog, der zu eng gefasst ist oder der in der Praxis gar nicht mehr praktiziert wird, leicht begangen werden können. Soll der Geschäftsführer dann doch wegen eines Geschäfts in die Haftung genommen werden, das sich nachteilig für die GmbH ausg...