Sodann werden die anwesenden Gesellschafter und das damit vertretene Stammkapital festgestellt. Ein Gesellschafter hat die Möglichkeit, sich durch einen Bevollmächtigten (einen anderen Gesellschafter oder einen Dritten) vertreten zu lassen. Die Vollmacht bedarf zu ihrer Wirksamkeit aber der Schriftform. Liegt nur eine mündliche Vollmacht vor, so hat der Bevollmächtigte weder ein Stimm- noch ein Anwesenheitsrecht.
Vollmachtsurkunde im Original vorlegen lassen
Für den Fall, dass Zweifel an der ordnungsgemäßen Bevollmächtigung eines Dritten zur Ausübung des Stimmrechts bestehen, hat der Geschäftsführer das Recht, vom Bevollmächtigten die Vorlage der Original-Vollmachtsurkunde (keine Kopie oder Fax!) zu verlangen. Kann eine solche nicht vorgelegt werden, kann die Erklärung des Bevollmächtigten zurückgewiesen werden. Dann gilt die Stimme im Ergebnis als nicht abgegeben und auch der Bevollmächtigte verliert sein Anwesenheitsrecht. Der Stimmrechtsinhaber kann die Abstimmung auch nicht durch Nachreichen einer Vollmacht nachholen. Darüber hinaus kann auch der Versammlungsleiter oder ein Gesellschafter die Vorlage einer original Vollmachtsurkunde einfordern.
Fehlt im Gesellschaftsvertrag eine Regelung zur Beschlussfähigkeit, ist die Gesellschafterversammlung, unabhängig von ihrer Besetzung, immer beschlussfähig, wenn zuvor ordnungsgemäß geladen wurde und mindestens ein Gesellschafter anwesend ist.
Ein Beschluss kann ausnahmsweise auch in Textform (E-Mail, Messenger-Dienst etc.) oder per Videokonferenz stattfinden, Voraussetzung ist aber, dass sich alle Gesellschafter damit einverstanden erklären (§ 48 Abs. 1 S. 2 GmbHG).
In der Regel gibt der Gesellschaftsvertrag aber die erforderliche Besetzung vor. Scheitert die Beschlussfähigkeit am anwesenden (Mindest-)Stammkapital, ist die Gesellschafterversammlung nicht beschlussfähig. Es muss erneut eingeladen werden. Die meisten Gesellschaftsverträge sehen in diesen Fällen vor, dass die zweite Versammlung auch unabhängig von ihrer tatsächlichen Besetzung beschlussfähig ist.
Sind alle Gesellschafter bzw. das gesamte Stammkapital anwesend, lassen Sie sich zunächst die Beschlussfähigkeit der Versammlung unter Verzicht auf Form und Frist der Einladung bestätigen. Dies beseitigt Unsicherheiten in Bezug auf Form und Frist der Ladung. Haben alle Gesellschafter einmal erklärt, auf Rügen der Form zu verzichten, kann ein Beschluss auch gegen den Willen der Gegenstimmen festgestellt werden.
Ist in der Satzung eine Beschlussfähigkeit nur bei Anwesenheit eines Mindeststammkapitals vorgesehen, kann eine Versammlung, solange dieses Kapital unterschritten wird, nie beschlussfähig sein. Der Geschäftsführer hat dann erneut so lange zu laden, bis die Beschlussfähigkeit herbeigeführt wurde.
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