Zur Gründung einer GmbH bzw. der Unternehmergesellschaft (UG haftungsbeschränkt) muss dem Handelsregister ein Gesellschaftsvertrag vorgelegt werden. Dieser muss bestimmte Mindestangaben enthalten. Seit 2008 ist ein vereinfachtes Gründungsverfahren zugelassen: Statt eines Gesellschaftsvertrages kann das sog. Musterprotokoll verwendet werden. Das Eintragungsverfahren ist dann grundsätzlich erheblich einfacher und kostengünstiger. Es gibt das Musterprotokoll für die Einpersonengesellschaft (§ 2 Abs. 1a GmbHG Anlage 1a)) sowie das Musterprotokoll für die Mehrpersonengesellschaft (§ 2 Abs. 1a GmbHG Anlage 1b)), dieses kann verwendet werden, solange die GmbH nicht mehr als 3 Gesellschafter und einen Geschäftsführer hat. Das Musterprotokoll gilt zugleich auch als sog. Gesellschafterliste, die ebenfalls bei der Anmeldung der GmbH/UG dem Registergericht vorgelegt werden muss. Als weitere Beschränkung ist die Deckelung der Gründungskosten auf maximal 300 EUR bzw. höchstens bis zum Stammkapital vorgesehen.
Seit dem 1.8.2022 gibt es ein neues Musterprotokoll nach § 2 Abs. 3 S. 5 GmbHG i. V. m. §§ 16a ff. BeurkG und Anlage 2a) und 2b) für die Gründung einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) mittels Videokommunikation. Die Einführung dieser neuen Musterprotokolle geht zurück auf die Umsetzung des Gesetzes zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie ("DiRUG") und der Digitalisierung des Gesellschaftsrechts. Die bisherigen Musterprotokolle im vereinfachten Verfahren nach § 2 Abs. 1a GmbHG (i. V. m. Anlage 1a) bzw. 1b)) sind von der Gesetzesänderung nicht betroffen und können nach wie vor im Präsenzbeurkundungsverfahren, seit dem 1.8.2022 auch im Online-Beurkundungsverfahren verwendet werden. Insgesamt sind die neuen Musterprotokolle nach Anlage 2a) und 2b) etwas flexibler ausgestaltet als die bisherigen Musterprotokolle.
Die Gründung der GmbH bzw. der Unternehmergesellschaft (UG haftungsbeschränkt) unter Verwendung des vereinfachten Musterprotokolls ist zulässig nach § 2 Abs. 1a GmbHG (i.V.m. Anlage 1a) und 1b) bzw. Anlage 2a) und 2 b)). Nachträgliche Änderungen des Musterprotokolls müssen mit der nach dem GmbH-Gesetz vorgeschriebenen Mehrheit (Satzungsänderungen: ¾-Mehrheit) beschlossen werden (OLG München, Urteil v. 3.11.2009, 31 WX 131/09).
1. Vorteile der Nutzung des Musterprotokolls
Zweck der Schaffung des § 2 Abs. 1a GmbHG und der Schaffung des Musterprotokolls ist es, die Gründung einer GmbH in den Standardfällen zu beschleunigen und zu vereinfachen.
So hat der Gesetzgeber in § 105 Abs. 6 S. 1 Nr. 1 GNotKG eine Kostenprivilegierung geschaffen, eine Gründung einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) mit Musterprotokoll im vereinfachten Verfahren kann gegenüber der individuellen Gründung im Einzelfall zu einer Kostenersparnis von bis zu 300,00 EUR führen.
Das Registergericht darf bereits bei der kleinsten Änderung des Musterprotokolls bei Eintragung einer Unternehmergesellschaft zum Handelsregister die volle Eintraggebühr berechnen (OLG München, Urteil v. 12.5.2010, 31 Wx 19/10). Jede inhaltliche Änderung am Musterprotokoll führt dazu, dass das vereinfachte Verfahren und damit auch die Kostenprivilegierung nicht zur Anwendung kommt (OLG München, Beschluss v. 12.9.2022, 34 Wx 329/22). Zudem ist eine separate Gesellschafterliste einzureichen (Terbrack, in Hauschild/Kallrath/Wachter, Notarhandbuch Gesellschafts- und Unternehmensrecht, 2. Aufl. 2017, § 16 Rz. 27 m. w. N.).
Es ist allerdings zu beachten, dass die Gesellschaft die Gründungskosten bei Verwendung des Musterprotokolls (zur Vermeidung einer Überschuldung) nur in Höhe ihres Stammkapitals, höchstens aber bis zu einem Betrag von 300,00 EUR (600,00 EUR bei den neuen Musterprotokollen 2a) und 2b) übernehmen darf. Die darüber hinausgehenden Kosten sind von den Gesellschaftern selbst zu tragen. Bei einer Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) mit einem Stammkapital von 1,00 EUR müssen die Gesellschafter faktisch somit alle Gründungskosten selbst bezahlen. Werden die Gründungskosten dennoch von der Gesellschaft übernommen, ist diese im Allgemeinen überschuldet, sodass die Geschäftsführer unverzüglich Insolvenzantrag stellen müssten. Steuerrechtlich würde zudem eine verdeckte Gewinnausschüttung vorliegen (Wachter, in Römermann, Münchn. Anwaltshandbuch GmbHR, 5. Aufl. 2023, § 4 Rz. 43).
Wird die GmbH oder die UG (haftungsbeschränkt) dagegen individuell gegründet, können von der Gesellschaft zumindest dann höhere Gründungskosten getragen werden (und bei dieser steuerlich als Betriebsausgaben geltend gemacht werden), wenn sie über ein höheres Stammkapital verfügt (Wachter, in Römermann, Münchn. Anwaltshandbuch GmbHR, 5. Aufl. 2023, § 4 Rz. 44).
Ein weiterer Vorteil sollte – so die Vorstellung des Gesetzgebers – die Dauer der Gründung sein. So sollte die Gründung der UG (haftungsbeschränkt) mit Musterprotokoll im Vergleich mit der normalen GmbH deutlich schneller sein (so BR-Drs. 354/07, 70). In der Eintragungspraxis der Register...
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