Grundlagen und Konzepte des Gemeinkostencontrollings / 4.1.2 Nicht-analytische Methoden des Gemeinkostencontrollings

Sofern Gemeinkosten nicht mit Bezugsgrößen in Zusammenhang gebracht werden können, sind analytische Verfahren ausgeschlossen. Dies trifft besonders auf nicht-standardisierbare Aktivitäten und Prozesse zu, deren Planung und Kontrolle mithin besonders problematisch ist.

Nachteile von Gemeinkosten­budgets

Eine in der Praxis vorherrschende Methode ist die Vorgabe von Gemeinkostenbudgets im Rahmen der periodischen Budgetierung. Damit sollen zumindest Überschreitungen der Gemeinkosten vermieden werden. Da aufgrund des Fehlens von Bezugsgrößen sachliche Anhaltspunkte für eine Ableitung der Gemeinkostenhöhe fehlen, kommt es häufig zur inkrementellen Budgetierung, bei der das vergangene Budget den Ausgangspunkt für das zu planende Budget bildet. Dies verhindert Innovationen oder zumindest sinnvolle Veränderungen in Gemeinkostenbereichen und entspricht insofern nicht einem wirtschaftlich angemessenen Vorgehen. Unterschiedliche Situationen können dafür maßgebend sein, dass die Gemeinkosten im Rahmen eines reaktiven Kostenmanagements^[1] gesenkt werden müssen:

• So kann es im Rahmen einer Kostenführer-Strategie vorkommen, dass die Kosten nicht wettbewerbsgerecht ausgerichtet sind;
• im Verlauf eines Target Costing-Prozesses zeigen sich Notwendigkeiten der Kostensenkung, um einen marktgerechten Preis zu erreichen;
• die Kapitalkosten des Unternehmens oder eines Teilbereichs sind höher als die erzielte Rendite. In solchen Situationen ist manchmal schnelles Kostensenken angesagt. Mangels Kenntnissen über die Felder mit Kostenunwirtschaftlichkeiten wird in solchen Fällen häufig entsprechend der "Rasenmäher-Methode" vorgegangen, indem eine gleich prozentuale Kostensenkungsvorgabe für alle Bereiche verordnet wird. Dies belohnt die Bereiche, die aufgrund unwirtschaftlicher Tatbestände, wie nicht wertschöpfender Tätigkeiten, Spielräume für Kostensenkungen haben und bestraft die Bereiche, in denen auf der Grundlage korrekter und wirtschaftlicher Ressourcenverwendung geplant und budgetiert wird. Ein Ersatz für fehlende Bezugsgrößen der Kostenplanung können Benchmarks, gewonnen aus entsprechenden Projekten sein.

Gleichbleibende Verrechnungs­sätze als Voraussetzung einer internen Leistungsverrechnung

Als eine weitere nicht-analytische Methode kann für intern dienstleistende Bereiche eine entsprechend ausgestaltete innerbetriebliche Leistungsverrechnung zur Anwendung kommen. Voraussetzung für eine sinnvolle Anwendung ist die Vorgabe von über mehrere Planungsperioden hinweg gleichbleibenden Verrechnungssätzen, zu denen die Lieferanten der internen Leistungen den internen Kunden die erbrachten Leistungen in Rechnung stellen. Sofern in diesem Fall die liefernden Bereiche ihre Kosten nicht decken, könnte dies auf eine Überkapazität dieser Bereiche hindeuten. Zumindest ist eine solche Unterdeckung der Kosten ein Signal, mit dem betreffenden Bereich über eine solche Möglichkeit zu kommunizieren.

Gemeinkosten­allokation als Verrechnungsmöglichkeit für Gemeinkosten

Ein aus japanischen Unternehmen berichteter Weg, um den Abbau gemein-kostentreibender Faktoren anzuregen, ist die Nutzung der Gemeinkostenallokation. Sofern die Beziehung zwischen einem Gemeinkostentreiber und den Gemeinkosten bekannt ist oder eine solche Beziehung zumindest vermutet wird, wird der kostentreibende Faktor mit einem besonders hohen Kostenbetrag belegt. Geht dann der kostentreibende Faktor in eine Produktkalkulation ein, steigen die Produktkosten auf eine Höhe, die ein Signal für die Kostenverantwortlichen darstellt, den kostentreibenden Faktor zu senken. Ist beispielsweise bekannt, dass die Zahl der Teile in einem Produkt die Gemeinkosten nach oben treibt, weil dadurch von der Materialbedarfsplanung über die Angebotseinholung bis zu logistischen Transaktionen viele nicht-repetitive Aktivitäten verursacht werden, wird den Kosten pro Teil ein hoher Gemeinkostenbetrag zugeordnet, um die Entwickler und Konstrukteure anzuregen, die Zahl der Teile zu reduzieren.

[1] Vgl. Franz/Kajüter, 2002, S. 11 f.