Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung nach HGB / 2 Dokumentationsgrundsätze

Rz. 4

Die GoB beziehen sich auf die vertiefende Regelung der §§ 238, 239 HGB, in denen die Buchführungspflicht der Kaufleute festgelegt ist. Die GoB regeln die Buchführungsorganisation und die Eintragung in die Handelsbücher; sie liefern Vorschriften, in welcher Weise die Buchführung der kaufmännischen Unternehmen zu geschehen hat und gelten gleichermaßen für die Handels- und Steuerbilanz.^[1] Steuerbilanziell gibt es konkretisierende Vorgaben der Gesetzgebung, Rechtsprechung und Finanzverwaltung.^[2]

• Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens vermitteln kann (§ 238 Abs. 1 Satz 2 HGB).
• Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen (§ 238 Abs. 1 Satz 3 HGB).
• Jeder Kaufmann ist zur Aufbewahrung von Schriftgut verpflichtet, soweit es Belegcharakter hat. Die Wiedergabe kann als Kopie (auch Mikrokopie), Abdruck, Abschrift oder sonstige Wiedergabe des Wortlauts auf Schrift-, Bild- oder anderem Datenträger erfolgen (§ 238 Abs. 2 HGB).
• Die Verwendung einer lebenden Sprache ist zwingend. Der Abschluss muss nach § 244 HGB zwingend in deutscher Sprache und in der Währungseinheit Euro aufgestellt werden. Die Bedeutung von Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben oder Symbolen muss im Einzelfall festgelegt und nachvollziehbar sein (§ 239 Abs. 1 HGB).
• Zudem sind gem. § 239 Abs. 2 HGB Ordnungsregeln zu beachten. Demnach ist für die Buchhaltung die Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtigkeit (zeitnahe Buchung, tägliche Eintragungen sind nur noch für die Kassenführung gefordert) sowie die sachliche und zeitliche Ordnung zu beachten.
• Schließlich darf eine Eintragung oder eine Aufzeichnung nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist und dass nicht mehr erkennbar ist, ob die Veränderung ursprünglich ist oder erst später gemacht wurde (§ 239 Abs. 3 HGB). Fehlerhafte Eintragungen in der konventionellen Buchhaltung können gestrichen und müssen mit Namenszeichen des Korrigierenden versehen werden. In der EDV-Buchführung ist die fehlerhafte Buchung in jedem Fall zu stornieren!

Neben den Regelungen über die Vollständigkeit der Konten, die fortlaufende Eintragung, die zeitliche Unverzüglichkeit, die Klarheit und die Nachprüfbarkeit, die Übersichtlichkeit der Darstellung, das Belegprinzip und die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen^[3] sind auch Regelungen über den systematischen Aufbau der Buchführung und die Handhabung EDV-gestützter Buchführungssysteme sowie Voraussetzungen im Hinblick auf die notwendige Fehlerabsicherung solcher Systeme erforderlich.^[4] Hierbei hat eine Sicherstellung der Zuverlässigkeit und Ordnungsmäßigkeit über ein internes Kontrollsystem (IKS) sowie eine Dokumentation und Sicherung des IKS zu erfolgen. Unter einem IKS wird die Gesamtheit der von der Unternehmensleitung eingeführten Grundsätze, Verfahren und Regelungen (Maßnahmen) verstanden, die mit hinreichender Sicherheit sicherstellen sollen, dass die Entscheidungen der Unternehmensleitung hinsichtlich der Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit der Unternehmenstätigkeit, der Ordnungsmäßigkeit und Verlässlichkeit des internen und externen Berichtswesens sowie der Einhaltung der für das Unternehmen relevanten gesetzlichen Bestimmungen auch umgesetzt werden.^[5]

Die Ausgestaltung von IKS kann sich z. B. an dem Rahmenwerk der COSO orientieren,^[6] was folgende Komponenten bedingt:

• Kontrollumgebung (control enviroment),
• Risikobeurteilung (risk assessment),
• Kontrollaktivitäten (control activities),
• Information & Kommunikation (information & communication) und
• Überwachungstätigkeiten (monitoring activities).

Die Prüfungsstandards 981, 982 und 983 des IDW geben ebenfalls einen guten Überblick, über die Notwendigkeiten zur Ausgestaltung von IKS.^[7]

Verstöße gegen die Grundsätze führen handels-, steuer-, insolvenz- und strafrechtlich zu Sanktionen.^[8]

Darüber hinaus können aus den §§ 240, 241 HGB Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur angeleitet werden.^[9]

[1] S. "Buchführung: Rechtsgrundlage und Aufbau", Rz. 20 ff.

[2] S. "Betriebsprüfung: Aufbewahrung, Datenzugriff, Prüfsoftware", Rz. 22 ff.

[3] S. "Buchführung: Rechtsgrundlagen und Aufbau", Rz. 34 ff.

[4] S. "Betriebsprüfung: Aufbewahrung, Datenzugriff, Prüfsoftware", Rz. 22 ff.

[5] Vgl. IDW PS 261 n. F., Tz. 19.

[6] https://www.coso.org/ (Abruf 22.4.2024).

[7] Vgl. IDW, WP Handbuch, , 18. Aufl. 2023, Kap. A, Rz. 31.

[8] S. "Buchführungsverstöße: Bedeutung und Folgen".

[9] S. "Inventur und Inventar: Rechtsgrundlagen, Grundsätze, Gestaltungsmöglichkeiten und Organisation", Rz. 13 ff.