Die aufgezeichneten Geschäftsvorfälle müssen den tatsächlichen und belegmäßigen Verhältnissen entsprechen. Sie müssen vollständig, vollzählig und lückenlos erfasst sein.
Grundsätzlich ist jeder Geschäftsvorfall (jede Betriebseinnahme und -ausgabe, jede Einlage und Entnahme) einzeln zu erfassen. Die Erfassung muss in einem Umfang erfolgen, der eine Überprüfung seiner Grundlagen, seines Inhalts und seiner Bedeutung für den Betrieb ermöglicht. Das bedeutet, dass nicht nur die in Geld bestehende Gegenleistung, sondern auch der Geschäftsinhalt und der Name des Geschäftspartners mit ausreichender Bezeichnung des Geschäftsvorfalls aufgezeichnet werden müssen. Dabei sind branchenspezifische Mindestaufzeichnungspflichten sowie Zumutbarkeitsgesichtspunkte zu berücksichtigen (vgl. auch Vollständigkeit).
Zu beachten ist bei alldem, dass die Zumutbarkeit durch gewisse Aufzeichnungserleichterungen nicht so weit führen darf, dass die Erfassung und Verarbeitung einzelner Geschäftsvorgänge unterbleibt. Beispielsweise darf ein Bon oder eine Rechnung nicht erteilt werden, ohne die entsprechende Bareinnahme im System zu registrieren.
Die Aufzeichnungen haben fortlaufend zu erfolgen.
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